Ｅメールによる理事会を規約の臨時理事会と位置づけたいが・・・？

質問

Ｅメールによる理事会を規約の臨時理事会と位置づけたいが・・・？

当組織は「権利能力なき社団」と言われるもので、理事会を有しています。
理事会は毎月定例の理事会を開催していますが、緊急の議題や協議すべき議題が多いときは臨時理事会の代わりにＥメールによる理事会（Ｅ理事会）を行っています。

このＥ理事会は議題と期限を明示したものを理事にＥメールで送付し、Ｅメール上で議論をし議決するものです。Ｅメールのキーボード操作が余り出来ない理事が幾人かいますが「賛成」、「反対」の入力は全員できるようです。何人がＥ理事会に参加しているかは確認していませんので分かりませんが、返事の数で把握しています。しかし、返事が少数の場合もありますが、それでも「反対」の意思表示がないなら「賛成」したものと見なす様にしています。

ただ、理事会について規約には次のように規定しています。
１）理事会は、定期的に会長が招集すること。
２）会長が必要と認めたとき、又は理事の３分の１以上から請求されたときは、３０日以内に臨時理事会を招集すること。
３）理事会は、理事現在数の３分の２以上の者が出席しなければ、議事を開き議決することができないこと。
４）理事会の議事は、前項の出席理事の過半数をもって決すること。

などが明記されています。しかし、Ｅ理事会のことについては、規約には何もありません。
ＩＴ時代ですから、Ｅ理事会があって当然と思いますが、やはり規約にないのが気になります。
これで、定例・臨時理事会と同じ効力を持たせて、執行事業やその予算及びその他物品購入の承認などをＥ理事会でも行っていますから、気になります。

回答No.4

blackhill · ベストアンサー

＃１の補足です。

　法的な問題点については「法律」カテで尋ねたほうがいいと思いますが、実務的観点からいうと、規約では理事会を会議体と位置づけているのにたいし、E理事会の実態がその条件を満たしているかどうか気になります。

　今は問題になっていないようですが、議決が無効であると提訴された場合、果たして対抗できるでしょうか。たとえば議事録の署名や保管はどうなっていますか。議決の際の本人確認はできていますか。

　安全策として、規約改正を急ぐのは当然として、過去のE理事会決定議題を改めて正規の理事会で確認しておくことも考えられます。

お礼

迂闊にも「法律」カテゴリーの方にも投稿してしまいまして、この投稿がクローズドになってしまいました。大変申し訳ありませんでした。
ご回答頂きましたことは大変参考になりました。有難うございました。
また、この回答をベストアンサーのお願い致しました。

補足

少々不安になって来ました。

１）議事録の署名や保管について、Ｅ理事会ではＥメール上だけでの処理で済ましていますので、特にプリントアウトしたり、ＣＤなどに記録などしていません。署名もしていません。
２）議決の際の本人確認は受信メールで確認しています。
３）Ｅ理事会の開催通知は、一方的に送るだけで、本人が受信しているかの確認は取っていません。
４）期限までに返事が無い場合は、賛成したものと見なしています。仕事で幾日も連絡が取れない人がいますので、その様にしています。つまり、反対及び棄権の意思表示以外は全て賛成としています。
５）その他、Ｅ理事会で議論に参加する人は大体限られています。理事の１／４ぐらいでしょうか。参加する人は間違いなくキーボード操作に手馴れた人です。

言われてみて、定例理事会に比べるとアバウトな運用をしている感じがして来ました。

回答No.3

purunu

一度、人の集まる理事会にて、定款を改訂することをお勧めします。
モデルは、前の回答者もおっしゃる「一般社団法人」の場合です。
「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」（下記URL)
の第96条（下に示す）でいうよう、電磁的記録、
すなわちEメールで同意の意思表示をしたときに
有効とする、という条文を追加するとよいです。

－－－－－－－－－－－－－
（理事会の決議の省略）
第九十六条 　理事会設置一般社団法人は、理事が理事会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき理事（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたとき（監事が当該提案について異議を述べたときを除く。）は、当該提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなす旨を定款で定めることができる。

参考URL：

http://law.e-gov.go.jp/announce/H18HO048.html

お礼

大変有難うございました。
アドバイスいただきましたことを積極的に検討いたします。

回答No.2

blackhill

任意団体ですから、規約に反しない限り、団体の自主性が認められています。ただし、お尋ねの件は、やはり問題がありそうですね。

　最近のスタンダードは一般社団法人の規定ではないかと思われますが、これは新しい会社法に準拠しているせいか、かなり条件が厳しいですね。

　NPO法人の規定のほうが、弾力的運営に向いているようです。新公益法人法以前の話ですが、以下の文章が参考になりそうです。

http://www.google.co.jp/search?sourceid=navclient&hl=ja&ie=UTF-8&rlz=1T4GWYH_jaJP277JP278&q=%e9%9b%bb%e5%ad%90%e3%83%a1%e3%83%bc%e3%83%ab%e3%81%ab%e3%82%88%e3%82%8b%e7%90%86%e4%ba%8b%e4%bc%9a%e3%81%ae%e9%81%8b%e5%96%b6

補足

アドバイス頂きまして有難うございました。
規約を変更する方向で検討したいと思います。
ところで、今の状態について「やはり問題がありそうですね」というご認識ですが、その意味が”規約違反”の恐れがあるということであれば、事は急を要します。理事会で説明する必要がありますので、具体的にはどの点が問題と考えられるかご指摘頂ければ大変ありがたいのです。
宜しくお願い致します。

回答No.1

aokii

ＩＴ時代ですから、規約を変更すべきではないでしょうか。

お礼

アドバイスいただきまして有難うございます。
規約を変更する方向で検討いたします。