社内文書 校正をお願いします！

質問

ミーティングが１０月、１１月に４回あり、
その案内をすでに送ったのですが、
出席をとらなくてはいけないのと、みなさんが忘れないよう
思い出していただくために、改めて、１０月頭にあるミーティングの案内を出すことになりました。

そこで、文章を考えたのですが、もっとこうしたほうがいい
など、意見がありましたら、是非なおしていただけないでしょうか。
お願いします↓

「スタッフ各位
○○ミーティングについて既ににご案内させていただきましたが
第二回目のミーティングを○月○日、に行いますので、
改めて皆様にお知らせ致します。　

日時、場所については以下の通りです。

日程　○月○日　
時間　○時ー○時
場所　○○室

＊○部署のスタッフに限定しておりませんので、積極的にご参加ください。

お忙しいところ、お手数ですが、
ミーティングに関して、必ず出欠のお返事をお願い致します。
よろしくお願い致します。」

こんな文章です。

おかしいところがありましたら、是非ご指摘ください！！
お願いします

回答No.2

mat983 · ベストアンサー

スタッフ各位

○○ミーティングについて既にご案内させていただきましたが、
第二回ミーティングにつき、
改めて皆様にお知らせ致します。　
日時、場所については以下の通りです。

期　日　○月○日　
時　間　○時ー○時
場　所　○○室

＊○部署のスタッフに限定しておりませんので、積極的にご参加願います。
お忙しいところ、お手数ですが、
出欠の返事を忘れずにお願い致します。
よろしくお願い致します。

１出　席　○
２欠　席　○
※いずれかの○印を消して下さい。

↑微妙に修正しました。

お礼

どうもありがとうございました！
助かりました！早速参考にさせていただきます！！

回答No.1

tyty7122

社内文書は過度の丁寧さはご法度であり、「誤解無く情報を素早く伝達すること」が求められる。

社内文書であれば特にかしこまる必要は無く、伝えたい事を確実に伝えられればOKだ。今回のような場合、以前伝えたことの再確認を求める意味合いが強い。このような文書を「リマインダ」と呼ぶ。社内文書であれば、どこかに目立つように【リマインダ】と書いておけば、新規の情報ではなく過去の情報の確認を求める文書だと言うことが明確化されるので良いかと思う。逆に、リマインダか新規文書なのか本文を全部目を通さなければ判別できないようなものは最悪だ。

会社によっては、チェックボックスで書類の分類が一目でわかるような書式をとっているところもあり、そのようなところでは

□リマインダ
□新規情報
□要確認
□要返信

などに代表されるチェックボックスも用意されていたりする。

＞お忙しいところ、お手数ですが、

これは社内文書であれば不要。つけるにしても「ご面倒でも返信をお願いします」で十分。簡潔を心がけること。

＞ミーティングに関して、必ず出欠のお返事をお願い致します。

返事の方法を明記すること。口頭や電話での返事は現代ではじつにまどろっこしい。メールがベストだ。メールや電話で返信を求める際には、その旨およびメールアドレスや電話番号を明記すること。そして返信の期日も明記すること。さらに、期日までに返信が来ない場合にはどのように対処するのかも明記しておくこと。

お礼

どうもありがとうございました！
大変参考になりました！！！