秘書。上司のスケジュール管理が苦手

質問

未経験で秘書(派遣で営業部付き)になり一年経とうとしていますが、いまだに上司のスケジュール管理が上手くできません。

参加者の皆さんの時間がバラバラで全く合わない、なのにそのミーティング開催には期限があり、今週中にセットしないといけない、という時に、どうしていいか途方にくれてしまいます。

参加者の方々の時間が明らかに合わない時、どうやって調整すればよいのでしょうか？

いつも時間がまだ決まっていない会議があると。気になって、夜も寝付けなかったりします。

前述した、参加者のスケジュールがバラバラで箸にも棒にもかからないくらい、時間が合わない、という時が本当にどうしていいかわかりません。

回答No.3

marimari83 · ベストアンサー

社長秘書経験のあるものです。毎日バタバタと予定が入ったり毎週の議事録作成と大変だったので、お気持ちお察しします。
うちの会社では東京支社、大阪本社でのテレビ会議をよく行っていました。
使っていたのはLifeSizeという米企業のものです。高画質で音質も抜群に良いです。
各地にシステムさえ設置すればどこでも会議可能ですから、ご検討されてみてはいかがですか？

参考URL：

http://www.lifesize.jp/

お礼

お礼が遅くなり申し訳ありません。

テレビ会議は便利ですね。
私の会社ではテレコンはよくやりますがface to faceを要求される会議も多く、ほとほと困ります・・。

回答No.2

mimumimu36

他にも良い方法があると思いますが、参考までに。

例えば
A,B,C,D,Eさん出席の会議を設定するとき、
それぞれの方に、その日ごとの出席度合いを、
○、△、×で付けてもらいます。
そうして以下のような表を作成します。

A B C D E
2/1 ○ ○ △ × △
2/2 × ○ ○ × ×
2/3 △ ○ ○ × ×

そして、
○、△、×を、数値化します。
○⇒2、△⇒1、×⇒0点

そうすると表は以下のようになりますので、
各日程の合計点を出します。

A B C D E 合計
2/1 2 1 1 0 1 5
2/2 0 1 1 0 0 2
2/3 1 1 1 0 0 3

合計点が高いものは、開催しやすい日といえるので、
合計点が高い順に、調整できないか検討していきます。

例えば、2/1が合計点が高いので、Dさんになんとかならないかを打診したり、
Dさんを抜きに開催することを上司などに相談します。

数値化すると、説得がしやすくなりますので、お勧めです。

お礼

ありがとうございます。
点数が高い日＝参加可能な人が多い日なので、都合のよくない方に「ダメなのはアナタだけなんですけどねぇ？」と言うことができる、ということでよろしいでしょうか？

回答No.1

noname#126840

秘書の経験者の一人として回答させていただきますね。

私は外資系証券会社のグループセクレタリーの経験があるのですが、
ミーティングのセッティングがうまくいかないことは日常茶飯事でした。

ミーティング参加者の時間が合わないのはしかたないのですが、
セクレタリー同士の不仲が原因でセッティングがうまく進まないということもしょっちゅうでした。

もともとこの会社は多忙者ばかりでしたので、
１０人中１０人が合うスケジュールがあるのは奇跡ぐらいの確率で、
海外のクライアントや社員との時差もあったりで調整するのも一苦労でした。

そんな時に役立つツールが、テレビ会議や電話会議でした。
電話会議は、他に仕事があっても聞くだけ、資料を見ているだけ、という方法で参加する社員もいましたし、
どうしても参加できないというのであれば、マスト参加者のみ調整をはかって、マスト以外の参加者は資料を渡して、
後ほど議事録に目を通していただくなどして、工夫していました。

質問者様がどのような会社にいらっしゃるかは存じませんが、何かのお役に立てれば幸いです。

お礼

どうもありがとうございます。
時差のあるお相手だと調整が大変ですよね。。
秘書どうし仲良くないと融通きかせてもらえない、ということも常々感じています・・。

テレフォンカンファレンスは私も活用しています。ただ「どーしても対面で全員集めて！！」と主催者に言われてしまうこともあり、トホホなのです。

マストな方だけをとりあえず集めて不参加の方に議事録を読んでもらう手もあるんですね。あと今思いついたのですが、２回に分けて開催するとか・・・ダメですかね。。