Accessクエリでの並べ替えについて

質問

Accessクエリでの並べ替えについて

Accessのクエリで並べ替えを行う場合、デザインビューで行うほかに、結果であるデータシートビュー
でも並べ替えを行うことができますが、この２つの違い（使い分け）を教えてください。

データシートはクエリの表示のみで、作成したフォームやレポートには反映しないと思っていたの
ですが、並べ替え後にクエリを保存すると、クエリプロパティに並べ替えの条件が保存されるため、
その後作成したフォームやレポートに反映されました。

デザイン側で行うのと、データシート側で行うものの使い分けはどのようになるのでしょうか？？

回答No.2

DexMachina · ベストアンサー

> この２つの違い（使い分け）を教えてください。

データシートビューでの並べ替えは、一応保存はできるものの、
別の条件で並べ替えた上でそれを保存すると、上書きされます。
一方、デザインビューでの並べ替えは、データシートビューで別の
並べ替えを指定するとそれによってその場では取り消されますが、
右クリックメニューで『フィルタ/並べ替えの解除』を選択するなど
すれば、再び復元できます。

ですので、

・(「フィルタ/並べ替えの解除」で復元可能な)デザインビューでの
　並べ替え
　→クエリ・フォーム等での初期状態として設定したい並べ替え
　　(例えば『販売日時』による時系列での並べ替えなど)
・(1件のみは保存可能なものの、基本的には使い捨ての)データシート
　ビューでの並べ替え
　→各ユーザーが一時的な確認として行う並べ替え
　　(例えば『担当者』によるグループ化的な並べ替えなど)

という使い分けが一般的かと思います。
(但し、上記『販売日時』『担当者』などの例は、実際のクエリの
　内容にもよるので、必ずしも適切ではない可能性がありますが(汗))

お礼

回答ありがとうございます。

なぜにマイクロソフトは両方（特にデータシート側）できるようにしたのか・・
初心者を迷わせる原因に思います・・・・

データシートだと作成したフォームやレポートの並べ替えプロパティに継承されて、
その後、データシートで他の並べ替え条件を保存しても作成後のフォームやレポート
には反映されませんでしたよね？確か・・
デザインだと他の並べ替え条件にするとフォームやレポートに反映しますよね？

なんか、明確な違いを表わす例がなかなかないもので・・・

回答No.3

layy

どっちみちデザイン側で設定したものを保存する（＝正）のでは、と思います。

＞デザイン側で行うのと、データシート側で行うものの使い分け

どちらかと言えば、使い分けはしない。
データシート側で（結果を見るに留めて）変更を行うことはしない。
デザイン側で変更、保存を行うこと、

でもいいと思います。

お礼

回答ありがとうございます。

私もそうした方がよいと思っているのですが、
聞かれてしまった経緯があり、明確に例をあげられると・・と
思いまして・・・

マイクロソフト開発者の意見をぜひとも聞きたいものです・・(;_:)

回答No.1

bin-chan

>デザイン側で行うのと、データシート側で行うものの使い分けはどのようになるのでしょうか？？
何を持って成果とするか、でしょうね。

データ抽出だけが目的なら、クエリでの並べ替えは不要。
クエリのデータシートビューが目的なら、クエリでの並べ替えは必要。
（Ｅｘｃｅｌへのエクスポートとか）

レポート作成が目的なら、どちらで並べ替えしてもＯＫですが
既に並べ替えしているものを同じ条件で再度並べ替えするのは
時間コストの面での影響を考慮する必要があるでしょうね。
（ボリューム次第）

お礼

ご説明ありがとうございます。

両方とも設定できてしまうところが、初心者にはどちらで行うべきか・・というのが
迷いを生じる原因になってしまいます。

これをするならデータシート側での並べ替え、
こっちをするならクエリ側での並べ替え、

という明確なことがあればよいのですが、どうもその明確な例がなかなかなくて・・