海外のホテルのチェックアウトについてお尋ねします。

質問

海外のホテルのチェックアウトについてお尋ねします。
海外のホテルにはプライベートやビジネスで何回も行っているのですが、今回取引先の人と香港出張で同行するのですが、一括精算のチェックアウトについてご存知のかた、経験があるかたは是非アドバイスをお願いします。

今回のケース
香港のホテルに２泊３日で３人で出張で宿泊します。２人は社外の方で、もう一人は小職です。　３人分の費用は小職の会社が負担するので、私が一括精算したいと思っております。
３人同時にチェックアウトするのであれば、簡単で私が３人分払いますとホテルフロントで精算すれば良いと思うのですが、今回はチェックアウトのタイミングが異なりそうなのです。
取引先の人は一人は午前中フライトなので朝７時くらいにチェックアウト、もう一人はプライベートで香港に延泊、そして私は帰国便が午後のフライトなので、チェックアウトぎりぎりにしたいと思っております。
その際、日本のホテルであれば細かいコミュニュケーションがとれるので事情を説明できるですが、私の英語力では複雑な交渉は不安です。
どのようにすれば良いでしょうか？ご経験のある方、ご存知の方アドバイスをお願いします。また可能であれば、会話の例示をして頂けると大変助かります。

回答No.5

gunta · ベストアンサー

別に難しく考える必要はありません。ホテルに　I will take care of all the charges. と伝えておいて、カードなり現金なり支払い方法を伝えれば向こうで具体的な手続きを導いてくれます。（多くのホテルでは専用の書面にサインしますが、対応はまちまちだと思います。）　あとは各人は何も払わずチェックアウトしてもらえばいいのです。細かい事になるといろいろ選択肢はありますが。

たとえば３人目のチャージを全て負担するならカードにチャージしてもらうのが一番簡単です。もし現金払い、またはマッサージ代やら飲み食いやら散財されても困る、というなら○○さんの出発時に　I pay for the room and the breakfast. The guest will settle his incidental charge when he checks out. とでも言って支払いを済ませてしまい、３番目さんにその旨伝えておけばいいのです。ある程度の規模のホテルなら Would you please send me a copy of the bill to this address? などの要望も問題ありません。カードで最終金額に同意せずにチャージを起こしてもらうのは多少不安だとは思いますが、ホテルでは日常茶飯事に行われていますし（エクスプレスチェックアウトなどと基本的には同類ですね。）もし問題が起こっても文句を言えば（ちゃんとした文句ならまず絶対）勝ちますから（責任はもちませんが）大丈夫です。ちなみにこのケースでも最終日のインシデンタルチャージの保障は必要ですからなんにせよカード情報は残して行くことになります。でなければ３番目さんが新たに自分のカードなどを提示する必要があるかもしれません。

会話に自身がなければ念書を前もって書いていけばいいです。基本的に○○さんが２番目さん、３番目さんの会計を持ちます、と意思表示すればいいだけなので、チェックアウトが何時だの幾時だのと悩む必要はないですよ。もし具体的に具体的な要望が（この料金はこの請求書とは別にして、その清算は現金でそれ以外は、とか2番目さんに部屋代がばれたら困るとかなんだかんだ）あるなら具体的に言ってもらえればそれなりのアドバイスも出来る「かも」しれません。

お礼

海外出張中で、御礼が遅くなりどうもすいません。ご丁寧にありがとうございました。参考にさせて頂きます。

回答No.4

plokij75

ホテル費用を一括請求して貰う時には、ホテルの営業担当者に予約を入れて貰い、会社宛の請求書を発行して貰い、支払いをしていましたよ。

海外のホテルでも、日本にも予約センターがあり、日本語サービスのあるホテルがありますので、一括請求を受け入れてくれるかどうか、２～３のホテルを当たって見たらどうですか。
例えば、JWマリオット・ホテル香港：http://www.marriott.co.jp/Channels/globalSites/propertyPage/JAPAN/HKGDT　等のような。。。

或は、オンラインで、ホテル予約して、代金は事前払いのサイトを使えば良いのではないでしょうか。
この場合ですと、ホテルの部屋代以外の個人使用の費用（例えば電話代等）のみは、チェックアウト時に、それぞれの人が支払うことになってしまうと思いますが。。。
例えば、ホリデー・インやクラウン・プラザ等のサイト：
・http://www.ichotelsgroup.com/h/d/pc/490/ja/hd/hkglr
・http://www.ichotelsgroup.com/h/d/pc/490/ja/availsearch?errorURL=/h/d/pc/490/ja/home%3FquickResCache%3Dasd&availCheckCaching=n&_requestid=505575　
等から事前予約を入れると、予約と同時に事前支払い請求が、クレジット・カードに来ますよ。

この場合でも、ホテルのフロント等に日本語が出来る人を呼び出して貰い、何号室の支払い分は、あなたの部屋番号に回して貰うように頼めれば、結果的には、取引先の人に支払いさせなくても済むかも知れませんね。

種々、チェックしてみたら如何ですか？？

お礼

どうもありがとうございます、今回は現地法人が契約しているコーポレートディスカウント料金で泊まれるホテルを現地香港人のスタッフに予約を依頼している、アドバイス頂いた方法は該当しませんが、フロントで交渉する点は参考にさせて頂きます。

回答No.3

j2000jp

nolly_ny さんが書かれているように、

事前に、ないしチェックアウトの前日までに、フロントのマネージャークラスを捕まえて文面で依頼しておくのが一番です。

更に言えば、重複請求にならないように当事者お二人にキッチリ説明し、（早朝発の方には）可能なら精算金額の確認のみのサインをしておいてもらうのが、いいと思います。

会話の例示って、
想定通りの返答が帰ってこないことが多くて、実は会話集が役に立たないことは充分ご存じでしょ？

お礼

会話の例示はおっしゃるとおり愚問でした。どうもありがとうございました。参考にさせて頂きます。

回答No.2

N-MIAW

NO.1 様とほぼ同じ回答です。

ホテルの宿泊料金は原則は、チェックアウト時ですが、特に今回みたいに社用のケースでは事前に会計することも可能です。
例えばチェックアウトは午前11時だけど、会計は午前8時くらいに済ませておくというのは可能です。会計時に「万が一、会計後に発生した費用（電話代など）があれば別途支払いします」と伝えておけばよいです。
ただ極力電話を使ったり、ミニバーを使ったりするのは避けたほうがスムーズです。

そして実際にチェックアウトする午前11時の段階で、領収証を見せて「宿泊代は既に支払い済みです」と告げれば良いのです。
ただ厄介なのは一人延泊される方がいるんですよね？チェックアウトの日が翌日以降の場合は、まだその時点で宿泊代が確定していないので、もしかしたらホテルの会計システム上、正式領収証が発行できないかもしれません。ホテルにもよりますが確かその日の午後6時くらいいこうにならないと、その日の宿泊代がホテルの会計オンラインに計上されない様な気がしました。この辺はホテル側と相談するしかありません。チェーン系列のホテルだとこの辺あまり融通が利かないかもしれません。

もし同じ日に時間差でチェックアウトするだけでしたら何ら問題ないはずです。

お礼

はい、同じホテルですが、ひとり延泊する方がいます。
どうもありがとうございます、ホテルと交渉してみます。
ちなみにマルコポーロ系列のホテルです。

回答No.1

nolly_ny

チェックアウトのときにすべてしようとせず、事前にお願いしておけばよいのではないでしょうか。
チェックインのときでもよいでしょうし、今のうちに予約担当へメールしておくとさらによいと思います。
その内容は、印刷して持参するとよいと思います。

「もう一人はプライベートで香港に延泊」は、同じホテルにそのまま延泊する、ということなのでしょうか。そこがややこしい気がしますが、いずれにしても宿泊者の名前とチェックイン日、あなたが負担する利用日までを記載して、あなたがまとめて支払う旨をメールすればよいと思います。
細かい理由の説明は、記載する必要ありません。したいことだけ簡潔に書くので充分です。

ただし、チェックアウトの時の担当者に、その話が伝わっていない可能性は、大です。
そこで一から説明しなおすのは大変でしょうから、I send a special request the other day.とか言って、事前にメールした内容の紙を提示すれば、分かって対応してもらえると思います。

お礼

大変参考になりました、他の方へのお礼ににも記載しましたが、現地の子会社のスタッフが予約をしてくれるので、自分で予約メールは送信しませんが、予約確認書がきた後でも、今のうちに予約担当へメールしておくように致します。
どうもありがとうございました。