これはどちらの仕事なのでしょうか？

質問

これはどちらの仕事なのでしょうか？

資料作成などのアシスタントをしている者です。
やっと最近就職できたので、社会人になって間もないので、良く分からない事があります。

今、困っている事があります。

ある上司が「このデータを入力して」と言ってくるのですが、
その元の資料が見づらいのです。

エクセルなどで打ってあるので文字は見えるのですが…

例えば、
A～Eまで各枠があり、
その枠の中に数字が1，2，3，4，5…100とあるとすると、

素直に
A
１　…
２　…
３　…
４　…
５　…

B
１　…
２　…
３　…
４　…
５　…

・
・
・
E

と、打ってくれればいいところを、

A
3　…
67　…
1　…
95　…

B
3　…
67　…
1　…
95　…

と言う具合に、
数字の順序がグチャグチャになった(一応枠ごとには統一されてはいる)資料を
渡されるのです。

それなので、
データーを入力する方としては、いったん上までいったかと思うと、また下まで言って…と、
入力しづらいです。

心の中では「数字順に作成してきてほしい」と思うのですが、
データーを入力するのは私であって、上司ではないのかな…と思うと、言いづらいです。

それに、目上の人で、笑う事もなく怖そうな上司ですし、
こちらからすると「お願い」ではあるけど、
あちらからすると「指摘」とか「文句」に聞こえかねないのかな？
とか思うと言いづらいです。

でも、「この資料を出してくるって事は、
今まで、誰もこれがおかしいと思って指摘した事がないってことだよね？って事は、
これはこれで上司が正しいのか…な…」とか考えてしまいます。

社会人経験が短いのでわからないのですが、
上司に元の資料を数字順に作ってほしいと言うのは、間違っていますでしょうか？
(間違ってないとしても、上司に非常に言いにくいのですが…)

数字順に入力するのは、データ入力するアシスタントの仕事なのでしょうか？

そして、もし、どちらの仕事でもなく話し合いで決める様な事なら、
入りたての新人が上司に「数字順にお願いします」(どの様に言うのが正解かわかりませんが)などと
言うのは、失礼なのでしょうか？

宜しくお願い致します。

回答No.3

Lchan0211

上司が数字順に並べた資料を作成することで
会社全体の業務効率が上がるのであれば、
提案すべきと思います。

ただ、あなたは自分に割り当てられた業務の
効率しか考えていないように思います。

数字を並べ替える作業に上司が時間を使うよりも
その時間はもっと上司にしかできない難しい仕事に使ってもらい、
あなたが数字を並べ替える方が、業務全体として効率が上がり
ませんか?

もし、資料を印刷した紙で渡されているのだったら、
元々のexcelファイルを渡してもらうよう提案し、
excelの機能を使って自分で並べ替えれば、
会社全体の業務効率を上げることになり
評価されると思います。

つまり、自分のことだけを考えた意見ではなく、
会社全体の業務効率を考えた意見であれば、
新人でもどんどん提案すべきと思います。
ただ、最初は全体のことがなかなか見えませんので、
「それは違う」と言われることも多いと思います。
でも、そういう姿勢の社員は、何も提案しない社員よりも
評価してくれるはずです。

お礼

ありがとうございます。

>数字を並べ替える作業に上司が時間を使うよりも
>その時間はもっと上司にしかできない難しい仕事に使ってもらい、
>あなたが数字を並べ替える方が、業務全体として効率が上がり
>ませんか?

なるほど…そうですね。

資料は100%紙面で渡されて、データは上司しかもっていないです。
元のデータ自体をを渡す事はなかなかしてくれないと思います。
そうなると、私は上司のデータをいじる事が出来ません。

貰うデータがエクセルで作った物が多いので、
エクセルならば、並び替え機能でサッと並び変えられるので、
それだけで、全体の効率としてはあがると思ってしまうのです…
それが出来るのが上司だけなのです。

数字の順をあっち行って、こっち言って…とやっているので、
作業時間がとってもかかってしまうのですが、
そこで「おそい！おそい！！はやくしろ！！まだか、まだか？」と迫られるのですが、
こちらの責任ですが、
「もし、最初の資料が数字順ならもう少し早くなるのに…」と心の中で思ってしまいます。

全体の効率が上がるという面から提案できればいいのですね。
承知しました。

回答No.2

minto-yw

私だったら、一応上司に「これは数字順に打ち直せば良いのですか？」と確認した上で、数字順に入力し直すことも仕事のひとつと考えて、資料作成します。
上司の仕事を増やすようなことはしません。
明らかに上司の誤りであり、資料作成上、問題がある場合は指摘しますが、(以前、渡された資料の漢字が明らかに間違いだった・・)それ以外では、基本的に頼まれたことには忠実に従います。

お礼

ありがとうございます。

数字順に打ち直すのも仕事の一つなのですね。

>上司の仕事を増やすようなことはしません。
部下の鑑ですね。

回答No.1

EleMech

資料がまとまってないと大変ですよね。

そのデータ入力のソフトは、何でされてますか？
エクセルでされているのなら、上司にデータごと貰って、エクセルの機能で並び替えしたらどうでしょうか。
そうすれば、入力作業時間は大幅にカットされるでしょう。
ちなみにやり方は、
・まずデータのセル全体を選択します。
・データ（メニューバー）から並び替えを選択します。
・並び替えたい番号の列を選択し、ＯＫ。
これで並び替わります。
ＡとかＢとかでグループ分けされているようなので、データセルを選択する時は、グループ毎に分けて、行で選択して並び替えればよいと思います。

もし、こちらがエクセルで入力作業してない場合でも、こちらのＰＣにエクセルが入っていれば、こちらで並び替えすれば、それを入力する事が出来ます。

お礼

ありがとうございます。

エクセルなら並び替えが出来るのですが、
私が入力するデータ入力のソフトは、会社内で使われている特殊なソフトです。

これは、エクセルではなく、
また、エクセルからの変換やコピペなどが一切できないものになっています。
絶対に手で入力しないといけないので、とても時間がかかる物です。

エクセルならばいいのですけどね。