振込み金額のミスを無くすには?

質問

先日、請求書の請求金額欄が紛らわしいということで、消費税分を取引先に支払わなかったというミスが発生しました。幸い先方からの指摘で、来月に合わせて支払うことで事なきを得ましたが、先方には迷惑をかけてしまいました。

請求書は各社まちまちですが、そういった振込み金額のミスを無くすにはどうしたら良いでしょうか。実際に皆様の会社でやっている、ミスを無くすための方策をご教示ください。

回答No.4

wildcat · ベストアンサー

支払日には振込やら手形やら相殺など数多くあると思います。うちの場合でも定時の支払で１０００件以上の支払をいっぺんにします。
請求書に基づいて支払の一覧表を作成して金額を集計します。振込の場合は先方負担か当方負担かを集計します。
出来上がった集計表に対しては、請求書ともう一度照合して間違いないか確認します。
人海戦術でこれらの作業をしてチェックを複数人でやるのが筋でしょうが繁忙なため、それがままならないこともあります。
出力した表と請求書とのチェックをするとき表に定規をしいて、行を間違えないようにすることと、金額の照合は必ず、コンマを区切りにして数字の照合を励行させることで照合ミスを限りなく０に近づける努力をします。

お礼

より具体的に基本的なことですが、ご指導ありがとうございます。

もしかしたら、この手順も踏んでいないかもしれない…なんて感じています。又は形式的しか…。
弊社は氏はせい件数が少ないので、緊張感なく緩んでしまっているのかもしれません。

参考にさせて頂きます。ありがとうございました。

回答No.3

ok2007

思いつきで申し訳ないのですが、お書きの状況前提での「消費税分を取引先に支払わなかったというミス」を減少させる案としては、請求書上に記載された振込額にボールペンなどで○をつけることが考えられます。

さらに、一般論として、別の人がチェックする体制を整え実行していればミスをより減らせるものですから、正しい場所に○をつけたかどうかを（別の人が）チェックすれば、ミスをより減少させることができましょう。もっとも、チェックをするかどうか・チェック担当を置くかどうかは、ミスの発生頻度や重要性と、事務負担とを比較して、検討する必要がありましょう。

お礼

ありがとうざいました。

実は、○印案は、シャチハタを押すことで実行していましたが、残念ながら形式的であったようです。
チェック体制にはしていたのですが、担当者同様、消費税抜きの報酬に焦点があってしまったようでした。チェック者が担当者と同じ手順で考えたのが原因と考えています。
⇒この回答を書きながら、だんだんと見えて参りました。担当者・チェック者が間違えてはいけないとする責任感。その責任感をもとに、担当者としてのミスを少なくする具体的な手法の確立と、チェック者が担当者と違う手順で確認する具体的な手法の確立。そして、そこに時間的余裕を持たせる。
具体的な手法については、両名とも「既にやっている」という意識を一旦白紙にさせ、自分の手法に、今回回答頂いた皆様のご意見を参考に両名に再度考えさせたいと思います。

回答No.2

noname#77757

取引（債権債務）のミスを目にしますが、取引は互いに覚書を交わして商いをしていると思いますが、何故にそのようなミスをするのか理解出来ないのです。

※請求書の内容はこのようになっていませんか？取引本体金額＋消費税＝税込み金額。が届いたら、担当者印・上司印・責任者印の請求書で支払をすれば、間違いが無いと思います。

お礼

ご意見ありがとうございました。

>何故にそのようなミスをするのか理解出来ない
⇒私も同様理解できないので、お尋ねしている次第です…。
突発的な取引で、消費税付加前の報酬額の部分がやたら目立つ請求書であったので、そこに目が行ったようです。
上司も同様。
ただ、今後も間違えるとすれば、桁違いか消費税部分かと考え、他の会社様では何か方策を講じているか知りたかったものです。

回答No.1

celtJapan

締め支払いだったら時間的には余裕がありますよね。

・受け取ったらすぐに支払い予定表に転記する。
・期日15日前までには完成させ、複数の目で精査する。
・業務上の取引先(アスクルとか家賃とかを除く)には、支払い予定確認書を送付する。

当社も資金繰りに余裕のない小企業との取引が多く、質問者さまと同じようなミスを起こしたことがあるため、このようにしています。

お礼

ありがとうございます

やはり余裕をもって準備するということでしょうか
社内では一案としてはでたのですが、やはり特効薬よりは着実な一手なんですね