内部統制における発注の統制
本社管理部門で内部統制の文書化を担当している者です。
内部統制上のコントロールで、架空発注を防止するための一つの例として、注文書を管理者が必ずチェックし、押印という証憑を残すやり方が一般的だと思います。
この押印という行為が管理者不在などで実施するのが難しく、また、発注時に必ずしも単価が決まっていないケース（見積りを受けずに注文を出すというのが業界の慣例）が比較的多いことから、発注額によるチェック対象の絞込みを図ることも難しい状態です。
実質問題として、単価が決まったとしても、弊社のような商社では、商品点数も非常に多く、また特注品など都度発生する商品の比率も多いため、仕入単価マスタを整備してその管理を行うことは実質的に不可能です。
商品の仕入計上の際には当然管理者のチェックが入るのと、最終的に仕入先請求書との照合を営業所と本社で二重に行っておりますので、不正の入り込むケースは考えにくいと思います。
EDIなどによる合理化もこの部分を省略して合理化を図るものかと思いますので、内部統制による牽制は明らかに相反することが多いと思われます。
こうした点について、どのように対処されているのか、内部統制に関わられたことのある方のアドバイスを頂ければ幸いです。
官公庁による架空発注での裏金作りがニュースで報道されています。管轄が違うとはいえ、官が自ら行えない内部統制を民に強制することは納得がいかないですね。
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