勧誘業者からの職員所在の電話の応対について

質問

私は公務員です。代表電話の受付を担当しています。電話受付で困っていることがあります。
名前を名乗らず、「○○さんはいますか」
私〈現在ここには勤務していません〉
相手「どこに勤務しているのですか、電話番号は？」
私〈○○に勤務しています。電話番号は□□□□です」
と応対すると、該当する職員からは勧誘電話には、私の勤務先を知らせないでほしいと苦情が来ます。
私としては、相手は名前、用件内容を言わず、公用であっては困ると対応しているのですか。
このような場合、どのような電話応対すればよろしいでしょうか。

回答No.5

mei0021 · ベストアンサー

秘書です。

一日に数十件の電話を取ります。
ボス宛のみならず、別秘書への電話もあり。
長く勤める私自身がはっきり分からない方からの電話は、うかつに取り次ぎません。
取り次ぎのミスによって「逃げられなく」なるからです。
ましてや名乗らない相手に対しては、たとえ相手に嫌われても「確認」します。
「何でもいいから（電話を）変われ！！」と怒鳴られたこと多数（苦笑）
「名前」「用件」を言えないのは、言えない「理由」があるからですよ（笑）
大体そこで言葉をにごすような相手は「怪しいな」と思った方がよいです。
少なくとも「どこ」の「誰」かは、要確認です。

それにしても、役所の代表電話の取り次ぎは大変でしょうね。
同じ公的機関ならば良いですが、特に困るのはいわゆる「業者」です。
判別しにくい。
勧誘ならば、実際、電話に出るだけで業務に障りもありますし、困りますね。
一旦、当該課に繋いで、あとはそちらで判断して貰う、というのは難しいでしょうか？

私の場合は、この方は大丈夫、と自信を持てない相手に対しては、必ず
「こちらから掛けさせます。お名前とお電話番号をお預かり致します」と答えます。
怪しいな、と思ったら、「どういったご用件でしょうか？　伝えておきますが」とたたみかけます。
退職（転属）した人あての電話も、現在の勤務先や連絡先を教えるのは御法度です。
その場合も「連絡を取りまして、お伝え致します」で、ワンクッションおきます。

どんな業種であれ、電話の取り次ぎは基本中の基本スキルです。
怖いこともあるかと思いますが、慣れもありますから、
心折れる日もありますが（泣）、めげずに頑張って下さいね♪

お礼

回答をありがとうございます。相手の威圧的な態度に負けてしまうので、気をつけます。今後は『連絡をとりまして、お伝えします』と対応するようにいたします。

回答No.4

-yo-shi-

私用・公用に関わらず、相手の名前（会社）を確認するのは第一です。

百歩譲って、要件を伺うべきだと思います。

貴女「失礼ですがお名前をお聞きしてよろしいでしょうか？」
相手「・・・」
貴女「〇〇は４月で転勤（転属）になっております。別の担当者にお繋ぎ致しますのでご用件をお聞きしてよろしいでしょうか？」
明確な返答が出来ない相手なら何らかの勧誘や私用である事は確実だと思います。

貴女「私用であればお繋ぎ出来ない決まりになっておりますので、お名前とご連絡先をお伺いできれば〇〇にお伝えしておきますが…よろしいでしょうか？」

本当に大事な用事であれば伝言をお願いされると思いますので、〇〇さんにそのまま伝えれば良いかと思います。連絡を取るか？は〇〇さんの判断で…

お礼

解答をありがとうございます。まずは相手の名前と用件を聞くことが基本ですね。また、私用はお伝えできない決まりでと対応するようにいたします。

回答No.3

STICKY2006

こんちくは。

>>このような場合、どのような電話応対すればよろしいでしょうか。

相手「●●さんはいますか？」
自分「申し訳ございませんが、お名前をいただいてもよろしいでしょうか？」
この際に、「名前」だけしか名乗らない人もいるけど、その場合は、さらに「申し訳ございませんが、どちらの○○様でしょうか？」
と追撃すればいいです。

勧誘の場合は、ココで折れる人もいます。

名乗ってきた場合は。。。

相手「△△の○○と申します。●●さんはいらっしゃいますか？」
自分「●●は転属致しましたので、●●に要件を伝えて折り返し連絡させていただきたいと思います。ご連絡先を頂戴してもよろしいでしょうか？」

ココで向こうが折れます。勧誘の場合は。
めんどくさいんで。

。。。それでも折れなかった場合は、「多分勧誘な気はしますが、△△の○○さんって方から連絡が来たので後はお願いします。」と●●さんに伝えますね。
折り返すかどうかはその人次第です。
実際に勧誘かどうかなんてこっちにゃ判断できないので。

ただ、「何も聞かずに連絡先だけ教える」のは問題外。ですかね。
（ついでに、転属してなくて、外出中の時も同じような感じで問題なし。席に座ってるような場合は。。。まぁ、とりあえずその人に言ってみるしか無いですかね。うん。

一応、じーさんな役員職とかの人から電話があったりすると、「●●さんはいますか？」で連絡来るこたありますが、必要なことだとは分かってるので、「名前を教えてくれ」ってことを伝えると、
面倒でもちゃんと答えはしますよ。

何度も同じ人からそれがあれば、まぁさすがにこっちも分かるだろうし、そもそも転属してて。。。なら、多くても２～３回でこっちにはかかってこなくなるだろうし、
「●●さんも知っているはずだけど、名乗らない人」は数度で電話かかってこなくなるでしょう。

>>相手は名前、用件内容を言わず、公用であっては困ると対応しているのですか。

「公用であっては困る」
ん？私用の電話。ってことですか？
それとも、極秘！的なお仕事。だと困る。ってことですか？

私用の場合、私用電話なんか会社の代表電話にかけてくんじゃねぇ。ですよね。（まぁ、んなこた、その人に言えませんが。
極秘的！なら「●●から折り返させる」でも問題ないですよね。

要は、「●●と連絡が取れればいい」わけですから。

>>該当する職員からは勧誘電話には、私の勤務先を知らせないでほしいと苦情が来ます。

電話の対応を多くやってると確実に出てくる要求ではありますが、全てを取り次ぐことだけが電話対応。ってわけではないので、
↑のようなことも出来るようになると「あの人は気がきく人」とかって評価がつくようにはなると思いますよ。

お礼

解答をありがとうございます。●○から折り返しさせますと対応するようにいたします。臨機応変の対応が必要になってくるので気をつけます。

回答No.2

comattania

貴方のミスです。
貴方は、取次が仕事ですが、何でもかんでも取り次げばいいというものではありません。
先方の氏名（所属等も含め）・要件の概要・最低これだけをお話にならない方には居留守を使って撃退するくらいじゃないと、時間の無駄使いになります。
公用・私用にかかわらずです。緊急電話には、貴方は出ないんでしょ？

お礼

解答をありがとうございます。私のミスのことを承知で皆さんにお知恵を拝借したわけです。あなたはそういった基礎知識をお持ちでうらやましいです。
ただみんなが同じものを持っているわけではないので……

回答No.1

noname#130399

電話をするなら、名前を名乗るのがマナーでしょう。
公用ともなれば更に名乗るべきとも思いますし、個人情報開示にも抵触しかねません。

不明な電話には「後程、○○から連絡させますので、そちら様のお名前、連絡先をお教え下さい」と答えれば良いんじゃないですか。