マンション会計業務は管理員の仕事ですか？

質問

今マンションの副理事長をしています。　筑後20年が経っています。
管理員は通を持っていて、会計業務、出納業務すべてをしています。
（理事長が印鑑を持っています。）
そしてフロントはなんのチェックも無く、前々総会では収支決算の数値の間違い、今期の収支決算も総会前ですが、間違いが判明しました。
契約書では　管理員の仕事として、
(1)受付等の業務
(2)点検業務
(3)立会い業務
(4)報告連絡業務
基幹事務として、
(1)　管理組合の会計及び支出の調停事務
(2)　出納業務
(3)　マンションの維持又は修繕に関する企画又は実施の調整

となっています。
財産の管理方法は原則方式　です。
この契約で、管理人が会計業務するのは契約違反ではないかとおもっています。　管理員は他のしごとがおろそかになっているように見受けます。
また、預金通帳は当社（管理事務所）となっていますが
これは　管理員が自由に取り扱っても良いと解釈していいでしょうか
契約書では管理員が会計をしてもいいかどうか
どのように解釈していいかわかりません。
よろしくお願いいたします。

回答No.1

LUMIELE

初めまして
理事長経験者です。
築年数が長くなると色々なおざりになっているのかもしれませんね。
私の住むマンションの管理組合の場合ですが、
管理員は、管理組合が委託した管理会社の派遣員との認識で総会前の決算書やその他の案件に際しては、管理会社の管理担当者との折衝になっています。
ただ、現実の毎日の業務は管理員任せになってしまいますから理事長及びその管理組合で微妙に変わって来ているのかもしれません。
実際にどの様な間違いがあったのか書かれていなので分かりませんが、
私の住むマンションでは必ず、管理員さんは理事長宛てに「指示書」を持ってきます。
そこで、理事長の判がなければ管理員は、何も出来ません。
基本的に間違いを総会前に訂正し監査するのが「管理組合」ですので毎日総会時期前になると決算書と領収書や請求書の付け合わせをしました。
その時もまず指示書依頼書ありきで、３点セットです 笑。
ですので、チェック内容はむしろ管理費の延滞など区分所有者の入金内容だったり、管理委託内の支払い内容だったりしました。
その時間違いがあったのであれば、きっちり間違いを正し、もし、管理員レベルでの誤差とはっきり分かれば管理会社に請求を出来ると考えます。
総会前に理事長が、決算書を管理会社から貰い領収書や請求書などとの付け合わせや確認を細々とし、その後監査役に書類を回し説明にも管理会社の担当者と共に立ち会いました。
（ただ、余りに簡単な書面上の決算書報告に思えましたので、個人的に税理士さんに相談し見て貰いました。）
契約書で謳ってある事も現実、貴管理組合がどの様に運営していくかは理事会もしくは理事長次第だと思います。
管理員が会計をしていいか決めるのも、しかりです。
こちらが手を抜けば必ず何らかの出金は出ます。
駐輪場の徴収業務は、管理委託内容外でしたので別途管理員に支給する契約でうちは当初からお願いしています。

参考になったら幸いです。

お礼

ご回答、ありがとうございました。現在、会計、副理事を通して、出費内容を確認後、理事長が判を押しています。しかし、管理会社の管理担当の人との折衝はまったくありません。今まで、管理会社の仕事をチェックできなかった
結局なにもチェックしなかった、管理組合が悪いですが、私が理事になり、決算報告書の不備、貸借対照表がない　、管理規約改正の提案がない、長期修繕計画も不備ありと　管理組合の知識の無いのを利用して、管理会社は何もしなかったのは確かです。
今後、管理組合として　どのようにしていくかどうか
理事会ががんばっていかなければならないと思います。
先日、植木の散水は今の管理員は掃除の人の仕事といい、管理会社に確認、契約書では掃除仕様書に書いてあるので掃除人の仕事、管理員のしごとではない。（20年前より、管理員と掃除の人がやっていました。　また、今年、契約書に　散水の文言がなかったので、仕様書に入れてもらいました。）との返事だったので、管理員の仕事内容として
会計は入っていないのでこの件はどうして？　と
疑問になったわけです。
ありがとうございました。