社内メールが多くてたいへんです

質問

グループウェアが必要と思いますが現在ありません。
３０名くらいの会社です。
何もかもメールになっているので数が増えすぎてアウトルックがパンクし、トラブルが起こり始めました。
私は現在そのような担当なのですが、知識も乏しく上司に説明してもわかってくれません。
費用をかけてグループウェアを検討すべきと思うのですが
はたしてどこまで活用できるのか不安です。

質問は、現在グループウェアを導入されていらっしゃる方でどのくらい活用されているか？
スケジュール・社内連絡等はいかがでしょうか？
その他はいかがでしょうか？
たとえば掲示板の機能で議論、意見交換は可能でしょうか？
スレッドをたてて記録として残す場合、資料として活用できるのでしょうか？
ファイル等保存する場合のセキュリティは？

ベンダーに提案していただくのが一番でしょうが、PCに不慣れな社員がいる場合など、導入後の活用の内容をぜひお聞きしたいです。
何もかもメールとなっていてとても困っているのでなにかよい案がありましたらぜひ教えてください。
よろしくおねがいいたします。

回答No.2

W_Wine

グループウェアはあると便利ですが、使いこなせるかどうかとなると企業差、個人差が出てきます。
会社として導入してみたが、使いこなせない人(意図的な理由含めて)が出てきても不思議じゃありません。

>スケジュール・社内連絡等はいかがでしょうか？
>たとえば掲示板の機能で議論、意見交換は可能でしょうか？
>スレッドをたてて記録として残す場合、資料として活用できるのでしょうか？
--->最低限の機能でシンプルな操作や画面のものが定着しやすいと思います。
あるいは皆さんの要望を聞き集めて、要件定義を作ったうえで製品を比較検討するという方法もあります。

>ファイル等保存する場合のセキュリティは？
--->ファイルを暗号化するなどの機能を備えている製品が多いと思いますが、前提として利用する社員の意識が大切です。機能だけでなくルールが必要ですが、そのルールを守ってもらえるようにしないといけません。

tott様は専任の担当者でしょうか？それともほかの業務と兼任なのでしょうか?
メールにしてもグループウェアにしても専任として管理運用することが業務であれば、フリーのソフトをtott様がメンテナンスするのもいいでしょうが、他の業務があるのでしたらメンテナンスすることは困難だと思います。前述の要件定義も専任でしたら問題ないでしょうが、兼任ですと意見を聞いてまとめることに時間がかかります。

使い込まれたグループウェアは基幹業務に近い存在になりますので、問題が起きた時には最優先で解決に取り組まないといけません。兼任の立場ですとどちらの業務も中途半端になる可能性もあります。
費用がかかっても有償のアプリケーションを利用することがtott様と勤務先の業績向上につながると思います。

お礼

回答ありがとうございます。
そうですね。なにごとも意識次第ですよね。
そこが一番大事かもしれないですね。
強行に進めると自然に反発心が目覚めてしまいますよね。
ことの進め方はとても大事ですね。

私は兼任もいいとこです。小さな会社なのでいろんなことしてます。
確かにメンテは無理なので有償が導入できるようがんばってみますっ
ありがとうございました。

回答No.1

showstoppe

メール文化の会社ですと、何もかがメールで…
となりがちで、便利なのか不便なの良く分からない状況になりますよね。
心中お察しします…。

さて、30人規模の企業と言っても、やはりグループウェアは便利ですし
対費用効果も見込めると思います。
少なくとも、メール不具合の対応やら、該当メール探し出すとかの時間を考えれば。
そこで考え得る手段としては

・ASPのグループウェアを使用する
　メリット：メンテフリー
　　　　　　比較的安価
　デメリット：自由度が限られる

・フリー(無償)のグループウェアを導入する
※探してみると結構有りますよ。
　メリット：サーバ等の機器が有れば、費用が発生しない
　デメリット：メンテ等が必要

・有償のグループウェアを導入する
　メリット：自由度が高い
　　　　　　メーカーサポートを得やすい
　　　　　　(ベンダにメンテを頼めたりもする)
　デメリット：費用がそこそこ発生する

どれも一長一短では有りますが、貴方が望む事はほぼ全て可能です。
また他の社員の方の活用に関しても懸念されているようですが
便利ささえ分かれば、自然に活用される様になりますし
何処かのタイミングで導入する必要性は発生すると、個人的には思いますよ。

お礼

さっそく回答いただき、ありがとうございます。
そうなんですよ、いつもトラブルが多くてほとほと困っています。
改革は難しいですし、その前に上司を説得しなければだし、かなりエネルギーいります！

＞便利さがわかれば…
そうですよね！
そこまでもっていければ、なんとかなりそうですよね。
がんばりますっ
ありがとうございますした。