立替費用の実費請求とその入金仕訳について

質問

提携企業の商品案内や告知ＤＭを提携企業の代わりに弊社がお客様へ発送した際の実費発送費を提携企業へ請求しました。
この入金時はどのように仕訳処理をしたらよいでしょうか。
現在は、実費請求であれば弊社で計上した「経費のマイナス」仕訳としており、色をつけて、または概算請求であれば「雑収入」としています。ただ、実費請求といってもその根拠が明らかにされているわけではなく、担当者からの口頭レベルです。
以前、どこかで、経費マイナスの場合は、支出額を証明する帳票類が必要と聞いたことがあります。
実際、高額なものも発生しており、仕訳の違いで利益管理も異なってくるので心配となりお伺いいたします。
また、請求する際に、実費+消費税とした場合は経費マイナスはできないことになるのでしょうか。
細かい内容で申し訳ありませんが教えてください。
どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.1

ok2007 · ベストアンサー

経費のマイナス（本質的には立替金）とするか、雑収入（本質的には手数料収入）とするかは、元の契約内容ないし合意内容によるべきこととなります。

完全な実費請求で合意していれば、それは通常、立替契約が締結されたと考えていいでしょう。この場合、立替金計上となります。決算時において、売上高に比べて金額的重要性に乏しければ、立替金勘定を通さず経費のマイナスとしても構いません。

完全な実費請求ではなく、または完全な実費請求でも立替契約といえそうにないときは、通常、独自に設定した発送費用を請求する契約が締結されたと考えていいでしょう。この場合、その全額が手数料収入となります。決算時において、売上高に比べて金額的重要性に乏しければ、雑収入に計上しても構いません。

このほか、完全な実費部分につき立替契約、上乗せ部分につき手数料を請求する契約が締結されたと考えられる場合もありえます。この場合、立替契約部分については立替金（ないし経費のマイナス）、手数料契約部分については手数料収入（ないし雑収入）に計上することとなります。

概算請求のときは、後で精算されるかどうかがポイントになるでしょう。精算されるのであれば後日精算方式の立替契約になるかどうかを検討し、されないのであれば独自設定発送費用または上乗せ手数料と考えるべきでしょう。

また、実費には消費税が含まれているため、実費+消費税としたときは、完全な実費とはいえません。

契約内容などの仕訳の背景・根拠をベースにし、事務負担を考慮しつつ、仕訳処理を決定してはいかがでしょう。

それから、証憑類については、税務対策だけでなく、株主対策の観点からも、社内体制強化の観点からも、出来るだけきちんと揃えるのがよいといえます。

支出額を証明する証憑の要否については、経費マイナスのときに限らず、支出全般について原則として必要です。特に、多額のときは必須といえます。少額のときは要求度が高くないものの、少なくとも担当者の述べる金額の算定根拠についての書面は、あったほうがいいでしょう。

お礼

パターン分けした回答、ありがとうございました。
単なる発送だけでなく、広告制作や企画費を請求する場合もあり、複数工程ある場合は、それに対する支払証憑の代わりに担当者が作成した支出一覧を提出してもらっています。今後、事務負担と考慮しながら支払証憑をできるだけ揃えていくようにしたいと思います。
完全な実費請求ではない場合の2選択について、稀に部分的に概算請求（後精算無）をしているケースもあります。
請求額全額を手数料契約とすべきか、立替契約+手数料契約とすべきかの判断が難しいです。あとは社内決めの問題でしょうか。。

とてもわかりやすいご回等、本当にありがとうございました。