仕事上のミス

質問

最近仕事でミスを連発してしまい、相当落ち込んでいます。
1つはファックスの誤送信です。
相手先のファックス番号が良く見えず確認をすれば良かったのですが
多分・・という感覚で送信したところ、間違った箇所へファックス
してしまいました。1度目は電話での謝罪で済んだのですが。
実はその2ヵ月後に同じミスをしてしまい、今度は上司と一緒に謝罪に
行きました。
もう1つは見積もりのミスで大幅な赤字を出してしまいました。
ただ、言い訳に聞こえるかもしれませんが『業務過多』なんです。
私は正社員ではありませんが、その割には見積もり提出・企画作成など
責務が重い仕事を任されています。（もちろんその他雑用なども）
忙しくない時期は正確にこなしてはいますが、多忙な時期にミスをしてしまいがちです（見積もりミスは3年間で2回目ですが・・・）
上司には『失望した』『くびを覚悟して（くびにはなりませんでしたが）』と言われ、改善策を連休明けに提出しろと言われています。
どう解決すればよいか良いアドバイスをお願いします。

回答No.4

noname#77757

仕事＝正しい仕事をして給与を戴いています。同じ間違いは反省しなさい(>_<)仕事は正しいのが当たり前です。しかしコンピュータではありません間違いもあります。どうしたら同じ間違いをしなくなると思いますか？

　ファックス番号が見えない？どうして誰が見ても見えるように書き直さないのですか？また見積もミス？気持ちが緩んでいます。仕事が多い？正社員でない？給与は何所からもらっているの？逃避が多すぎます。時には給与はいらないと言ってみてください。

　上司の悪口（あっこう）は貴女への愛の鞭です。私だけがではありません。チャンスを待って会社に尽くしてください。貴女の仕事場の様子が目に見えるようです。整理整頓は出来ていますか？経費節減はしている？創意工夫はしている？改善提案はしていますか？無駄を省いていますか？

　人と同じ事をしていては、貴女はこれ以上の人間にはなれません。何故？如何して？を自問自答して、これからの会社での自分を省みるのです。そのことによって当りの人の見る目が変わってきます。無理なら止めてください。やらねばならないのです。ガンバレ(^・^)

回答No.3

Pe-ko-3

こんにちは。３０の女性です。
業務過多・・・痛いほど分かります。
私も仕事が多すぎて毎日残業、困っています。

でも仕事する以上、ミスはできるだけなくさなければなりません。
会社として、ミス対策を求めるのは当然だと思います。

対策案を考えてみました。

・業務分担
スタッフが３名いらっしゃるとのことですね。この方たちがどんな仕事をされているのか分かりませんが、今質問者様がかかえている仕事のうち、スタッフにふることのできる仕事はありませんか？
企画や見積もりなどは責任ある仕事なのでスタッフにふるのは難しいかもしれませんが、たとえば質問者様が作成された資料のチェックや、資料作成に必要な資料（具体的な業務内容が分からないので抽象的ですが）の用意、コピー作業、発送作業、FAX送信作業などは、頼むことができるのではないでしょうか。すべてを自分でかかえこむのではなく、今いるスタッフの中でいかに仕事を分担し、効率よくまわしていくかを考えるのも、仕事する上で重要なスキルであると、私はよく上司から言われます。
かといって、今頼んでいない仕事を今後頼むとなると、スタッフの方から不満がでることも考えられるので、そのあたりを上司にうまく介入してもらったらいいと思います。

・作業のマニュアル化
作業を頼む際には、作業をマニュアル化したものを渡すことが大事だと思います。マニュアルといっても難しいことではありません。
資料のチェックならどういうことをチェックしてほしいか（たとえばこことここの計算数値が合っているか、など、具体的に）チェックリストをつくる、資料準備なら、たとえば企画書作成の場合これこれの資料が必要、ということを一覧にまとめたものをつくる、発送作業・FAX送信作業なら、取引先住所、電話・FAX番号等を一覧にしたものをつくる。
さらに、作業フローをまとめたものをつくる。
これは人に頼むときだけでなく自分がするときにも役立ちます。このようなマニュアル作成は最初は大変ですが、あとがずっと楽になります。

上記２点を考えるにあたり、まずしないといけないのは、今自分はどれだけの仕事をしているのか、それぞれの仕事の内容はどんなものなのか、できるだけ具体的に洗い出して、整理してみることです。この３連休中にでも少しやってみられたらどうでしょうか。

仕事は工夫の積み重ねによって改善されていくことを私は今実感しています。質問者様もぜひ、この機会に考えてみていただければと思います。

同じ仕事する女性として、応援しています（＾＾）

お礼

pe-ko-3様、アドレスありがとうございました。
仕事内容を本人しか把握してない、出来ない・自分しか操作出来ない機械があるなど様々な問題があります。
理解頂けるかわかりませんがこの問題点をまとめて上司に相談しようと思います。
ありがとうございました。

回答No.2

mtbyc

大変でしたね。なんとか立ち直ってほしいです。

ただご質問を見る限りですが、上司はあなたにまだまだ期待しているように思いますよ。ほんとうにダメな奴だと思っていたら、何も言ってくれないまま配置転換されたり、クビになったりすると思います。
「改善策を提出しろ」というのはまだまだ期待している人への言葉だと思います。

ただ組織ですから信賞必罰というのはあります。上司である以上ミスした人はしからなくてはいけないのです。
またもしかしたら、上司はあなたをこっそり試験しているのかもしれません。しかっても大丈夫なだけのストレス耐性はあるかとか、業務改善の意欲はあるかなどを見ている可能性もあります。
その意味ではチャンスになるかも知れないとさえ私は思いますよ。

まあ人間ですのでミスはありますし、業務過多であることも上司は十分わかっていると思います。
ただポイントとしては感情的に落ち込みすぎずに一刻も早く立ち直りつつ、よい改善策を出すことだが大事だと思います。

「業務過多」というのは程度に差はあれ、今はどこの会社もそうです。これは現実として受け止めるしかありません。それを現実としてとらえつつどう処理していくかを考えるしかありません。

まずファックスの誤送信ですが、これは原因がはっきりしています。あなたに確認の習慣がないことです。これは自分の仕事スタイルを変えることで解決できます。

それからお仕事の環境がよくわからないので、以下はあくまでも私の想像なので、間違っていたらお許しいただきたいのですが、あなたは日々の忙しさに忙殺されて、業務の効率化のための工夫ができていないのではないでしょうか。

たとえば普通ファックスには短縮ダイヤル機能があると思います。もしそれを使わずに毎回ファックス番号を手入力していれば、時間はかかりますし、間違う可能性は高いと思います。やはりよく取引のあるお客様のファックス番号は最初に短縮登録しておくべきでしょう。（もちろんここで入力ミスをしたら大変なことになるのはいうまでもありませんが）

それから見積もり作成ミスですが、これもシステムによって話は違いますが、もしできるならばエクセルの自動計算機能などを使って、いくつか数字を入れれば自動的に見積もりができるようにしておくことはできるかもしれません。あるいは今回ミスしたところを含めて、間違いそうなポイントはあらかじめ紙に書き出しておいて、その都度チェックする習慣を身につけることも大切です。

また忙しい原因に職場のレイアウトも結構大きいです。たとえばよく使う書類も全然使わない書類もごっちゃにして直していると、一日に何回も無駄に歩かなくてはいけないでしょう。やはりよく使う書類は近く、あまり使わない書類は遠くに直すという工夫もいると思います。これだけで忙しさが減るのです。

要するに毎日仕事が忙しいからといって、ちょっとした時間短縮のための工夫を怠ると、結局ミスをしたり、余分な動きが出てしまうということです。こういう工夫を上司は期待しているのではないかと思うのですが、いかがでしょうか？

お礼

mtbyc様、アドレスありがとうございました。
FAXについては字が潰れていたにも関わらず確認をせずに、多分…と感覚で送ってしまったのが原因です。しかも同じ相手に…。
今まで誤送信した事がなく着信確認も取っていたのですが。多忙を理由に初心を忘れてました。
この件はさすがに短縮番号登録したのでもう二度と間違う事はありませんが、新しい相手にまた誤送信しないよう改善作を考えます。
見積もりはExcelを使っており手計算でのダブルチェックを行ってますが、今回は業者からきた見積もりの一部を見落としていた事が原因です。
落ち着いて考えれば有り得ないミスですが、これも多忙を理由に初心を忘れておりました。
何事も自分を過信しては駄目ですね。
効率改善のアドレスを頂いたので、もう一度自分が本当に効率よく仕事をしているか再確認します。

回答No.1

noname#124403

人間は不完全ですから、人間なら誰でも間違いはあるものです。
ただ、その間違いが大きな影響を及ぼすものだったりすると
落ち込んでしまいますよね。
でも、世の中どうにもならない事なんてひとつもないのですよ。

改善策ですが…
実際にどのように手を動かすのか
作業の細かい部分が見えないので具体的な提案は難しいのですが
会社の同僚など、ある程度seatahichiさんの仕事が把握できる方に
相談されてみてはいかがでしょうか。

そして、とても気になったのですが
いつも間違えるのではなくて、多忙な時期にミスをするのですね。
業務過多なら間違いの確立が高くなるのは当然です。
改善項目のひとつとして、仕事量があげられるのではないでしょうか。
これが改善されなければ、間違いはまた起きるかもしれません。
上司の気に障らないよう、仕事量が適切になるように
伝えておいた方がいいかと思いました。

せっかくの３連休です。
仕事の事を思い悩んでいるよりは、親しい方に会ったり話したりして
楽しい時間を過ごしてリフレッシュしましょう。
そのうち改善策がひらめくかもしれません。

お礼

piropiro0様、アドレスありがとうございました。
私の業務なんですが大きく分けて企画・見積もり・手配業務となります。
シーズン的なものもあるので暇な時もあるのですが。
部署には課長・私・週3勤務のスタッフ3名で私の仕事の量は他の人の2倍。
残りの二人が課長とスタッフ（私も社員ではないのですが）なんで、仕事が重なっていても頼みづらい環境にあります…
おまけにスピードも要求されますし…。

でもアドレス頂いた通り3連休なんで気持ちをリフレッシュさせて連休明けにはまた頑張ろうと思います。