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エクセルで文書作成してはいけない、と言いたい
シスアド的な仕事をしているものです。 いわゆる、文書を書くのにエクセルを使うユーザが多く困っています。 エクセルは、表計算用のソフトで、ワープロじゃないので、本来、文書作成には向かないはずです。でも、ワードの場合、使い方が難しい、表を書きにくい、レイアウトが難しい、などなど理由を言ってエクセルをワープロ代わりに使う人が多いのです。 もちろん一人で勝手に作って印刷して完結してくれていれば、別に構わないのですが、他の人にメールで送ったりする場合、他人が開くとレイアウトがずれたりの問題が多く発生し、それでユーザは、私のような人間に「印刷がうまくいかない」といってサポートを要求してくるので困ります。 また、文章の内容に変更があった場合、その編集作業の手間たるや、ワードのほうがどれだけ楽か。分かる方には分かっていただけると思います。 それで、そういうことをユーザに教えたいのですが、私一人で言ってもなかなか難しいので、WEBサイトなどにそういうことが載っていれば、説得力あると思いましたが、探して見てもそのような記述は見つけられませんでした。 かえって、「エクセルをワープロ代わりにしたほうが楽ですよ～」みたいな無責任なページがあるだけでした。 「エクセルは表計算。ワープロに使うのは他の人の迷惑になります」という感じのことが書かれている、ページ等ご存知のかたおられましたら、教えてください。
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まず、ご質問の『「エクセルは表計算。ワープロに使うのは他の人の迷惑になります」という感じのことが書かれている、ページ』は私も存じません。ですので、私の経験を述べさせていただきます。 私は去年まで、本来の業務の合間に部署のシスアド的仕事をしていました。 私が担当していた部署ではExcelをワープロの代わりに使う、などという事は全く無かったのですが、この春に異動になった部署では、Excelがワープロ代わりに使用されており、誰もWordを使用していないという状況をみて驚きました。 それでなぜExcelをワープロにするのか調べてみましたのですが、理由としては、ExcelとWordの使い勝手を比べて、Excelが良かったからというよりも、単にWordを使ったことが無い、という事が大きい様に思いました。 例えばExcelをワープロ代わりに使用している人のファイルを調べたのですが、実に器用な事をしている、という印象があります。つまりExcelをワープロ代わりにするのは、結構テクニックが必要で、決してExcelがワープロとして簡単、という事では無い様に思います。結局、自分の使い慣れたソフトを使用し続けて、新しいものを使いたがらない、というのが大きな理由ではないかと思います。 それで、Excelをやめさせる方法です。 以前の部署でもExcelをワープロ代わりに使用するという例が無かったわけじゃありませんが、私がやめさせました。部署内への説明としては、業務手順の統一という目的を掲げましたが、本音を言えば、ソフトが本来と違う用途に使用されているのが気持ち悪かったというのもあります（ここらへんは個人の好みも入っています） ただし注意しただけでは、効果はありません。 私は部内で使用されている文書のテンプレートを作成・配布し、今後はこのテンプレートで書類を提出するようにという業務ルールをつくりました。規制だけおこなっても反発されるだけです。利用者の利便性を考慮する必要があります。使い勝手の良いテンプレートを作って配布することによって、利用者は書類の体裁など難しいところに煩わされずにすむわけで、「Wordは使いにくい」という問題がある程度は解消されます。Wordの難しさはある程度は書式設定にあると考えます。書式設定したテンプレートを配布し、利用者はただ文字を書き込めばよいようにすれば、この点は解決します。 私の乏しい経験では、現状より不便になる業務改善は大体、失敗します。何かをやめさせる為には、より便利になる別の方法を何か考える必要があります。 さて、それでは以上の方法を導入すれば上手くいくか、と言うと、それは分かりません。というのは、私も今の部署ではうまくいっていないからです。 上記の方法が上手くいったのは、結局はPC導入期の事だからで、今では膨大な（Excelで作成された）文書が蓄積されています。また、Excelをワープロ代わりにする技術も個人が時間をかけて習得しているわけです。これを全部、Wordに変えるというのは大変な作業です。それだけに反発も大きくなるわけです。 この点については、私もどうしたものか、と考えているところです。
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- coco1
- ベストアンサー率25% (323/1260)
こんにちは。 確かに、たまにいます、そういう人。自分が使いやすくて使う分には勝手なのですが、職場の文書は「社員の共有財産」という側面もありますので、やはり「再利用性」を考えてもらう必要があるのは当然です。 そういったリテラシー以前に、Excelで作成した「文書」は、画面やプレビューでは表示されているのに印刷時には欠けてしまうというような欠陥があり、現実的に文書作成には使えたものではありません。 ところで、ワードが使いにくい、といっている人の多くは、実は一太郎だって大して使いこなせていません（経験談）。つまり、慣れた環境が変わったことで拒絶しているだけで、ちゃんと教えればどちらでもそれなりに使いこなせるようになると思います。 対策としては、ワープロソフトならではの便利機能を「目にもの見せてやる」ことでしょうか。 段落書式、連番、目次作成ぐらいのことをきっちり教え込めば、まず、Excelで文書を作り続けようとする人はいなくなると思います。
お礼
ありがとう御座います >Excelで作成した「文書」は、画面やプレビューでは表示されているのに >印刷時には欠けてしまうというような欠陥があり、 >現実的に文書作成には使えたものではありません そうなんですよ ＞便利機能を「目にもの見せてやる」 がんばってコレを試してみたいと思います
- 9002
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あなたの嫌いな ”エクセルでワープロ”のユーザーです ワタシの会社とその関連会社では エクセルをワープロとして標準的に使っています 印刷段階での不具合ですが 特にそのような不都合は当方ではありません 単に印刷の設定がうまくいっていないだけではないでしょうか？ エクセルをワープロに使う理由のひとつに テンプレート化が容易であるという事が挙げられます これをワードでやると表の形体が崩れてしまい 使い物にならなくなってしまいます また ＶＢＡを使用したオリジナルの業務ソフト（自作です） においてデータの貼り付け、参照が容易に出来ます つまりワタシの会社では ”ワードは使いにくい”（特に表を取り入れた もの）という結論に至っています 見積ソフトを作成しましたが 現在でも問題なく 標準的に印刷が出来ています ＞、「エクセルをワープロ代わりにしたほうが楽ですよ～」みたいな無責任なページがあるだけでした これはそうは思いません ワードはワードで良いところを使い エクセルはエクセルの良いところを使う これでいいんじゃあないですか？ ところであなたはエクセルについてどの程度の スキルをお持ちですか？ もし”任せなさい！”というレベルでしたら テンプレートを作って差し上げたらどうでしょうか？ そうすれば印刷の不都合は ぐっと減るのでは？
お礼
たしかに テンプレート化するようなものなら、それなりに納得も出来ます。 私は、エクセルは「任せなさい」レベルではないですが、おっしゃることは理解できます。 ただ、うちの場合、問題は、御社のレベルに程遠い・・・ ちょっとうらやましいです 以前、あまりにひどいのを見かけてAccessで作り直してあげたことはあるのですが、なにぶん自分の仕事もあるので・・ ベタベタ文字を打って画像貼りまくって、すでにエクセルのプレビューの段階からぼろぼろというような文書があちこちでどんどん生産されて・・それが誰かの手に渡るたびに、「絵がずれる！」とか言って私のところに電話が・・・ ＞ワードはワードで良いところを使い ＞エクセルはエクセルの良いところを使う はい。これが理想です これが分かっててくれれば、必要に応じてエクセルで文章書くのは、一向に構わないと思います。・・・ただ、うちの場合・・グチばかりですみません。
- rindoh
- ベストアンサー率41% (10/24)
こんばんは。仕事でエクセルもワードも使っていて、なおかつ文書をエクセルで作るのはちょっと・・・と思っている者です。 こちらの職場では、たまに文書をエクセルで作っている人もいますが、ごくごく少数です（そうやって作られた文書を電子ファイルで受け取ったことはありませんが）。 ワードでも、WINで作成したものだと、私のマシンはMACなので開くとレイアウトが崩れていることがたまにあります（１ページに収まっていただろう文書が２ページになってしまったり、等。これぐらい自分で適当に直しますが）。 > ワードの場合、使い方が難しい、表を書きにくい、レイアウトが難しい、 ということでしたが、「使い方が難しい」という点については、講習会などを開いてみてはいかがでしょうか？確かに、ワードにはたくさんの機能があり、すべてを使いこなすのはとても困難だと思いますが、一般的な事務的文書を作るにあたってはさほど難しい機能は使わないと思います（もし、職業的に高度なレイアウトなどを要求される会社でしたら状況は違いますが）。 表を書きにくいとありますが、エクセルで作った表をワードの文書に貼り付けできますので、その方法を使えばさほど難しいこととは思いません。 ワードを使用してもらいたいのであれば、「ワードの楽な使い方」のページを紹介した方が効果的ではないでしょうか？赤本もありますし・・・（おそらく質問者の方の会社にも用意されていると思いますが、エクセルになれきった方は読んでくれていないかもしれませんね。）。 話はますますそれますが、文書を受け取った側が修正する必要がない場合はPDFファイルにしてもらって送ってもらえばいいと思います。 ほとんど確実にレイアウトがイメージ通り相手のところで見えますし・・・。 余談ですが、エクセルで送ってこられるならまだマシで、一太郎の文書を送ってこられると私の場合はお手上げです。 そういった時はWINマシン使用者に転送してプリントアウト&PDFファイル化してもらっています。
お礼
ありがとうございます そうですね 私もこの仕事にかわってまだ１年ちょっとなのですが、いままでこの会社でいかに教育が、とくにOfficeアプリケーションの使い方についての教育がなされていなかったか、ということを感じています。 私も１０人くらいなら教えてもいいですが、全社員でというと、何百人という単にになってしまうので、やはり講習会に参加してもらうのが一番効果的なのでしょうね。（予算が下りるかどうか別として） ＰＤＦ。そうですね 一部ではおこなっています。 編集しなくていい場合、かなり有効な解決だけど、これまた、広まってくると、「PDFが編集できへん」と言ってくる。。。 結局、教育ですか。。
ページで紹介するより会社でそういった「講義」をすればいいんじゃないでしょうか。人のサイトを利用してあなた自身はたいした努力もしないんじゃ誰にも「Wordを使わなければ」という感情は生まれてこないと思います。 それにExcelで文書が書かれているからと言って何か問題がなければそれでいいと思いますよ。マルチプランを使っていた頃の名残でどうしても表計算ソフトで文書を書いてしまう人もいます。 また場合によってはExcelで文書を書くのも便利なことがありますので一概に「迷惑だ変えろ」というのは無謀だと思います。
お礼
書き込み、ありがとう御座います 社内での経験から、反論が多いのは予想していましたが、正直言って、あまり反論は聞きたくありません。 ここで議論するつもりで書いたのではないですから。 私と同じ悩みを持って解決された方のアドバイスをお願いしたくて書きました。
- taknt
- ベストアンサー率19% (1556/7783)
残念ながら、ワードは そんなに使われてないと思います。 マイクロソフトの製品は、癖の強いソフトが多く、使いこなすまで、やっかいです。 その点、エクセルは、少し覚えれば使えます。 自由にレイアウトできますしね。 ワードで、画像と文字のレイアウトでものすごく 苦労したことを覚えてます。 エクセルを使う時間が多ければ、普通に文章を書くだけでもエクセルを使うことでしょう。 あと、文字だけでよい場合は、秀丸などのエディタを用いてます。 わざわざワードなどを立ち上げるようなことはしません。 いくら言っても、ワードに切り替える人は 少ないでしょう。 逆にワードに切り替えた場合、質問は減らないと思いますが・・・。
お礼
ありがとう御座います そうですね ただ、海外からはそのような書き方をしたファイルが送られてくることはまず有りません。 それで、余計気になります
お礼
詳細な回答ありがとうございます！ 同じような問題を抱えた方がおられると知っただけでもかなり心強いです。何しろ今までかなり孤独な戦いを強いられてきたので・・ ＞ソフトが本来と違う用途に使用されているのが ＞気持ち悪かったというのもあります ＞（ここらへんは個人の好みも入っています） 私の好みも同じです！ 何箇所かでの経験を教えていただいて、非常に参考になります。 本当にありがとうございます。 便利なテンプレートというのは、いいアイデアですね 試してみたいと思います 現状は、私のところも「今では膨大な（Excelで作成された）文書が蓄積されて」しまっている状態です。 ということは、前途多難といえますが、沢山のアドバイスいただいて、もう大丈夫です。途中でへこたれないで頑張れそうです。 ワード、エクセルの使い分けは、完璧には出来ないかもしれないし、完璧にする必要も無いかもしれないけど、現状よりかなりの改善は出来そうな気がしてきます ありがとうございました