アクセスのフォーム入力について

質問

アクセス初心者です。操作方法でどうしてもわからないところがあり、知識を分けていただけたら嬉しいです。

仕事で、フォームを使って新規データ入力を行うことがとても多いのです。新しいレコードにデータを入力する際に、最終レコードのデータが初期値として入力されているようにすることは可能でしょうか？

日付などの共通のデータが、新しいレコードの初期値として予め入っていればとても助かります。新レコード入力の際に、常に最終レコード（一つ前に入力したデータ）の値を入れておく方法があれば、ご伝授をお願いいたします。

回答No.1

noname#22222 · ベストアンサー

ここでは敢えて既定値の設定でもって代入する方法を案内します。
もちろん、同じ手法で、直接に Value を更新することもＯＫです。

＜テーブル1＞

ID　　作成日
１　　2006/10/12

というテーブルに[ID]、[作成日]を登録するフォームがあるとします。

Private Sub Form_Current()
　　Dim lngMaxID　　As Long
　　Dim strQuerySQL As String

　　If Me.NewRecord Then
　　　　lngMaxID = DBMax("ID", "テーブル1")
　　　　strQuerySQL = "SELECT 作成日 FROM テーブル1 WHERE ID=" & lngMaxID
　　　　Me.作成日.DefaultValue = """" & DBLookup(strQuerySQL) & """"
　　End If
End Sub

で事足りると思います。

ここでは、列[ID]の最大値=既定値を参照するレコードと定義しています。
この辺りは、質問者サイドの事情によります。

Private Sub Form_Current()
　　Dim lngMaxID　　As Long

　　If Me.NewRecord Then
　　　　lngMaxID = DMax("ID", "テーブル1")
　　　　Me.作成日.DefaultValue = """" & DLookup("ID", "テーブル1", "ID=" & MaxID) & """"
　　End If
End Sub

このように、Access の DLookup関数、DMax関数を利用することも可能です。が、多少、処理に時間がかかります。

*************************
　既定値を使えば復元も可
*************************

Private Sub Form_KeyDown(KeyCode As Integer, Shift As Integer)
'
' フォームに [F5:前の値 F6:既定値] と表示し
'
On Error Resume Next
　　If KeyCode = &h74 Then
　　　　SendKeys "^("")", False
　　　　KeyCode = 0
　　ElseIF KeyCode = &h75 Then
　　　　SendKeys "^(%({ }))", False
　　　　KeyCode = 0
　　End If
End Sub

で、前のレコードの列の値はF5、既定値ならばF6を押して代入する方法も提供します。
これですと、ユーザが既定値を誤って修正後に再び既定値に戻すのも楽です。
この機能は、ベテランユーザは多用しています。
わざわざ、新規レコードの値を既定値を介して設定する理由です。

なお、DLookup関数、DMax関数の高速版は次のようです。

Public Function DBLookup(ByVal strField As String, _
　　　　　　　　　　　　 ByVal strTable As String, _
　　　　　　　　　　　　 Optional ByVal strWhere As String = "", _
　　　　　　　　　　　　 Optional ByVal ReturnValue = Null) As Variant
On Error GoTo Err_DBLookup
　　 Dim DataValue
　　 Dim strQuerySQL As String
　　 Dim rst　　　　 As ADODB.Recordset

　　 Set rst = New ADODB.Recordset
　　 strQuerySQL = "SELECT " & strField & " FROM " & strTable
　　 If Len(strWhere) > 0 Then
　　　　 strQuerySQL = strQuerySQL & " WHERE " & strWhere
　　 End If
　　 With rst
　　　　 .Open strQuerySQL, _
　　　　　　　 CurrentProject.Connection, _
　　　　　　　 adOpenStatic, _
　　　　　　　 adLockReadOnly
　　　　 If Not .BOF Then
　　　　　　 .MoveFirst
　　　　　　 DataValue = .Fields(0)
　　　　 End If
　　 End With
Exit_DBLookup:
On Error Resume Next
　　 rst.Close
　　 Set rst = Nothing
　　 DBLookup = Nz(DataValue, ReturnValue)
　　 Exit Function
Err_DBLookup:
　　 MsgBox "SELECT 文の実行時にエラーが発生しました。(DBLookup)" & Chr$(13) & Chr$(13) & _
　　　　　　"・Err.Description=" & Err.Description & Chr$(13) & _
　　　　　　"・SQL Text=" & strQuerySQL, _
　　　　　　vbExclamation, " 関数エラーメッセージ"
　　 Resume Exit_DBLookup
End Function

Public Function DBMax(ByVal strField As String, _
　　　　　　　　　　　ByVal strTable As String, _
　　　　　　　　　　　Optional strWhere As String = "") As Variant
On Error GoTo Err_DBMax
　　Dim N
　　Dim strQuerySQL As String
　　Dim rst　　　　 As ADODB.Recordset

　　Set rst = New ADODB.Recordset
　　strQuerySQL = "SELECT MAX(" & strField & ") FROM " & strTable
　　If Len(strWhere) > 0 Then
　　　　strQuerySQL = strQuerySQL & " WHERE " & strWhere
　　End If
　　With rst
　　　　 .Open strQuerySQL, _
　　　　　　　 CurrentProject.Connection, _
　　　　　　　 adOpenStatic, _
　　　　　　　 adLockReadOnly
　　　　 If Not .BOF Then
　　　　　　 .MoveFirst
　　　　　　 N = Nz(.Fields(0), 0)
　　　　 End If
　　End With
Exit_DBMax:
On Error Resume Next
　　 rst.Close
　　 Set rst = Nothing
　　 DBMax = N
　　 Exit Function
Err_DBMax:
　　 MsgBox "SELECT 文の実行時にエラーが発生しました。(DBMax)" & Chr$(13) & Chr$(13) & _
　　　　　　"・Err.Description=" & Err.Description & Chr$(13) & _
　　　　　　"・SQL Text=" & strQuerySQL, _
　　　　　　vbExclamation, " 関数エラーメッセージ"
　　Resume Exit_DBMax
End Function

回答No.3

nicotinism

Ctrl + '　（Ctrlキー と シングルクォーテーション）で直前値がコピーできますが
ご存知かな。

自動的に直前値を新規レコードの規定値に代入するためには
VBAで設定してやらねばなりません。
基本形は、それぞれのコントロールの更新後処理にデータ型に合わせて

Private Sub 日付_AfterUpdate()
'日付型の規定値変換
　　Me.ActiveControl.DefaultValue = "#" & Me.ActiveControl.Value & "#"
End Sub

Private Sub 文字_AfterUpdate()
'文字列型の規定値変換
　　Me.ActiveControl.DefaultValue = "'" & Me.ActiveControl.Value & "'"
End Sub

Private Sub 数値_AfterUpdate()
'数値型の規定値変換
　　Me.ActiveControl.DefaultValue = & Me.ActiveControl.Value
End Sub

とすれば初回の入力時は無効ですが、二回目以降は直前の値が規定値として
新規レコードに代入されます。
フォームをデザインビューにして、プロパティを表示 → イベントタブを選択
更新後処理の欄に、[・・・] こんなのをクリックしイベントプロシージャ内に
上記例を参考に記述してみて下さい。
※Me.ActiveControl. の部分はそれぞれのコントロール名にしておいた方が良いかも？
Me.ActiveControl. → Me！コントロール名.
ドットをお忘れなく

回答No.2

noname#22222

s_husky です。

DBLookup関数はDLookup関数に酷似したタイプを紹介していました。
よって、

Private Sub Form_Current()
　　Dim lngMaxID　　As Long

　　If Me.NewRecord Then
　　　　lngMaxID = DBMax("ID", "テーブル1")
　　　　Me.作成日.DefaultValue = """" & DBLookup("作成日", "テーブル1", "ID=" & lngMaxID) & """"
　　End If
End Sub

が正しいです。