社内メールが1日100件以上あり、良い対策案はありませんか？

質問

社内メールが1日100件以上あり業務に支障をきたしています。
各自が本当に必要な情報を探すのに時間がかかったり、見落としたりが日常です。
皆さんの会社ではどのような対策をとられていますか？

【社内メールの多い理由】
社内の情報共有のため
担当者が休みなどのとき、同じ部署の人間が対応できるため
上司が部下の仕事の進行状況を把握するため
とりあえずメールを出せばいいや感がある

【現時点の対策】
CC・BCCを多用しない
件名に担当者名を記入
件名・文章のフォーマット化
メール受領・了解・ありがとうメールは担当者のみに送る
同じフロアにいる人間には、直接コミュニケーションをとるようにする
ルーチン化しているメールは廃止し、サーバー上に置いたExcelで情報を共有化
必ず読んで欲しい情報は、メールを使わず、社内専用Webベースのグループウェアを使用
Outlookの自動仕訳機能を使う（設定したルールに取りこぼしが出る可能性が高いので完全ではない）

【社内の情報共有設備】
・Outlook2003
・サーバーで社内データを保持
・Webベースのグループウェア(desknet's)
⇒機能として、回覧板・伝言板・メモ・ウエブ上の掲示板機能等があるが
あまり活用していない。

上記の対策以外に、良い案はありませんでしょうか？
よろしくお願いいたします。

回答No.4

momi2

私も同様の環境に遭遇していたことがあります。

以前の会社ですが、業務フローが確実に決まっているルーティンワークに関しては、業務システムをつくっていました。これだけで、かなりの量のメールが減ります。

次に、システムを作るほどではないという理由からメールベースで業務をすすめるものに関しては、業務毎にMLをつくり、メールソフトのフォルダ機能と、メールソフトのスレッド機能、メールソフトの文書検索機能（自分の名前があると別のフォルダにコピーがされる。）で管理をしていました。これで、自分に直接関係していないメールを見る量が大幅に減らすことができるほか、必要に応じて時系列に遡れるので状況把握が楽でした。

また、情報共有という言葉にはいろいろな意味がありますが、個人の感想や書き留めておきたいノウハウなどは、社内で各々が持たされたブログに書いていました。これは、便利でした。

そして、ブログの内容は「全社レベル・部署レベルでルール化して皆に踏襲させる必要が無い情報」ですが、これに対して新しいフォーマットやルールなどを、社内のルールとして皆が実行する必要があるものに関しては、こういったものはグループウェアの全体通知機能と回覧機能を使う、グループウェアの文書キャビネット機能などで整理した上で格納していました。これをメールでまわしはじめると、手がかりになる情報が「文書名」「日付」「担当者名」などを頼りにすることになり至難の技になります。特に、社員の増減がある会社ではそもそも入社前に発表された情報では存在を知るチャンスがありませんから、大変なことになります。

日々の業務に関することをできるかぎり、力を使わずに必要な情報だけを追っていけるか（過去にさかのぼることも含めて）？必要な情報がどこにあるのか頭の中で想像できるか？といった視点での設計が重要な気がします。

最後に、社外の問い合わせに対しては、複数人が問い合わせに対して回答することができるシステムなどを導入しようというお話がありました。分業体制でお仕事を進めることが多いのならば、一考すべき仕組みだと考えてます。

回答No.3

nicknini

こんにちわ・・・。

・一般的な連絡事項ならWebベースの掲示板を大いに利用する。
　もしかするとWebベースの掲示板を使う基準がないのでは
　ありませんか？その辺りの整備も必要かも知れませんね。

・また電子メールの類は案件毎の分類は絶対的に出来ないと
　思ってますでしてません。
　私は、四半期毎にホルダを作りそこに入れっぱなしです。

・意外と“件名”や“差出人”を頼りにして検索できるものです。

回答No.2

PU2

見出しに一定ルールを決め
その上、メールの振り分けを使って自動的に振り分けるようにすれば
わかりやすいと思います。

以上参考にして下さい。

回答No.1

10ken16

件名と内容を直結させる
『ご連絡』とか『○○の件について』
こういった題名を禁止する。