ビジネス日本語の添削

質問

ビジネス日本語の添削

　日本語を勉強中の中国人です。社長と一緒にある会社を訪問する予定です。私は二回目で、社長は一回目です。先週、先方にメールを送りました。先方はメールで今週の都合が良い時間を教えてくれました。しかし、今週社長がいないので、訪問することができません。社長は来週の水曜日帰ってきますが、日本から帰ったばかりで、きっといろいろ処理しなければならないことがあると思います。来週訪問するのもちょっと無理です。訪問はたぶん再来週になると思います。この件について先方に連絡します。自然なビジネス日本語に添削していただけないでしょうか。

A様

いつもお世話になっております。
早速のご返信ありがとうございます。
大変申し訳ありませんが、社長は今週日本出張中でおりません。
来週の9日（水）に帰ってきますので、その際、またA様のご都合をお聞かせていただきます。
御社にお伺いするのはたぶん6月14日の週になるだろうと思います。
よろしくお願いいたします。

　また、質問文に不自然な表現がありましたら、それも教えていただければ幸いです。よろしくお願いいたします。

回答No.2

mo6644 · ベストアンサー

１．基本的間違い。
原文での間違いは「お聞かせていただきます。」の表現だけです。謙譲語を使うなら「お聞かせいただけませんか。」尊敬語を使うなら「お聞かせください。」とすべきです。「聞かせていただきます」は敬語ですが相手の意志をほとんど無視した言葉遣いです。強い調子の依頼になります。それに「お聞かせて」に「お」をつけるのも間違いです。
２．よりふさわしい表現について
最初のメールに6月14日以降が都合がよいということを含めるべきでした。返事をもらってから都合が悪いというのは相手に失礼な話です。また日本出張中なので日程の返事ができないのもある意味でちょっと失礼な話です。その辺を配慮しながら文面を作るべきだと思います。

回答の一例として：
いつもお世話になっております。
早速のご返信ありがとうございます。
折角ご返事をいただきましたが、社長が急用で日本に出張していました。そのため御社にお伺いできるのは6月14日の週になると思います。御社でご都合のよい日をお知らせください。社長が帰社後調整のうえ来週中に改めてご返事させていただきます。
申し訳ありませんがよろしくお願いします。

なおメールの文章以前に注意することがあります。
先方から返事をもらったら社長と連絡を取ってなるべく早く返事すること。来週中でも早い機会に返事できるようにすること。もし相手が14日の月曜日というのなら、来週の金曜日の返事では遅すぎる。
相手の都合のよい日を再再度変更できないので、都合のよい日について１、２（２，３）の候補を挙げてもらうようにお願いするとよい。
記載しなくてもよいが、訪問を急いでいるのか、重要なのかはこのメールでは分らない。

質問文については分りやすく上手に書けていると思います。「この件について先方に連絡します。」の文章だけは少し分りにくい。たぶん「この件について先方に連絡したいと思います。」の意味かと思いました。

お礼

ご丁寧に教えていただきありがとうございます。確かに最初のメールに6月14日以降が都合がよいということを含めるべきだと反省いたしました。例文を書いていただき、大変助かりました。繰り返し読みます。また、ビジネスマナーについてもご親切に教えていただき、心から感謝いたします。一箇所意味がわからないところがありますが、もう一度教えていただけないでしょうか。

補足

＞相手の都合のよい日を再再度変更できないので、都合のよい日について１、２（２，３）の候補を挙げてもらうようにお願いするとよい。

この文はどういう意味でしょうか。誰が相手の都合のよい日を再度変更できないのでしょうか。こちらでしょうか。先方でしょうか。もし相手の都合のよい日がこちらの都合でまた行けなくなる場合、やはり失礼になるでしょうか。「都合のよい日について１、２（２，３）の候補を挙げてもらうようにお願いする」の意味も理解できていません。

回答No.3

mo6644

<補足質問＞への回答
　主語と目的語を省略する日本語は誤解が生じやすいのですね。改めて実感しました。大変失礼いたしました。
　あなたの会社は社長の出張の都合で（あなたの依頼に基づく）先方の申し出を一度断りました。あなたの再度の依頼に対し再度断ることは、まだ親密さを得ていない先方のあなたの会社に対する信頼感に疑念を抱かすことになりかねません。そこで先方に仮に2つ以上の候補日を指定してもらえば、先方の都合に合わせやすいのではないでしょうか。その候補日でもあなたの会社の都合が悪い時は、候補日の変更を再度依頼することは仕方がないことです。そのため日程を事前調整しているのですから。しかし調整の結果決まった日程を再度変更することは、できたら避けたいことです。先方の会社との力関係にもよりますが、あなたの会社が決まったことを何回も変更することは先方のあなたの会社に対する信頼感を損なう可能性があります。これは言葉や表現では回復できません。力関係がどうあれ、ビジネス交渉の始まる前に余計なハンディを負うことはできる限り避けておきたいものです。

　２回約束を破るのを１回で済ますこんな事例があります。
　ミーティングの約束の時間に10分か15分遅れそうになって、あわてて先方に事前に電話を入れてお断りすることがあります。「すみません、渋滞で10分くらい（どうしても短めに言ってしまう）遅れそうなんですが。」ミーティング会場に着いて「どうもすみません、予想以上に渋滞で遅れてしまって申し訳ありません。」とまた言い訳して謝る。先方は「渋滞で大変でしたね。」と言ってくれる。しかし先方は内心「10分と言っておきながら15分以上も遅れて来て。」といらいらしているかもしれません。それなら電話で事前に断るときに「15分か20分（少し余裕を見て）遅れるかもしれません。できるだけ早く着くようにしますが。」とお断りする。そして15分くらいの遅れでミーティング会場に着いたとき「遅れましてどうもすみません。」とあいさつする。先方は予想以上に早く到着したので「意外と早くつきましたね。」と気分よく迎えてくれます。2回も謝ることなく先方からは気持ちよく許してもらえます。

なお、私からの前回の回答の中の、例文で「社長が急用で日本に出張していました。」は言葉が欠落していました。「社長が急用で日本に出張してしまいました。」と訂正してください。

お礼

再びありがとうございます。今回はよくわかりました。ビジネスマナーについても大変勉強になりました。心がけます。本当にありがとうございました。とても助かりました。

回答No.1

FEX2053

既に質問者さんの日本語は「優・良・可・不可」の、日本の大学でよくある評価基準に照らすと、既に「良」レベルに達していると思います。ですので「中国人だと知っている」相手に対してなら全く問題無いですし、そうでない場合でも特段失礼には当たらないと思いますよ。

・・・実際、このレベルの文章を書ける日本人の新入社員ってのも案外少ないんです。

でも、この文章を更に「優：優秀な秘書が書いた文書」レベルにしたいなら、日本人でも間違えることが多い「敬語」の世界に入っていく必要があります。「敬語」は「きっちり使えば評価が上がる」けれども、「ヘタに使うと使わなかったときより評価が下がる」という厄介な用語でして、本気に勉強されるならきっちり「日本語」の勉強をする必要があります。特に「謙譲語」「丁寧語」の使い方は非常に難しく、私自身もよくわかっていません（ですので以下には「敬語的表現」でごまかしています）。

・・・逆に中国人がきっちり敬語が使えると、物凄く尊敬されると思いますが。

それはともかく、今回の場合「おりません」「帰ってきます」あたりが問題になるかと。ですので例えば

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A様

いつもお世話になっております。
早速のご返信ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、今週、弊社社長は日本に出張しております。
来週9日（水）に帰社致しますので、その際にA様のご都合を再度お聞かせて頂きたく存じます。
6月14日の週には御社にお伺い出来ると思いますので、
当件、よろしくお取り計らい頂きますようお願い申し上げます。
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1行目は「事実を伝える」ので、特段「敬語的な」表現は不要です。
2～3行目は「相手にやってほしいこと」を伝えるのでが「敬語的な表現」必要になります。
4行目に使っている「よろしくお取り計らい下さい」は、口語で言う「この件よろしくね～」の丁寧な言いまわしとして結構便利に使える「敬語的表現」ですので、覚えておいて損は無いと思います。

ちなみに、本格的な敬語を使ったビジネス文章にしたい場合は「毎度御引立て頂きましてありがとうございます」などの書きだしになり、この文章より「硬い・形式ばった」文章になってしまいます。フレンドリーさを保ちたい場合は「バリバリに敬語が入った文書」は、むしろ逆効果だと言う事も知っておいて損は無いです。

お礼

ご親切に教えていただきありがとうございます。例文を繰り返し読みます。大変参考になりました。私の知らない表現がたくさんあります。最後の一行を読んで確かにおっしゃるとおりだと痛感しました。日本の本社と連絡する時に、敬語が使われすぎ、お互いの距離を大きくしてしまったと社長に叱られたことがあります。日本語はまだ下手です。「優レベル」を目指しているので、これからもご指導くださりますようにお願いいたします。