出金伝票について

質問

大学のサークルで会計をやっていて、決算をやらねばいけないのですが、
出金伝票を使う機会がまったくなく、しかしちょっと必要になる事態になったかもしれないので、ご存知の方、教えてください。

＜状況＞
サークルの企画の打ち上げを居酒屋チェーン店で行いました。
その際企画に協力していただいた他サークルさん3人にも来ていただき、3人の飲食費はこちらでもつことになりました。
打ち上げのお会計はわたしではなく、幹事がおり、サークル員から集めた打ち上げ代を管理しており、お店へのお会計はその幹事が行いました。（幹事は一年間同じ者がやり、サークル員から集めたお金で余ったものは幹事が保管しています。）
他サークル3人の方の分も幹事がひとまず保管していたお金で支払いましたが、サークルの会計からお金を出すことになり、幹事に3人分のお金を渡しました。

領収書もなく、決算に書くにはどうしたらいいかと思っていたら、出金伝票のことを思い出しました。
しかしどのように書けばいいのかわからず、ＨＰなども見てみたのですが、やはり事例が違うと分かりにくいので、お手数ですが教えていただけませんでしょうか…

回答No.1

Hirorin_20

>領収書もなく
領収書なしなどダメです。
もっとも「決算」といいますが、それをどこに提出するんですか？
会社なら税務署ですけど、大学のサークルですから大学の自治会とかですか？
それともサークル会員間でＯＫを取れば済むことですか？
「居酒屋チェーン店」から領収書をもらうのが当たり前ですからせめて社会人になったらそうしましょう。
領収書なしで済ませられるのは仲間内のことだけです。
「幹事に3人分のお金を渡しました」とのことですから、この行為に対しては幹事から領収書をもらえばＯＫです。幹事はそのお金を居酒屋に払ったのでしょうがその行為に対する領収書がないのが問題になります。
仕方がないので居酒屋にいくら払ったかを明確に記して監査担当の人が承認するんですね。

補足

決算は大学側とサークルをつなぐ団体に提出します。
幹事とはお金の管理がまったく違いますのでたぶん領収書などはもらっていないと思います。