秘書業務・総務事務を数値化しなさいといわれ困っています

質問

私は社長や他の役員の秘書を兼任して行っているのですが、
今回、私が所属している上司に（総務部付きです）
「君の仕事の達成度が分かるように、目標を立てなさい」
と、指示を受けました。
成果主義…といったものかもしれません。

自分なりに考えて提出したものの、
「仕事の効率化」「仕事の見直しによる無駄の排除」
といった目標では駄目だといわれてしまいました。
理由としては、
「達成したかどうかがこれでは分からない。はっきりと分かるように数値化しなさい」
ということだそうです。

しかし、秘書の仕事というものは、数字で表せるものではないと、
私は思っているのです。
日々、社長や相談役などの仕事の補助やお世話などをおこなっていますが、
こういった仕事は、日々の生活の流れと一緒です。
どうやって数値化すればいいのでしょうか？
また、私が行っている総務の事務処理も、
慶弔関係や備品調達など、秘書業務にしわ寄せが行かないような、
都度都度の仕事だったりします。

皆さんの会社では、こういった「目標設定」などは行われていますか？
そんな時、どのような目標を立てられていますでしょうか？
また、自分が行っている秘書の仕事を、数値化するとしたら、
どういう風に表現されますでしょうか？
また、上司の立場に有る方で、
私のような職のモノに対して何かアドバイスいただけないでしょうか？

宜しくお願いいたします。

回答No.4

odaigahara

社長、役員の要望を、件数でとらえて、どれだけこなしたか、でいいのではないでしょうか。社長、役員の満足度合いを数値化するのです。

　目標の場合、量と質が問われます。まずは量(個数)を把握し、質もできるなら自己評価でやっては。。

　目標管理や事務の効率化でよくやらされますよね。たいへんです。特に工場の手法を事務に持ってくると、文句がよくでます。

お礼

お答え頂き有難うございます。

社長・役員の満足度を～というのは、考えたことがあるのですが、
アンケートなどを作って、お答えいただくのは、
ちょっと申し訳ない気もしていまして…
しかし、そういうのも大事なのかな…と考えるようになりました。
要望を改めて聞いてみるのも良いかもしれないですね。

工場の手法を～という部分、本当に、頷かされました。
当社は、工数を使っている企業なだけに、
私達事務職以外の人たちへの目標管理・達成管理をするにあたっては、
とっても便利な制度のようです。

回答No.3

boke-chan

まずは、会社における貴女（秘書）の役割は何なのか、
何を期待されているのか、を確認する必要があります。
そうでないと目標（進む方向、距離）が定まりません。

数値目標とは、行き先が決まっているからこそ、
今、何ｋｍまで来たと言う為の数字です。

それは上司から言い渡されているか、
自覚されていという前提で、以下書いてみます。

経営とは、出て行く金を減らして、入ってくる金を増やす事。
貴女の仕事も、どちらかに繋がっているはずです。

「仕事の効率化」「無駄の排除」は仕事としては
あたりまえの事で、もう少し掘り下げましょう。

・どの仕事を効率化するのか？
・今、無駄と思われる事は何か？
・職場が（自分が）困っている事は何か？

これをじっくり考えます。

効率化とは突き詰めれば、時間短縮です。
・前回より短時間で出来るようにする
・同じ時間内でやれる量を増やす
・不要な事を減らす（しない）

これを考えた後に、むりやりでも数字を入れます。
（単位を先に考えても良いかも）

・今まで○分かかっていた事を○分でやる（時短）
・○枚の紙（事務用品）を減らす、（経費削減）
・○個の改善提案を行う（啓発）
・○円のコストダウンを行う（出金抑制）
・○人のお客様に・・・（宣伝）
・○回の・・・、○件の。。。、

定性的（数字で表現できない）な秘書的な項目も
経営陣の満足とは何か？、お客様の満足とは何か？を
考えると出てくると思います。

レベルの低い例えで（目標には書けないでしょうが）
一日○回は笑顔を見せよう。とか、
週に○枚はお礼状を書こう、とか
一日○回は社長を笑わそうｗ、とか。

つまり、数値化には、とりあえず出来るという事です。

ただし正確な数字を入れる事は、現状を理解していないと出来ません。
＆、行動が具体的になりますので本当はキツイ事ですね。

以上　ヒントになればよいですが。

お礼

ご指導有難うございます。
凄く事細かく、尚且つ、的確な視点で答えていただけたので、
大変有難かったです。
しかし、鋭いご指摘だったので、結構、ぐさっときました＞良い意味でですが(^▽^;)

「残業時間を減らす」ということを、目標にしてみたのですが、
それでも、上司は納得しなかったようです。
ですから、次に提出する書類には
「達成目標」を「残業を減らす」にして、
「達成するための手段」を「仕事の効率化」にしようかと考えています。
そうすれば、「今まで○分かかっていた仕事を～」ということで、
数値に出来るかと…。

アドバイスいただいた内容を踏まえつつ、
「経営とは、出て行く金を減らして、入ってくる金を増やす事。
貴女の仕事も、どちらかに繋がっているはずです」
ということを考えて、目標につなげたいと思います。
有難うございました。

回答No.2

lv4u

成果主義はきちんと制度設計をしないと弊害をもたらすと最近では広く知られています。まして、営業や製造ラインではなく、秘書や総務に「成果主義」を入れることは無意味だと思われます。
たぶん、会社側は「おまえ、目標に達していないなあ？減俸だあ！」とか「目標に達していない！サービス残業でもっと働け！」といいたいんでしょうね。

最近では、サブプライムや原油・小麦等の値上げ、政治の空白化により調子悪くなっている会社も多いと思われますので、会社の事情もわからなくはないですが。

まずは、「会社は、なんでそういう制度を導入したいのか？」を知るために情報収集をすることをお勧めします。
その結果により、もっともらしいけど、絶対に達成できるような目標を設定する、あるいは、上司の仕事の達成度が自分の数値目標になるようなものを考えるとか。

もし、会社の状況がかんばしくない場合、上司としては、秘書の給与うんぬんするより先にすべきことがあると思います。まるで福田政権みたいです。上司をうまく操縦してください。

お礼

アドバイス有難うございます。
本当に、おっしゃる通りで、頭を痛めている状況です。
会社は、目標を立てさせることによって、
自分の向かう方向性を示させ、間違っている方向に行っている場合、
迷っている状況などから脱却させたいようなのですが、
でも、間接部門の人間に、数値って…(+_+)と思っている状況です。

おっしゃるように、「会社が何故～」ということを
もう一度理解しなおして、
これから、計画を立ててみようと思います。
しかし、何か…立てさせるだけ立てさせておいて、フォローはなさそうな
上司達です。

回答No.1

ben0514

業務時間の割り振りを推計して、その平均値の時間を利用するしかないでしょう。勤務時間を８時間とするのならば、８時間をＭＡＸに計算し、通常毎日のように残業があるのであれば、キャパを超えており、増員やあなたのスキル不足、他の職員との業務の割り振りの検討を上司とすることでしょう。

細かい達成度などは、達成しなければ業務に穴が開いたり、止まったりしますので、達成しないこと自体がありえないでしょう。

お礼

アドバイス有難うございました。
実際のところ、残業時間が無いときは、
役員の方々が出張中などといった時しかなく、
役員が帰られるまで帰れないのが秘書…といった状況です。
業務時間の割り振りを推計・・・考えてみようと思います。