管理組合委託契約書の管理員業務に係わる仕様書について

質問

マンションに住んでいます。
今、管理組合として住民の方の氏名などの情報が把握できていません。
管理会社との契約で
管理組合委託契約書にて
管理員業務として管理員業務に係わる仕様書
に書かれていて
（１）受付等の業務
　二　甲が定める組合員等移動届出書の受理と報告
となっていますが、
管理会社は組合員のデータについては把握していますが、報告が
管理組合にないため、分からなくなっています。
管理組合に報告することは必要だと思いますが、
個人のデータとはどこまでのことでしょうか？
住民の氏名、電話番号　までは管理組合でも知っていていいと
思うのですが、
通常、マンション管理組合では　個人データの扱いなど
どのようにされているのでしょうか？
管理会社（管理員）は理事会でも役員の名前までで、住所（外部に住んでいる方）電話番号は個人情報と言って、記載しません。
宜しくお願いします。

回答No.2

btob · ベストアンサー

私の属する管理組合では、個人情報は、最近までまったく持っていませんでした。今は、災害時の避難状況を確認する、避難をスムーズにするという名目で、部屋番号と氏名と年齢を集めました。アンケート形式で集めたため、本人が承諾した世帯のみ持っています。
個人情報保護法施行のため、個人情報に誰も彼もが敏感になったからです。管理会社のフロントマンも、個人情報を持っていない組合も多いといっています。
下手に個人情報を持っていると管理が大変です。集めるのは目的、管理方法を定めた上、気をつけて集めたほうがよろしいかと思います。個人情報を持っていないても、ポストへの手紙の投函、Ｅメール、管理組合ホームページ、掲示板で情報は伝わるので理事会としても問題ないと思います。

お礼

緊急時の時にやはり必要になってくると思います。
貴方の管理組合のやり方　非常に参考になりました。
また　個人情報の管理もたいへんなことがわかりました。
ありがとうございました。

回答No.3

btob

No.2です。
ちなみに個人情報保護法は、管理組合には適用されない法律ですので、そこは勘違いをなさらないように。というのは、５０００人を超える人の名簿を持っていなければ関係ありません。また、管理組合は、事業目的で個人情報を集めているわけでもないですから。
また、未整理の情報の状態にしておけばなおさら適用外です。

個人情報保護法により、個人が個人情報に敏感になっている現実があります。
したがって、個人情報保護法が管理組合に適用されないといっても、個人情報を管理組合がいい加減に扱ってよいというわけではなく、情報管理について規約に定めるのが望ましいと思います。

参考URL：

http://allabout.co.jp/living/mansionlife/closeup/CU20050315A/

お礼

管理規約の改正の予定がありますので、情報管理の規約の追加を考えて生きたいと思います。追加の情報ありがとうございました。

回答No.1

noname#185422

はじめまして、つい熱が入って中傷してしまうことがありますがお許し下さい。

＞通常、マンション管理組合では　個人データの扱いなど
どのようにされているのでしょうか？

昔、８年前住民の家族構成、電話番号等を帳簿として保管した記憶があります。しかし、今は個人情報保護法が施行されたので。

マンションの各部屋番号と世帯主の名前のみ管理しています。
（電話番号は、管理会社のみ知っています）

しかし、毎年管理組合の理事など変わりますので理事の方で電話番号をどうしても必要な場合。のみ教えても良いと本人に確認してから教えてもかまわない人を限定して教えています。

あなたが、管理員業務で皆さんの情報がほしい場合。管理会社の担当者に聞いたら良いと思います。

しかし、実際は昼間の在宅のお宅はエントランスから呼び出しをすれば連絡はできると思います。

まとめますと、個人情報は部屋番号と名前のみです。

ちなみに、私は今期マンション管理組合の理事長です。

ご参考まで。

お礼

今副理事長をしています。
築２０年が経ち、高年齢の方も多くなり、マンションのコミュニティを良くしたいと思っています。
電話番号も管理組合が知っていたほうが、いいと思いますが、後の管理などまた、個人情報保護法により、難しそうですね。
ありがとうございました。