優先順位の付け方が下手な部下の教育

質問

普段はお客様の対応も早く評判もいいのですが、いくつか業務がまとまってくるとテンパってしまう部下がいます。
抱え込んでしまうようで期日を過ぎても提出物が出てきません。
打ち合わせをしました。まず出来ない要因になっている事や時間を取られる業務は何なのかを書き出してくれといいましたが、その整理をするのに数日欲しいと言われました。
担当の中に取引額が大きな重要顧客を４社担当させています。
重要顧客との認識から本人が慌ててしまい、４社から依頼事項が来ると焦ってしまい頭がパンクするみたいです。
優先順位を付けられないと言われました。
顧客の大小ではなく期日が近いものから優先順位をつけろと言いましたが、依頼事項や問い合わせは当然前ぶれなく頻繁に来ると整理できないみたいです。
付箋は沢山パソコンに貼ってありますが順に処理していけばいいのに、一つの仕事の中で不安や社内問い合わせの返答待ちがあると手につかないようです。
せっかくいい素質は持っていますが、これが処理出来ないと仕事を任せられず、売上を伸ばせません。
どのように解消してあげたらよいのかをアドバイス下さい。

回答No.3

まつい たかあき（@mamitakun） · ベストアンサー

aspick001さん、こんにちは。

分かりやすい例ですね。
ご本人も正直に状態を説明しておられるようです。

優先順位が付けられない状態というのは、本人の苦しみは計り知れないのですが、
そうですねぇ、いっぺんに同じプライオリティでドワッと押し寄せてくる感覚が
ずっと続いている状態で、その中で一番声が大きく聞こえるものからとりあえず
やっているか、もしくは何も出来ない状態です。
相当、不安で恐ろしくて、辛い状態です。

本人がどのボリュームだったら落ち着いて物事が考えられるのか、
その状態をイメージしながら少し仕事を取り上げることだと思います。

そして、整理の為の仕事を増やさないことです。

本人はただでさえ一杯一杯なのに、そこにあなたの指示でTODOを増やしていくと、
ドワッとくる恐怖の仲間を増やしているだけなのですから。

ちょっとずつ荷物を取り上げて「これくらいは持てそうかい。」という状態で
筋力トレーニングをする感じですかね。

突発事項に対応できる隙間を心につくれるよう、とにかくドワッという状態に
ならないようにすることかと思います。

お礼

整理の為の仕事…。
まさに彼が今そうみたいです。
非常によく解りました。少し軽くしてやるように考えてみます。
ありがとうございました。

回答No.1

noname#122999

aspick001さんが普段やっているやり方を伝えれば良いと思いますが。
aspick001さんは自分の整理法、優先順位のつけた方を部下に
伝えたくないのですか？
であれば教育の出来ない上司の責任と思いますが。

まさかaspick001さんも整理法、優先順位のつけ方が
わからないのでしょうか。

お礼

私は記入した通り期日が近いものを優先にし、その時、1日、1週間、1ヶ月で何が優先かを考えて行動します。
一度教えてみます。