仮の振込をどう領収書で処理していいか分からず困っています

質問

夫が個人事業で行なっている建築業のお金の管理を私がしています。
まったく経理の知識がないため、どう処理していいか困っています。

当社が元請けで、４～５段階に分けて工事をし、その都度、施主に
工事代金を支払ってもらっています。現在、以下の状況が起こっています。
●２段階目の工事費の一部を前金で支払ってもらい、仮領収書として渡した
●施主が工事費用の融資を受けていて、工事発注した証拠を
　融資元の金融機関に提出するために、すべて当社の名前での
　領収書が必要との事（当社の名前でのみ融資を受けているため）。
　そのため、当社の実際の受注額とは別に、施主が他社に工事発注したり
　備品購入したりした金額についても、当社に発注したとして領収書を
　発行してほしいという依頼を受けた。それに合わせて、口座でお金を動かした。

具体的には以下のようなお金の動きがありました。

●80万円の前金を現金で当社が受取った
（125万円の２段階目工事費の一部として）
●545万円が当社に振込まれた
（内訳）A：125万円：実際の工事費
　　　　B：245万円：施主が他社発注した工事費＋備品購入費
　　　　C：175万円：次回当社に発注予定の工事費
●500万円を当社が引出し、施主に戻した
（内訳）A'：80万円：前金で受取った工事費を返金
　　　　B：245万円：施主が他社発注した工事費＋備品購入費
　　　　C：175万円：次回当社に発注予定の工事費

施主からは、融資元の金融機関に提出するために、当社の名前で、
370万円（A+B）の領収書（但書：工事代金の一部として）を発行してほしいと言われ、
依頼どおり渡しました。用途が済めば、返却してくれると言っています。
また、正式な領収書として、別に125万円の工事費分を発行する予定です。
それと引換に、前金80万円分の仮領収書は返却してもらう予定です。

困っているのは、B：245万円とC：175万円についてどういう書類を
当社が保管する必要があるかということです（領収書、請求書等）。
単純に、１枚の領収書（請求書？）に、上記の通り、545万／500万の金額と
その内訳を書けばいいのでしょうか？　それとも、差額の45万円を相殺分として
内訳に545万－500万の詳細を書けばいいでしょうか。
または、それぞれの名目別に書類があるべきでしょうか？？　
また、施主から受取るべき書類は何でしょうか？
混乱しています。どなたか、ご指導いただけますでしょうか。

回答No.3

tom0014

まず仕分けですが
預金80/前受金80
預金545/前受金45
　　　/預り金500
預り金500/預金500
返金分は預り金処理しますので特に書類は必要ありません。
ただ額が大きいので備考に「誤入金分」と書けば見かけじょう
問題はなくなります。
ただ、今後は断るべきですね。
返金が現金なら施主から領収書をもらってください。
うその領収書は施主から回収し、×をして誤記入として
領収書綴りと一緒に保管しておいてください。

お礼

回答ありがとうございました。
仕訳はこうやって額面どおりに見ると、シンプルだと思いました。
返金した500万は誤入金となるのですね。。。

＞返金が現金なら施主から領収書をもらってください。
銀行の振込受付書の控えはありますが、領収書の代わりになりますか？
また、施主から「B：245万円分（施主が他社発注して支払った分）の領収証原本は、必要であれば渡します」と言われましたが、特に受取る必要はないでしょうか？

回収した領収書はきちんと綴っておきます。

＞今後は断るべきですね
本当にそう思います・・・。

回答No.2

nolix

すみません。仕訳が逆でした。（あー情けない、久しぶりでしたので勘弁）

預金口座｜第二期工事前受金１部８０万
預金口座｜第二期工事前受金残金４５万
預金口座｜第二期工事前受金過入金８０万
預金口座｜Ａ社発注前受金２４５万
預金口座｜第三期工事前受金１７５万
＊５００万の返金処理
前受金（５００万の前受金返金領収証をもらうこと）｜預金口座（引出・返金）
上記の様な感じではないでしょうか？
第二期工事完了後は、売上を計上し、前受金と相殺します。
第二期工事前受金（前受金相殺）｜工事売上（第二期工事完了後）

お礼

回答どうもありがとうございました。
当社が受取った分は前受金預かり証を渡して、返金した分は前受金返金領収証をもらうということでしょうか。
仕訳じたいよく理解していないので・・・
もっと勉強しないとですね。

回答No.1

nolix

まず１点目：仮領収証ではないでしょう。前受金預かり証でしょう。
それから、第何期の工事なのかはっきり工事期間と併せて管理すべきでしょう。

８０万円の入金
前受金第２期工事分｜預金口座
５４５万円の入金
１２５万円第２期工事分未収金｜預金口座
２４５万円他社発注分前受金｜預金口座
１７５万円第三期工事分前受金｜預金口座
＞●500万円を当社が引出し、施主に戻した
これはおかしいです。相手は銀行振込なのに手渡しですか？
必ず証跡が残るように銀行振込すべきです。
それから、他社発注分は、御社から振り込めば銀行取引上も変に成らないのではないでしょうか？
工事未収金（納入済み）と前受金はしっかり管理すべきであり、前受金は領収証ではなく、前受金預かり証で良いのではないでしょうか？
建設・不動産では、良くありますが、あまり良い商習慣では無いような気がします。
私の書いていることは、建築業界等の商習慣は無視していますので、その点ご了承願います。
保管すべき書類はすべて保管しておけば良いでしょう。

理想的な処理
Ｂ：245万円は、正常な取引にするなら、御社から発注会社へ振り込むべきでしたね。
245万円の前受金預かり証を、相手会社の押印を持って返却してもらい保管
Ｃ：175万円は、第三期工事費前受金として処理し、前受金預かり証を発行。工事完了後、納品書を発行し、前受金と工事未収金を相殺します。
実際の仕訳
第二期工事前受金１部８０万｜預金口座
第二期工事前受金残金４５万｜預金口座
第二期工事前受金過入金８０万｜預金口座
Ａ社発注前受金２４５万｜前受金
第三期工事前受金１７５万｜預金口座
預金口座（引出・返金）｜前受金（５００万の前受金返金領収証をもらうこと）
上記の様な感じではないでしょうか？
第二期工事完了後は、売上を計上し、前受金と相殺します。
工事未収金（第二期工事完了後）｜第二期工事前受金（前受金相殺）

わけの分からないところは、８０万の振込が２回あることです。これは前受金過入金として処理するしか無いような気がしますが・・・
あくまでも参考程度で・・・

補足

ご丁寧な回答ありがとうございました。
前受金預かり証というのがあるのですね。次回からそうします。

＞＞●500万円を当社が引出し、施主に戻した
＞これはおかしいです。相手は銀行振込なのに手渡しですか？
実際は銀行窓口で振込手続きしたのですが、高額なため、一度引出してから施主の口座に振り込まれた形になっています。そのため、振込受付書の控えはありますが、当社の口座上には振込先が記載されていません。

＞わけの分からないところは、８０万の振込が２回あること
80万の前受金を受取った後、工事代の全額125万を受取ったので、だぶった80万は返却しました。