署名入り同意書をスキャナ保存して原本とする

質問

顧客名簿の電子化において、顧客の署名入り「個人情報に関する同意書」をスキャナ保存して原本とすることは、担保性に問題ないでしょうか。
紙媒体の原本はスキャニング後破棄します。
また、同意書は２枚複写の２枚目で顧客控えとなり、スキャナ保存する１枚目には顧客属性欄と署名と署名日が入りますが、同意書の本文は入りません。

回答No.3

utama · ベストアンサー

例えば、個人情報保護法では「同意」が必要とはなっていても、「同意書」が求められているわけではありません。

「同意書」はあくまでも「同意」があったかどうか、後に紛争になったときの証拠です。

スキャナで取り込んだ場合、署名が複製されたものになるので、民訴法228条4項の真正に成立したものであるとの推定を、直接受けることが出来なくなります。

しかし、証拠としての価値がまったく失われるわけではありません。取り込み手順や方法などがきちんと説明でき、改ざんの可能性が無いことがいえれば、十分証拠としての価値はあります。

お礼

回答ありがとうございます。
「原本」という考え方には無理があることが理解できました。
また、複写・複製であっても証明力が皆無ではないことも理解できました。

同意書に、顧客情報の安全管理のための電子化であること、署名も電子化（画像）してセキュリティ管理することを明記して、顧客控えとして持ち帰ってもらう方法は如何でしょうか。

回答No.2

n_kamyi

実際にその同意書を行使するときに、複写であるものを行使するのはまずいと思いますよ。
あくまで原本があって、同意書としての効力を発揮するのであって、複写については、同意書の文面に「原本の複写も同等の効力を持つものとする」というような一文が必要になってきます。

お礼

アドバイスありがとうございます。
顧客名簿を電子化するに当たり、顧客情報を紙媒体で保管することはセキュリティ上好ましくないので、外部のデータセンター内に設置したサーバで管理する予定です。
そのため顧客から同意書の確認を求められた際はパソコン画面に表示する方式をとろうと考えていました。
同意書の文面に、その旨（電子化して管理する+同意書の効力）附記したら大丈夫でしょうか。

回答No.1

outerlimit

スキャナで取り込んだ文書は　あくまでも　写しです　原本ではありません

お礼

早速のアドバイスありがとうございます。
1）国税関係帳簿（契約書含む）は電磁的記録（スキャナ保存）も適用されるという話を聞き、
2）携帯電話の契約では、目の前で契約書をスキャニングし、液晶画面にスタイラスペンで署名した経験もあったので、同意書への署名も効力を持つのか知りたく質問しました。
原本にはなり得ないとして、写しでも同意書としての効力はあるのでしょうか。