会計 領収書の保管について…。

質問

領収書の保管について聞きたいのですが、

領収書をスキャンして
ハードディスクやCDなどに
保存して、元の領収書などを
捨てても大丈夫なのでしょうか？

申告などは電子で保存する時
税務署に書類を提出する事は
書いていたのですが、

回答No.4

gutoku2 · ベストアンサー

>領収書をスキャンしてハードディスクやCDなどに保存して、元の領収書などを捨てても大丈夫なのでしょうか？

一定の条件で　”領収書”　の電子保存が認められています。
（税務省令に定められています）
条件を満たせば、スキャンをしてご記載の媒体に保存、元の領収書を捨てても
問題はありません。（税務上、認められます）
ただし、一定の条件は結構ハードルが高いと思われます。
（下記参照）

e文書法で定められた、領収書関係（財務省令）のスキャンニングの条件
　◯3万円以下の領収書である事
　◯カラーでスキャン
　　　・赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256 階調以上であること
　　　　　（三原色が256階調ですから、フルカラーです）
　　　　　＜改正電子帳簿保存法施行規則第3 条(5)二イ＞
　◯スキャナの解像度
　　　・解像度が1 ミリメートル当たり8 ドット以上であること
　　　　　＜改正電子帳簿保存法施行規則第3 条(5)二イ＞
　◯電子署名の付与
　　　・電子署名を行った日が、電子署名に係る電子証明書の有効期間内
　　　　　＜(改正電子帳簿保存法施行規則第3 条(5)二ロ＞
　◯タイムススタンプの付与
＜詳細は下記参照＞
http://www.dir.co.jp/souken/research/report/law-research/financial/05021501financial.pdf

解像度、カラー、電子署名、タイムスタンプに関しては、初期投資さえすれば
（面倒ですが）クリアできると思われます。
しかし、3万円以上の領収書は、スキャニングされたデータは税務上認められ
ません。
よって領収書を金額によって分類し、一部は電子保存。一部は紙領収書を保存と、
紙の領収書だけを保存していた時より管理が余計面倒になります。
一般的な会社では、あまりメリットはありません。

元々、国税庁は領収書などの証憑書類すべてのスキャニングを禁止したかった
のですが、それだとe文書法のメリットの半分程度が無くなってしまいます。
それでは政府として困るので、税制調査会等で検討した結果、上記の様な殆ど
無理な条件を付けてスキャニングを認めた経緯があります。

お礼

なるほど！
そんな経緯があったんですね。
面白いですし、為になりました。

回答No.5

noname#78412

e文書法の回答がありますが、会計上の書類は全部税法上の保存が必要な書類であり、税法ではe文書法の保存規定は適用除外となっているため（電子帳簿保存法第9条の2）、電子的に保存をしたい場合には、電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）に定める税務署長の承認を得なければなりません。
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/denshichobo/mokuji.htm

回答No.3

noname#103206

基本的に領収書は、実際に経費として使いましたという証拠となるものです。極端な話になりますが、領収書が1枚もなくても経費として使用したことを証明できればいいのですが、何にもなくて証明することはまず不可能ですね。

本題ですが、スキャンした場合、複製がいくつも出来ることになりますし、金額の改ざんや、他所から持ってきた領収書の宛名だけ変えることも可能なわけですから、HDD等に保存したものは領収書の役割を果たさず、上記の証明する材料として認めて貰えない場合が生じる可能性があります。

お礼

なるほど、
改ざんの危険性もあるから
現物の領収書の方が
いいと言うことですね。
場所を取りたくないので
そんな事もできるのかと
思ってたのですが、
考えが甘かったですね。

回答No.2

mukaiyama

＞領収書をスキャンしてハードディスクやCDなどに…

もし、何かの間違いか意図的にかいずれにせよ、「まだお金をもらっていない」と再請求されたとしても、領収証の原本がなければ、確実に支払ったと反論することはできません。
コンピュータ上の書類は、誰でも簡単に改ざんでき、商取引の証拠書類としての役をなしません。

そのリスクを冒してでもやりたいならどうぞ。

回答No.1

zorro

法に準拠していれば可能です。

http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/ebunshoho.html