代表電話

質問

うちの部署は30人で代表電話を一回線もっています。
それを 6本まで同時にかかってきても大丈夫です。

部署に二部門あり、やっている仕事内容も違い、もう一つの方がお客様の緊急性を要します。

私は代表電話を二回線増やして欲しいのですが、受け入れられますか？
電話番が私かもう一人の女の子に集中して、仕事に集中できにくい、社員は取らないでいて 鳴りっぱなしであったりします。

普通、一つの島に一つ番号ありませんか

うちは、4島あり、大手企業です。

どう提案したら、受け入れていただけますか

回答No.3

nihiros

まず、”社員は取らないでいて 鳴りっぱなしであったりします。”という原因は
何なのか？をグループ　グループでディスカッションする必要があると思います。
社員自身のモラルの問題もあるとは思いますが、根本的な原因を追究しましょう。
根本的な原因とは、例えば
１．電話をとっっても他の部門の電話の可能性が高く、自分の仕事を中断するのが
　　いやなので、とらない。
２．自分の仕事がどんどん増えるので、自部門の宛ての電話であったとしてもとりたくない。
３．クレーム等の電話が多くて、怖くて電話がとれない
４．自分で解決できる内容の電話でなさそうで、電話にでれない
５．今かかえている仕事で手がいっぱい
６．女の子2人が、最初に電話に出るものと思い込んでいる。（古い社風の問題？）
など、すべて洗い出しましょう。
もしも、１の様な内容であれば、電話の仕様を変更する事で対応が可能ですので
電話のシステム仕様をどうしたら良いかを電話設備を担当している部門を通して、
電話の保守・工事をしている会社に相談しましょう？
２～６の様な原因であれば、上長を含めてさらなる人為的な解決策を検討すべきでしょう。
ダイヤルインサービスを使えば、物理回線は、6本でも電話番号は6番号以上契約できます。
（追加番号といい、付加サービス料金はかかります。）
島毎に代表番号を持つのでなく、部門のサービス内容や問い合わせのカテゴリーに合わせて
代表番号を持つ方がベストです。追加番号料金は、それほど高くないので、取次ぎの時間、人
工コストと比較して、上長に提案してはいかがですか？

回答No.2

suiton

２回線増やしても、電話を取るのが二人だけだと何の解決にもならないのでは？
まずは、電話応対体制を社員を含めて考え直すことが必要ではないでしょうか。

回答No.1

kernel_kazzz

元番号を公開するように提案しましょう。
一般的に「ダイヤルイン」と呼ばれているもので、代表に掛けて内線で回すのでは無く、目的の部署に直接掛ける事をそう呼びます。

6本同時に通話できるのであれば、電話回線は6回線確保されています。
アナログであれば6個分の電話番号をすでに持っています。デジタル(ISDN)なら3個分の電話番号をすでにもっています。
※ISDNでもサブダイヤル契約をすれば3回線で6個の電話番号を持てます。

現状、少なくとも3個分の電話番号を持っていますので、代表番号以外の電話番号を公開するだけで済みます。
追加費用を掛けなくても済む方法なので、会社も受け入れやすいでしょう。

ビジネスホンは掛かってきた回線によって音質を変更する「鳴り分け」の機能を持っているものがほとんどです。
3本の回線それぞれに別の音質で鳴り分けするようにすれば、どの番号に掛かってきたものか判別できます。

回線1…代表番号
回線2…部門Aのダイヤルイン
回線3…部門Bのダイヤルイン

と、社内で取り決めて、それぞれ部門ごとにお客様に公開する番号を変えるだけです。
回線1に掛かってくる電話以外は、それぞれの部門が対応すると取り決めれば運用もできるでしょう。

大手企業ならば、電話を管理している部門や担当者がいるでしょうから、その辺を相談してみると良いかもしれません。