実は今年度、集合住宅内の自治会会長を受けました。

質問

実は今年度、集合住宅内の自治会会長を受けました。
役員も含め1年ごとの持ち回りでほとんどの方が、初めての役員です。
月1回の役員会があり、各階の役員が担当階の自治会費を集金し持ってくることになっています。

4月に今年度がスタート。
そのうちの一人が一度も役員会に出席せず、自治会費の納入がありませんでした。
電話連絡、訪問を繰り返しても、留守(居留守)、
子供が出ても「親が今いない」「帰りは何時になるかわからない」との繰り返しです。

約一ヶ月後、突然私のの家のドアポストに集金額が投函されていました。
電話連絡し、子供を通じて、先月分の集金であることがわかりました。
「今月分の集金日も近いので、次回の役員会にお持ちください、
役員会に参加できない場合、他の役員に渡して持ってきてください。」
と、手紙をドアに投函しました。

そして、今月の役員会にも出席もされず、その階の集金額が届きませんでした。
その後の連絡も取れない状態です。

この場合、集金したお金が会に集まっていないのか?
集金業務そのものをしていないのか？
本人から確認することもできず、子供(中学生くらい)にどこまで、伝達をお願いしてものか?
悩んでいます。

会としては、業務を分担し、他の役員で担っても良いと思ってもいますが、
本人との連絡が取れないため、歩み寄りの話もできず、
その方を飛ばして、他の会員から直接集金することや、既集金額や役員所持書類をどう回収するかなど、
本人を無視してできない部分もあり困っています。

A：この場合、本人と連絡取った上で今後の対応を相談すべきなのか?
本人には手紙で伝え、他の会員から、直接集金業務などを行うべきなのか?
既集金額や役員書類の事もあるため、自治会として、会長としてどう対応するか悩んでおります。

皆様のご意見、体験などをお聞かせいただければ幸いです。

回答No.1

kyo-mogu · ベストアンサー

集合住宅の自治会の理事をしています。順番になるのでよく分からない状態でなっていますが。

　未納者に対しては、再三御願いする状態が続いていたようです。法的な処置も可能ですが、なにやらややこしい事になるようです。
　それと、集金がきちんと出来ないのであれば、他の人に変えないと危険です。会計は信用のある人でないと危険な状態です。また、それでもしなければ行けない場合は監査する人間が必要になります。毎月確認する事になりますが。

　会長、副会長、会計は非常に重要です。負担も大きいので他の方が手分けするなど検討して下さい。

　それと期限をつけて、請求して下さい。回収するにも期限が定めないとずるずると引き延ばしになります。そして回収できない場合は、お金に関しては法的に処理する旨伝えて下さい。返さない場合は横領したと見なすと。この手続きに関しての費用も別途請求すると。まぁここまですればだいたい回収できると思いますが。

　我が自治体では、管理業者を入れる形で運用しようとしています。こういったトラブルにも対応可能ということなので。別の人間が間に入ることで負担も減るかもしれません。ただし費用はそれなりにかかりますが。

　会長だけの悩まずに他の役員なども交えて検討して下さい。

お礼

親身にご返答いただきありがとうございました。

実際に自治会役員をされている方の貴重なご意見とても参考になりました。
早速、手紙にて通達して行こうと思います。

私も含め、専業ではなく仕事と家事をしながらの役員業務なので、
こういう方がいると、家の時間が削られ迷惑しますね。

役員をやってみて、私の住んでいる周りにも色々な人がいるのだと思いました。
ご意見を参考にして、他の役員と相談し対処して行きたいと思います。

ありがとうございました。

回答No.2

poolisher

実際にはマズイ事やっているのかも知れませんが、証拠のないところで強く出ると２次トラブルが起きる可能性もあります。

先ずは、予断を入れずに冷静に状況把握をやってください。

住民に支払い状況の裏取りする場合でも、何故聞きまわっているのかというようなことは秘匿することです。

お礼

裏取りする場合に秘匿することなのですね。
この辺の注意が欠けていました。
もっと慎重にことを進めます。
ありがとうございました。