エクセルのファイルの共有について教えて下さい。

質問

エクセルのファイルの共有について教えて下さい。
現在、経理処理のファイルを5人で使用してます。
ファイル自体は、売り上げを足して行くだけの単純なものなんですが、
一人が使用していると、他の人は使用出来ません。一人の人が使っていると、閲覧のみのファイルとしてしか開けられませんが後で編集する様にしますか・・・と言ったメッセージが出ます。
一つのファイルを5人同時に使い、同時に編集して、保存する事は出来ませんか？

理想としては、同時（全く同じ時期に出来るのが理想ですが、難しい作業が要る様であれば、せめて5人が同じファイルを開けっ放しにしてても）に編集・保存する事は出来ませんか？

説明が下手でごめんなさい。

よろしくおねがいします。

回答No.1

abrams5159 · ベストアンサー

こんばんわ。

エクセルの共有についてですが以下の手順にて可能です。バージョンは2000です。
［ツール］メニュー→［ブックの共有］ダイアログを表示→［編集］タブ選択→「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェック・ボックスを選択して［OK］ボタンをクリック

これにより5人同時に開いて、同時に編集することができます。

ただ上書き保存するとき、ほかのユーザーが編集したところを上書きしてしまったり、あなたが編集したところを別のユーザーが誤って上書き保存しちゃったり・・・といった現象に注意が必要です。
単純に追記だけであれば、お互いに作業範囲を決めた上で使用されたほうが無難かと思います。

ちなみにほかのバージョンでも、上記手順で共有が可能かと思います。お試しください。

お礼

さっそくやってみました。
出来ました。
ありがとうございます。

回答No.2

keithin

ご相談のことは確かに「ブックの共有」で出来るのですが，この機能は使っている内にかなりの確率で早晩ファイルを破損すると，もっぱら信じられています。都市伝説ではなくリアルに。
また編集し保存し閉じても編集履歴を（所定の期間分）全て保持しているため，ファイルの容量が格段に大きくなり，扱いづらくなったりそれがまた破損の原因の一つにもなっていると思われています。

＞経理処理のファイル

というお話でもちろんファイの定期的なバックアップなども気をつけて行っていらっしゃると信じますが，もしブックを共有して運用してみようと思うのでしたら，今までの３倍も気をつけてバックアップを取ってください。また定期的にブックの共有を解除してファイルをリフレッシュし，必要に応じてまた共有を付け直すなどのメンテナンスを必ず行う様になさってください。

＃本当は。
そういうお話でしたら誰かちょっとパソコンに詳しい人間を頼って，エクセルではなくACCESSに移し変えた方が安全で安心です。

＃別のアプローチ

＞ファイル自体は、売り上げを足して行くだけの単純なものなんですが、

この書きぶりだけから想像できるのは，５人が５人それぞれに自分のエクセルブックにデータを記入していき，ある〆のタイミング（日付でも週でも？）でがっちゃんとリストを合わせるなどではダメなんでしょうか？

お礼

ありがとうございます。

ファイルの共有は、実用するのは難しそうなんですね。。。

アクセスも使ってみようと思い、取り組んだ事もありましたが、、、、ちんぷんかんぷんでした・・・。

しかしこれを機会に、同僚と一緒にがんばってみます。

ありがとうございました。