受領書の発行について

質問

受領書の発行義務について質問です。
お客さんから注文があった際には大抵注文書が送られてきます。
その時に複写で受領書がついているので受け取った証明として受領印を押し、受領書を渡します。
（そこまでは何の疑問もありません）

お客さんへ品物を納品する際、こちらは納品書（複写で受領書）を渡し、受領書に受領印をもらい受領書を持って帰るのが普通だと思いますが、納品先から納品先が発行した受領書をもらう場合があります。
（ここで疑問です。受領書がほしいのはうちなので、納品先がわざわざ自分達で受領書を発行しておく必要はないように思うのですが、どうなんでしょう？）

また、受領書なしに受け渡しをした場合には、「受け取ったor渡した」でトラブルが起きた場合にどちらの責任になるのでしょうか？

回答No.3

yosifuji20 · ベストアンサー

>こちらには配送業者に渡したという送り状の控えが残ります。

この場合は運送業者の保管している受領書でOKです。通常は運送業者の使用する様式の受領書でしょうね。
できればその送り状に品名が明示されていることが望ましいとは思いますが。

私の会社でも、直販で全国に多数の得意先を持っていて、運送は全部業者任せでした。

時々得意先と着いた着かないという行き違いがありましたが、運送業者のそのあたりの事務処理は完璧で、常に受領書の控えがあり、それを取り寄せて得意先に提示すると解決できました。
この例は、毎月数万件の出荷がある会社の話です。

そこでは自社ではとても受領書の管理は無理だったので全部業者に任せていましたが、この伝票によるトラブルはほとんどなかったと思います。
最も運送業者もそれが立証できないと配達した事実が証明できないので運賃がもらえないですよね。

お礼

ご回答ありがとうございます。
よくわかりました。
なんとかきちんと運用できそうです。
感謝します。

回答No.2

yosifuji20

これは指定納品書を使用する場合の受領書の扱いのことですね。

注文者が自分の会社の決めた様式の納品書を納品者側に使用することを指定する場合に、その指定納品書の一枚に受領書が付いてくるということですね。

この場合はその受領書は当然納品者が受け取ります。
こうしないと受領書が必要な場合には、納品する側は端注射の納品書とは別に納品側の様式の受領書を用意しなければいけませんね。

そういう手間をさせないために指定納品書では多くの場合受領書もセットになっています。

＞受領書なしに受け渡しをした場合には、「受け取ったor渡した」でトラブルが起きた場合にどちらの責任になるのでしょうか？

この場合は注文者は当然その受け取った事実を否定するでしょう。
納品が実際にあったことは納品する側が証明しないと相手は検収をしないでしょう。

指定納品書を使うのは多くが大手企業で、そういう会社では納品の事実があいまいな場合は規定上検収はあげられません。担当者にはその権限はないと考えたほうが良いと思います。

私は昔購買業務をしていたときに、ある業者が頼んだ商品を工場内に黙っておいて帰ってしまい、後日それが判らなくて大きな問題になったことがあります。
その商品は日常的のその工場で繰り返し消費されているもので、気がついたときにはその時の納品が本当にあったかなかったかどうしてもわからず、最後は先方に泣いてもらうしかなかったことがあります。
私は相手の言うこととは多分本当だろうと思っていましたが、事実を確認する方法がなくどうにもできませんでした。

お礼

ご回答ありがとうございます。
お詳しそうなので、できればもう少しお付き合いください。
もう一つ、自社配送ではなく配送業者を利用して納品を行った場合なんですが、
荷物の中に受領書を入れておいても受領印を押して返却してくれるケースは逆にまれです。
しかしこの場合、こちらには配送業者に渡したという送り状の控えが残ります。
トラブルが起きた場合、この送り状だけでは証拠にはなりませんか？
※おそらく配送業者から納品先に渡される際にも納品先控えと業者控えがあるはずなので、少なくとも納品元→配送業者→納品先の証拠は送り状で残ると思うのですが・・・

回答No.1

noname#142908

受領書を発行して渡したということで商品を受け取ったという記録が残るようなシステムなんじゃないのかな

お礼

ご回答ありがとうございます。
それが受領印だと思えばいいのですね。