OUTLOOK .pstのファイルサイズ

質問

OUTLOOK2003を利用していますが、フォルダからかなりのメールを削除したのですが、.pstファイルのサイズが小さくなりません。
どうすればいいのですか？
＜背景＞USBデバイス上に「新着電子メールの配信場所」となる.pstファイルを設定していますが、USBデバイスがいっぱいになりそうなので、古いメールをHDDに移動して空き領域を確保したいのですが・・。

回答No.5

maoo2022

＊こんにちわ,maoo2022です。私もpstファイルを整理する必要があり、やっている内に別の方法で出来ることが解り、検証しましたので其の弐として書きます。gooさん皆さんすいません、かなり長文かも。
■新しいpstファイルの作成　其の弐
◆作成方法の概要
1.個人用設定の保存ウィザードを行う
2.OFFICEの修復を行い初期化する
3.ツールメニューのオプション設定を行う
4.予定表；連絡先；メモ等の個人設定ファイルをエクスポート＆インポートする
5.保存フォルダを作成する
6.送受信のルールを作成する
7.個人用設定の保存ウィザードを行う。
■作成の詳細
◆1.スタートメニューの全てのプログラムから＊Microsoft office　ツールにある{個人用設定保存ウィザード}を開く。
{このコンピュータから設定を保存(S)}を選択。　{次へ(N)}。　{設定の保存先ファイル名(S)}；{保存先フォルダとファイル名（任意の名前：例；ｇｏｏの設定）}を入力指定。{　完了(F)。}
ウィザードの終了画面を確認{（J:\ outllk2006\ ｇｏｏの設定.OPS）}して{ 終了(X)。}
{場所名；ファイル名が違っているときは、再度行う。}
◆2.{OFFICEのCD}を使用し、{修復}を選択後インストールを実行する。
◆3.オプション設定は項目が多いので、前もって自分の設定をメモなどを取って保存をしておく。
重要な設定；メールオプションの{確認オプション(T)}を任意に設定。
重要な設定；メール配信場所に指定するファイルは{メールセットアップ]の{データファイル(F):}の{追加(A)}で{新しい名前}で;{例;ｇｏｏの受信アイテム保存先}ファイルを作成する。
重要な設定；メールセットアップの{電子メールアカウント(E)}で{既存の電子メールアカウントの表示と変更(V)}メニューで{新着電子メールの配信場所(N)}を新しく作成した{ファイル名{例;ｇｏｏの受信アイテム保存先}}を指定する。
重要な設定；メールアカウントの設定で{詳細設定(M)}を開き、{インターネット電子メール設定}メニューの{詳細設定]から{配信}の設定を行う。{サーバーにメッセージのコピーをおく(L)};{サーバーから削除する(R)};{［削除済みアイテム］から削除されたら、サーバーから削除(M)};の設定で{（　　）日後}に入れる数字（日数）によって、新しい受信フォルダに受信するアイテムの総数が決定される。
例；{{（　9　）}であれば{九日分}送受信；{（　1　）}であれば{一日分}送受信}}のアイテムが送受信されるのでこれを念頭に任意の日数を指定する。{{この設定はアカウントごとの設定が出来ます}}
◆4.ファイルメニューのインポートとエクスポートから以前のデータを個別にエクスポートする。
例；メモをエクスポートする場合、{エクスポートするフォルダ(E)}で{メモフォルダ}をチェックし{影を付ける}。{エクスポートファイル名(F)}を入力{（ｇｏｏのメモ）}して、保存先を指定すると指定した場所に{ｇｏｏのメモ.pst}というファイルが作成される。
例；メモをインポートする場合、{インポートするファイル(F)}の{参照(R)}タブで先ほどエクスポートしたファイル{ｇｏｏのメモ}を指定して、{インポートするフォルダの選択(E):}{以下のフォルダにアイテムをインポートする(P):}で{新しいメモフォルダ}を指定して{ｇｏｏのメモ}を新しいメモフォルダへインポートする。
参照；この方法を使用すると、{以前のフォルダを任意に指定してコピー}するのが、正確にいつでも行える。
注意；受信フォルダ{サブフォルダ}をコピーする場合には、保存フォルダから{任意のフォルダ（例；サブフォルダ；ｇｏｏ）}を指定して右クリック、{（例；サブフォルダ；ｇｏｏ）のコピー(C)}または{（例；サブフォルダ；ｇｏｏ）の移動(V)}の何れかを選択しコピー；移動先に{新しい受信トレイ}を指定する。
◆5.保存フォルダは、任意のフォルダを指定すればよいが、出来れば{外部ドライブ（ＵＳＢ；マイクロドライブorSDメモリカードorフラッシュメモリ）}を増設してこれらに保存先を指定する。{ローカルドライブの不測の事態に対応}
保存フォルダの指定は、受信トレイを右クリック、{プロパティ}；{古いアイテムの整理}メニューの{このフォルダに規定の設定でアイテムを保存する(D):}{規定の保存設定(S)}で{自動整理用の規定のフォルダ設定メニューの古いアイテムを移動する(M):}で{任意のドライブ・フォルダ}を指定する。{（前もって作っておくと便利：例；ｇｏｏの保存先）}
◆6.設定が完了した段階で、{全ての（メール）アイテム}をサーバーからダウンロードする。{送受信の実行}
受信したアイテムは、全て{受信トレイ}にあるので、ユーザーは{任意にルール}を作成しアイテムを振り分けする。
◆7.個人用設定の保存ウィザードは◆1.と同じように行うが、保存するファイル名は[新ｇｏｏの設定.OPS}のようにして{他の.OPSファイル}と区分できるようにする。
◆備考．．．個人用設定の保存ウィザードは定期的に行うのを推奨。仕事メニューなどでアラーム設定を付けて期限無しの仕事を作成する。
_ _ _ _ _ _ 以上が新しいpstファイルの作成　其の弐です _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _こちらのほうがpstサイズがはるかに小さくなります。初期化をしますから。

補足

maoo2022さん

検証のご報告が遅れていて申し訳ありません。
会社の方針で、USBメモリ（私が.pstファイルを持ち歩いている）の使用が禁止になり、USBメモリへの書き込みができなくなるソフトを投入しなければならなくなりました。
ということで、.pstファイルをファイルサーバ上に移動する作業をしたため緊急度が落ちるとともに、新らしい環境での動作になれるのにいろいろ苦労をしています。

とは言え、ファイルサーバ上でも同様なファイルサイズの巨大化はおきるわけですから、状況を見て、確認の上ご報告します。

とりあえずお詫びまで。

回答No.4

maoo2022

maoo2022です。ANo.2の補足と新たな回答です。少し長いけど完全版の自信あり、なので最後まで見てください。
■次の場所にpstファイルがあると仮定した手順(全ての手順)＜質問２＞への回答（魔王の書式）Fc．．．は魔王にはちょっと？ですいません。以下の回答で何とか分かっていただきたい。

▲▼▲重要．最後まで読んで、作業を確認してください。

C:\Documents and Settings\管理者アカウント\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst
＊この操作はOutlookを起動して行います。
■過去の全てのファイルのインポートします。
■作業前の操作(1;個人用フォルダのフォルダ一覧のツリーを閉じる。)(2;Outlook Today-［個人用ホルダ］に影をつけておく:チェック)
◆1(;ファイル)**2(;インポートとエクスポート)**3(;ほかのアプリケーションまたはファイルからインポート)**4(;個人用フォルダファイル(pst):)**5(;重複してインポートしない(D):)**6(;参照タブでファイル選択)**7(;チェック::受信トレイ：サブフォルダを含む(S):現在のフォルダにアイテムをインポートする(I):個人用フォルダ:)**8(;完了)

■過去の全てのファイルのインポートが完了の後、インポートしたファイルを確認(任意)次のステップに。

■全てのファイルをエクスポートします。（不要なファイル・フォルダは手動で削除しておきます）

作業前の操作(1；個人用フォルダのフォルダ一覧のツリーを閉じる。)(2；Outlook Today-［個人用ホルダ］に影をつけておく:チェック)(3;エクスポート先のフォルダを作成)

◆1(;ファイル)**2(;インポートとエクスポート)**3(;ファイルへエクスポート)**4(;個人用フォルダファイル(pst):)**5(;エクスポートするフォルダ(E)::個人用フォルダ::サブフォルダを含む(S)フィルタ(F)任意:)**6(;重複してエクスポートしない(D)::参照タブで任意のファイル名を指定::例G\Outlool2007\200709archive.pst::)**7(;完了)**8(;Microsoft個人用フォルダの作成:ポップアップ画面:確認してOK:パスワードの設定と暗号化設定は任意で:)暗号化設定は、通常は圧縮可能な暗号化(M)を選択。

■操作終了後、フォルダの関連付けを解除します。（解除前にフォルダツリーのファイル・フォルダを確認する）（必要があればファイル・フォルダを削除する。注意；関連付けを解除後にはこの操作は出来ません。またインポートすれば、可能になりますが。）
操作は、
関連付けが解除されて、初めて手動でpstファイルの削除が可能になります。(backup.pst::archive.pst::個人用フォルダ.pst等のファイル)
（必要がある場合；backup.pstファイルのみを残しておくのが良い）
◆関連付け解除；アイテムを右クリック；．．．フォルダの切断。で解除される。；．．．フォルダの削除の場合削除済みアイテムも空にする。
■backup.pstファイルの作り方；Outlook 2000～～2003 アドイン: 個人用フォルダ バックアップ ( 正規の Microsoft Office を実行中のみ使用可)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01&displaylang=ja
◆バージョン 2000 以降の Outlook で、定期的に .PST ファイルのバックアップ コピーが作成され、すべての Outlook フォルダが簡単かつ安全にバックアップされます。

■ファイル削除の例；フォルダを開き、削除するアイテムをチェック；(全部削除は編集メニュー；全て選択；選択範囲を確認)；削除。

■エクスポートしたファイルは任意の状態で保存。

■新規pstフォルダを作成します。（関連付け解除の前に、一部の小さいファイルで作成しておくと新規にフォルダを作成する手間が省ける）
＊＊方法Outlook Today-［個人用ホルダ］の受信トレイを、ツール・メールボックスの整理、古いアイテムの整理(A)を行いアイテムを減らしサイズダウンを図る。
この際、各フォルダの古いアイテムの整理の規定の設定を、最小限のアイテムが残るようにすれば、新しいpstファイルはサイズが小さくてすむ。（各フォルダごとに指定が最良です）
参照；重要なメールは前もって、ファイル・名前をつけて保存で、Outlook テンプレートまたはメッセージファイルの何れかの拡張子で個別に保存するのがよいです。この保存の仕方は、いつでもOutlookを使用するPCで開いたり返信したり、テンプレートとしても使えます。

◆操作完了後、受信トレイとサブフォルダのみをエクスポートして、新規に使うファイルを作成する。＜質問１＞の答えになります。
手順は上記の、ファイルエクスポートと同じ。ファイル名は任意で設定する。例；20071001archive.pstなど
＊特定のフォルダアイテムをエクスポート（例；送信済みアイテム）エクスポート**5で送信済みアイテムを選択してファイル名を20071001archive.pstとする。（新規ファイル上書きする。）この方法で連絡先なども保存する。
エクスポートの確認は、削除前に、空フォルダを作り、次のインポートで空フォルダが復元すれば成功、完了です。

◆これまでの規定のメール配信場所の変更は、ツール・オプションで行います。メールセットアップ・メニューで「データファイル(F)」に
新規フォルダを追加、「電子メールアカウント」を開き、「既存の電子メールアカウントの表示と変更」で「新規のOutlookデータファイル(O)」で作成した新規フォルダを指定します。
この後で、「データファイル(F)」を開き、以前の規定に設定されていたフォルダを削除します。

＃＃＃＃ここまでで、新しくpstファイルを作成する、の説明をおわります。＃＃＃＃

補足

maoo2022さん
丁寧な追加回答を頂き本当に恐縮です。ありがとうございます。

一応最後まで目を通しました。
手馴れた手順のところともあるし、初めて触る機能もあるようです。
きちんと間違いなく終えるためには、ある程度まとまった時間を見つけて集中して作業をしたいと思います。
必ず、結果ご報告いたしますので、しばらく時間をください。

とりあえず、今の時点でのお礼まで。

回答No.3

noname#151570

＃１です。

前者だと思います。
こんなところに、いわゆるZIPファイルへの圧縮機能があっても意味がないですよね。

Outlook Expressでもメールを削除しても、データを含んだdbxファイルは、最適化を行わないと削除前のデータを含んだままなので、それからでもバックアップ出来ることになります。
Outlook Expressもそうですが、私のメインのThunderbirdも最適化という用語を使用していますが、誤解を招いてちょっと変ですね。

なお、私は、Outlook backup.pstファイルが同じ場所にあるのですが、「今すぐ圧縮」を実行したらOutlookのサイズは減りますが、このファイルは以前のサイズのままですから、ここには及ばないのだと思います。

回答No.2

maoo2022

＊＊＊＊pstファイルの整理・保存＊＊＊＊
■フォルダからかなりのメールを削除したのですが＞メールフォルダからの削除ですね。
■Outlookの設定が（受信フォルダごとに、保存；削除の設定が出来ますが、削除以外の設定；一週間ごとにバックアップ；などの設定だと；起動した日から一週間後から全てバックアップされ、Pstファイルが肥大化します。
＊まず；メールフォルダの保存；削除の設定の見直しが最初です。
■Pstファイルは常に上書きされるので、（MaiLを受信する限り）肥大化します。
＊避ける方法；Pstファイルを一度インポートして、不要なファイル（メール）を削除し、整理が出来たらエクスポートします。
＊全てのPstをインポートして整理が可能です。（詳細検索を使い、アドレスで振り分けるなど）
■Pstファイルのある場所
＊＊＊＊これが一番、簡単な方法＊＊＊＊
＊Outlookを起動して、ファイル；データファイルの管理で場所が示されます。
＊通常；自分のアカウント；ドキュメント＆セッティング；（マイドキュメント）か（アプリケーションデータ内；マイクロソフト内；Outlook内）のどちらかにあります。
＊（；検索を使用する場合）
＊＊検索ボックスに.pstと入力して全てのpstファイルを検索して、完了したら任意の場所に移動します。
＊
■インポートとエクスポート
＊この操作はOutlookを起動して、ファイル；；インポートとエクスポート；；メニューを開き
ほかのアプリケーションまたはファイルからインポート；；次へ；；個人用フォルダファイル(pst)；；次へ；；重複したらインポートしない；を選択してインポート作業を開始します。

＊エクスポートはインポートの逆順の作業ですが「エクスポートするファイル」を選択する際に、フォルダツリーの最上位にある「個人用フォルダ」を必ず選択してください。
このフォルダを選択すると、「個人用のファイルが全て」エクスポートできます。
＊エクスポートする場所は「参照」メニューから任意に選択できるので；前もってフォルダを作っておきましょう。
＊このときにも重複してエクスポートしないを選択します。
■エクスポートしたpstファイルの保存
＊保存の場所として、システムと同じドライブは推奨できません。万一の際（ウィルスなどのトラブル）データの復元が困難になります。
＊フラッシュメモリ；マイクロドライブ；SDメモリ；などが一番安心、安全です。
＊手元にない場合には；暫定でCDロムなどに書き込むのも一つの方法です。
＊が、あとで復元を簡単にするためには、上記のように外部ディスクへ保存しましょう。
＊ランディスクなども推奨しません。

補足

ありがとうございます。OUTLOOKのリテラシーが低いので、いくつか教えてください。

その前に　今理解できたことを以下に示しておきます：
■の１：　ご指摘のように「メールフォルダからの削除」です。
■の２：　下に質問１を示します。
■の３／５：　⇒下に質問２を示します。
　　＜「Pstファイルは常に上書きされるので」⇒やはりそうなのか！！　⇒　納得＞
■の４：　.pstの在り場所は把握しているつもりです。
■の６：　アドバイスありがとうございます。安全な方法をとりたいと思います。

＜質問１＞「受信フォルダごとに、保存；削除の設定」の手順を教えていただけませんか？
　　　（トレイの「古いアイテムの整理」のタブのことでしょうか？）
＜質問２＞手順の全体像が理解できませんでした。ここに書かれている手順は以下のように理解すればよいですか？　　（・・正しく理解しているかどうか不安ですが・・・）
１．現状の「個人用フォルダ」ファイル<Fcと呼ぶ>から、別の.pstファイル<Fbと呼ぶ>にすべてのメールをインポートする。
２．新しい.pstファイル<Fnと呼ぶ>を作って、ここにFbからメールをエクスポートする
３．Fnを「新着電子メールの配信場所」として定義しなおす
４．Fcを削除する

よろしくお願いします。

回答No.1

noname#151570

いわゆる最適化をすれば良いのでしょうが、画面上で「個人用フォルダ」を右クリックして、"個人用フォルダ"プロパティ→全般タブ→詳細ボタン→全般タブにある「今すぐ圧縮」ではないですかね？でも自信なしです。

定期的に最適化はしてくれるのだと思いますが、手動で行う方法は他には見当たらないです。

お礼

ありがとうございました。
7xxMBあったものが、2xxMBになりました。
この「今すぐ圧縮」の機能は知っていたのですが、俗に言うファイル圧縮ソフト(ZIP化）などと同じ機能かと思って、使っていませんでした。
個人用フォルダのプロパティで謂う所の「圧縮」が、メールの＜残骸：トレイ上には残っていないが、.pstファイルには残っている模様＞を削除することなのか、俗に言う「圧縮」だったのか、ご存知あれば教えてください。
＜個人用フォルダのプロパティから「ファイルサイズ」を見ると、196,927KBになっているので、前者かもしれません・・・？！＞

補足

私の「お礼」の文章は一部、記述不正確でした。（お礼投稿後の補足です）
「196,927KBになっているので」⇒「圧縮前と同程度（196,927KB）なので」
つまり、圧縮前も個人用フォルダのプロパティではファイルサイズが200KB弱で、explorerで見ると.pstのファイルサイズは7xxKBでした。