元帳等を電磁的記録にするための心得（電子帳簿保存法）

質問

電磁的記録をするためには、電子帳簿保存法という法律に基づき、税務署へ申請して、法律要件を満たすシステムであることを証明する必要があるそうですが・・・。

このシステムっていうのが、国税のHPを見ると非常に分かり辛いのですが、具体的にはどういうことでしょうか？？
税務署の承認を得るためにはどうすればよいのでしょうか？
どういう準備が必要でしょうか？？

アドバイスお願いします。

回答No.4

aokisika

マック用ですがこんな会計ソフトがあります。
電子帳簿保存法に対応しているようです。

http://www.aozoramame.com/kaikei/product_r6.html

回答No.3

kadusaya2

No2 です。

> 何か基準があればいいのですが・・・。

原則として国や法律では、システムに対する基準や方式を規定することはありません。そこまで規定すると「企業への圧迫」「自由競争の阻害」になりかねません。
法律上の要件を示し、それを満たすようなシステムを設計してあればＯＫ！です。
じゃぁ、どんなシステムであれば良いの？と聞けば、それは自分で考えなさいという返事が返ってきます。

実際問題として、技術も要件も複雑化してきていますので、自分で考えろと言われても困る人や企業が大勢います。
そのための国は、われわれ「文書情報管理士」や「ITコーディネータ」などの専門家の育成を推進しています。

文書情報管理士とは、「e-文書法」「電子帳簿保存法」「電子署名法」などの専門家です。今後、政府系のお仕事の応札には「文書情報管理士が社内にいること」という条件が付きます。
ITコーディネータは、IT全般を受け持つ専門家です。国として「ITコーディネータの育成」や「システムの構築にはITコーディネータのアドバイスを受けること」を指導しています。

電子帳簿保存法にしても、e-文書法にしても、ここでの返答やWebサイトでの解説は全体のごく一部でしかありません。全部解説していたら本がまるまる一冊できあがりますし、簡単に理解できるものでもありません。

本腰を入れてシステム化をするのであれば、文書情報管理士に相談してください。
税務署との応答も含めて、対応してくれるハズです。

回答No.2

kadusaya2

総勘定元帳などを電子保存するための法律は二つあります。

１．電子帳簿保存法
対象は「総勘定元帳」「仕訳帳」などの帳簿類で、「決算書」や「契約書」などは対象外です。
要件として、システムのデータベースが赤伝方式で設計されている必要があります。

２．e-文書法
対象は「法定文書」で、「総勘定元帳」「仕訳帳」などの帳簿類および「決算書」や「契約書」なども含まれます。
要件として、電子証明書の取得、タイムスタンプサービスの契約、電子署名の可能な帳票ソフトが必要です。

詳細に関しては、
http://www.XN--E--5L7DU6CP6N.jp/
を参照して下さい。

お礼

ご教授ありがとうございます。参考になりました。

電子帳簿保存法http://www.xn--e--5l7du6cp6n.jp/html_Legal/00002.htm
において、『自社専用の経理システムの場合は、修正履歴が残る方式、もしくは、一ヶ月を過ぎたら修正できなくなる方式に改修する。 』との記載があります。

この点について、現実的に税務署がO.K.するレベルが、文章だけでは曖昧ですね。
会社として悪いことをする意図は無いのですが、自作したシステムを外部者（税務署）が信用してくれるということが、分かり辛いですね。

弊社、システムの人間と相談しても、良い結論が出ません。
税務署の人に相談しても、意味不明な返答なんですよ。

何か基準があればいいのですが・・・。

回答No.1

aokisika

たとえば、通常の会計ソフトは、後から書き直すことができます。つまり、帳簿を不正に改竄できます。

紙のノートにボールペンで記載した場合は書き直すとその跡が残るので、不正をしずらくなります。

電子帳簿保存法に基づくシステムとは、紙のノートと同じように、入力間違いを訂正はできるけれども、いつどこをどのように訂正したか、という履歴が必ず残り改竄が不可能なように作られたシステムです。

ところで、今日は２月２４日です。パソコンは、システムの時計をユーザーが１月２４日に調節できます。ですから、今日、２月２４日の取引を、１月２４日に取引があって記帳をしたかのようにごまかすことが可能です。したがって、パソコンを使ったシステムは、どんなソフトを使っても法律要件を満たしません。

会計専用に、ユーザーがシステムをいじることができないような構造のコンピュータと専用の会計ソフトを組み合わせたシステムでなければなりません。