売掛金の照合又は管理方法に「ついて

質問

我が社では売掛金の管理をシステム課が作った自前のシステムで管理
しています、そのシステムから出力される売掛金台帳（我が社は月末締め）と営業が得意先に送った請求書のコピーとをつけ合わせして
残高照合を200社位手作業でやっています。
我が社は月末締めで得意先の検収締めが20日とすると当然締め日のズレによる照合はやらなければならない作業だと思いますが、請求書を都度請求で発行したりしている得意先などもあり、この作業に多くの時間を
要してしまいます。
中には15日や20日締めの得意先などがあり入金されてくる日もまちまちです。入金されてくる金額が正しいかどうか把握する為に、この作業をやっているらしいのですが今度私が担当になってしまいました、私は経理初心者なのですが、上司に相談したところシステム課に提案してこの作業をなるべく簡素に出来るところはオートマチックにしてもらうように提案書を作成してプレゼンしろと言われました。
しかし私の知識が浅くプレゼンの資料が作れません。
皆さんの会社ではどの様に売掛金の照合・管理をなさっていますか？
やはりどこも我が社と同じようなことをしているのでしょうか？
なにしろ私はこの時代に手作業でチマチマするのが嫌です。
自分なりに勉強したのですがやはり作れません、ずるいかもしれませんがどなたかプレゼンの資料の見本など参考に頂けると大変助かります。
どなたかお願いします助けてください。

回答No.3

noname#91975 · ベストアンサー

プログラムの専門家ではありませんので参考までに。
通常、売掛金と請求管理システムは一体化しています。従ってコピーとのつけ合わせ作業というのがピンとこないのです。
システム課という専門の部署があるのであればデーターベースで比較的簡単に作成できます。市販のものでもかなりいいものがあります。
締め日の違いはどこの会社にもあります。取引先の締め日に応じて請求書を発行しなければなりませんし、自社は末締めで財務諸表を作成するはずです。これもデーターベースで簡単に対応できます。
入金についての確認作業はどうしても必要になってきます。
締め日が違うので自社の売掛金残高と取引先請求書残高は違います。
しかし、これも入金処理（入力）さえきちんと行えば問題ないと思います。

回答No.2

gutoku2

売掛金の回収予定額とはまったく別物ですから管理資料を分ける必要があります。
　　○売掛金は月末締めで、その時点での残高おょび残高明細を管理
　　○回収予定は、御社と相手先企業との間で取り決めた契約に基づき、回収しな
　　　ければならない金額を算出する資料

　　よって、売掛金管理システムで、回収予定を管理する事は一般的には不可能
　　（もしくは、非常に手間がかかります）のであまりお奨めはできません。
　　※勿論、問題がない場合はどのように管理してもOKです。

以下の条件であれば、システム的に管理が可能です。
　○計上基準の明確化
　　　御社と相手先企業の売上計上基準を明確にする必要があります。
　　　（御社が出荷基準計上で、相手先企業が入荷基準計上でズレていては
　　　　入金額が常に異なってしまいます）
　　　（異なる場合、どちらかに合わせて計上する必要があります）
　○取引契約の明確化
　　　締日、支払日、等々の支払い条件を明確化します
　　　（明確化の上、支払い条件をデータベース化します）
　○計上ミスの場合の対応方法の明確化
　　　相手先企業のミスによる計上漏れの場合の追加支払の条件を明確に
　　　します。
上記が明確になっていれば、システム的に回収予定額を確認できる管理資料を
作成する事は簡単です。

実際のシステム構築例

n月の売掛金
　前月繰越高+n月の売上高-n月の入金（出金）

n月の回収予定（n月20日締め、n+1月末回収の場合）
　（n-1月回収予定額）+（n-1月21日～n月20日）売上高-（n-1月21日～n月20日
　　までの入金額）＝n+1月末日の回収予定額

　　回収条件は全差万別でしょうから、月末締め翌々月10日払い等、あらゆる
　　条件でも回収予定が作成できるシステムを作る必要があります。

これで作表された金額を回収する事になります。請求書は相手先との契約に基づ
いて作成されますから、請求書を基点とする売掛金管理表ですね。

これで回収すべき金額が把握できます。これは請求書と同じ条件で作成されてい
ますから、原則的には回収予定額が入金されることになります。
御社の基準となる金額があるのですから、入金処理ミス、振込みミスがあっても
その理由を調査する時間は格段に短縮できます。

　※まず質問者さんが、売掛金・回収予定のフローを作れるようにしておかない
　　と、システム課への提案はできません。
　　また、一般的には他社の業務フローと御社の業務フローは異なっていますか
　　ら、他社事例をそのまま利用する事は困難です。

回答No.1

noname#65031

ご期待には添えそうにありませんが、我が社の場合も似たようなものですよ。システムだけで全自動という訳にはいきません。

残高のチェックというのは、
(1)営業が請求したとおりに（金額、入金予定日等）が売掛金に計上されているかのチェック
(2)入金期日までに入金されているかのチェック
(3)取引先の買掛金残高と合致しているかのチェック（(1)(2)考慮後）
ということですよね？
このうち(1)(2)は比較的自動化しやすいのではないでしょうか？

結局(1)と(2)が正しく行われていれば、(3)も合うはずで、合わない原因は締日（20日締等）の違いですよね？
これもシステムで取引先の締日での入金予定日を把握できるようにして、自社の締日の場合との差異金額を出せるようにしておけば良いですよね？実際の差異金額がそのとおりならＯＫということです。
貴社でそういうシステム化ができればの話ですが。

但し、実務上たいへんなのは、不一致の場合の「まちがい探し」です。いくらシステム化しても、請求や入金を人間が操作して行っている以上、日付や金額、入金先等さまざまなズレ、間違いが発生します。それを探すのがたいへんな訳です。システムでブラックボックス化すればする程たいへんになるんです。

学校の勉強と違って正解がある訳ではありません。またどの会社にも使える万能のシステムがある訳でもありません。まずは貴社の場合の問題点は何かを把握してください。社内の関係者を巻き込んで、経理、営業等の業務フローを調べて、改善点を見つけなければなりません。