学会のプログラム編成に関して簡易な方法がないか質問させていただきます．

質問

学会のプログラム編成に関して簡易な方法がないか質問させていただきます．
2日間、参加者500名程度の学会講演会で20セッションパラレルで進行させ，講演数は200程度です．
これのプログラムを作成しなくてはならないのですが，Excelとかのシステムで適切なスケジュール作成システムはないでしょうか？
途中に講演を追加，順番変更，キャンセルなどしても自動でうまく時間割が編成可能なようなシステムを希望しています．
どなたかご存じありませんか？

回答No.2

noname#160321

セッションの座長を同じ分野の先生に振るのも結構メンドイです。普通その先生は学生さんの共同研究者なので、学生さんが他の部屋で発表している先生に振る事は出来ません。
でも、通常同じ部屋で似た発表が続くので「深刻な問題」ではないですが。

回答No.1

polymer1

学会、講演会のセッション編成には、「志」と言ったものを入れる必要があると思いますので、単純に機械的にするのは、難しいと思います。
それに、２０セッションをパラレル２日間と言うことは、、５０人～１００人が入れる部屋を１０部屋確保する必要もあり、一人二人でするような仕事じゃあないですね。
それに特別講演とかで全員が入れるような場所を確保する必要の有無も重要ですね。

発表者だけでなく共同研究者（特に指導教官）が同時にならないようにするとかも考慮する必要があるので、講演と希望セッションで振り分けし、セッション時間枠を設定。
セッションオーガナイザーが、セッション内の発表順を決める。そして全体のバランスと、時間の重複の有無を確認して、フィックスすればよいと思います。
重複確認とかには、ＰＣ（EXCELで十分と思います）は、役立ちます。しかし、Postitに講演名と講演者（共同研究者）を記した紙をWhiteBoadに貼り付ける方法も、古典的ですが実戦的ですね。
これをアシストするソフトも出来つつあると聞いたことありますが、まだまだソフトにお任せと言うわけには、行かないようです。

この規模なら、大凡１年間の準備だと思います。先ずは、日程と会場確保ですね。
がんばってください。

お礼

どうもありがとうございました．
会場，日程は確保されていまして，講演募集用のwebシステム（これも作らされたんですが）が開始され，実際に講演の受け付けが終了しつつある段階です．
講演順と座長はOSオーガナイザが決めて，私がそれをプログラム編成します．
いつものことながら教授や実行委員長は何もしませんので，一人でやることになります．
Excelマクロか，cgiか何かしら全体の自動調整が効くソフトがあればいいのですが．