パソコンにデータが残っているだけの取引【証憑】

質問

パソコンに入金のデータが残っている取引について

パソコンには取引ごとにその詳細、計算の方法などのデータが残っているのですが、
これはプリントアウトして紙の状態で保存すべきでしょうか？
必ずしも、その必要はないのでしょうか？

以前の証憑について質問をした際には、
「つじつまの合うように、矛盾なく説明できるようなものを保存なりすればよい」という回答を頂きました。

その点からいえば必ずしもプリントアウトする必要はないと思いますし、バックアップもとってあるので、紙で保存するメリットは(パソコンの方が良いという人もいるでしょうが)取引の詳細を知りたい時探しやすいということでしょうか。

皆さん教えてくださいm(--)m

回答No.2

yosifuji20 · ベストアンサー

実際に税務調査などで争いになるようなケースでは、パソコンのデータだけでは非常に弱いと思ったほうが良いでしょう。
PCデータの場合、書き換え等が簡単にできるのでそれは本当のオリジナルであるかの証明がかなり困難です。
従って会計的な証憑として残す場合は、面倒でもプリントアウトしてそれにマネージャーの承認印などを押印しておくという工夫をしたほうが安全です。

実務的な税務調査では、コンピューターで行われることも多いとは思います。調査する側もそのほうが早いからです。でもそれは納税者が信用できる場合で、仮にあなたの申告が信用できないと思われた場合にもそれを証拠として認めるかどうかは疑問です。

法的には電子データを帳簿代わりに保存する場合はその承認を当局に求めた上で、一定の条件によってそれを保存することが必要です。

単なるPCのデータは個人のメモ程度の意味にしかならない場合がありますから、要注意です。

お礼

回答ありがとうございます。
実務の面からの指摘、大変参考になりました。
書き換えが簡単にできること、申告が信用できないと思われた場合は考えたことがありませんでした。
承認を当局に求める必要があることは知りませんでした。

現在は上の意向で、
パソコンのデータを取引ごとに領収書、請求書と印刷、保存しています。
承認印に相当するものも押印してあるので、大丈夫かと思います。

回答No.1

noname#164823

どのようなものでも、PCは信用できません。
いつ、中身がパーになるか誰にも分かりません。

他の保存媒体にバックアップを取っていても、それも
何らかの原因で読み込めなくなる事もあります。

最良なのは、USBメモリ2本、CD・DVD・BRのいずれかの
ディスクに数枚バックアップを取り、更に紙に印刷するのが
良いです。
紙に印刷すると、PCを立ち上げなくてもすぐ見る事ができるし、
書き込んだり、照らし合わせる事もできます。
これはPCにはないメリットです。

更に、停電になったらPCを開けませんよ。

印刷する事をお勧めします。

お礼

回答ありがとうございます。
そうですね、アナログならではのメリットを忘れていました。

現在は上の意向で、
パソコンのデータに基づいた領収書、請求書を取引ごとに印刷、保存してあります。