売掛金の消し込み

質問

売掛金の消し込み業務に従事するようになって、一ヶ月です。
単純作業だと思っていたら、思いの外、数字のセンスが必要な様で
四苦八苦しています。

(1)銀行からの振込金額が、相手企業の数支店分の合計だった時、
それを、割り振ったり・請求書５枚中の内２枚分だったり
した場合、消し込む売掛金のデータの特定に時間がかかってしまう。

当社のデータはアクセス管理で、それをエクセルに落としてフィルタを使い、請求書ＮＯ等を手がかりに推定しています
しかし、フィルタで検索するにしても、推定力が必要で、計算力の無い
私には　なかなかデータが特定できません・・。
どうしたら、いいでしょう。　

(2)売上明細を請求明細と、一件ずつ照合しています。
何か、不備が発生いないか・発生していればその対処方法を考えねばならないのですが(二重売上等）
どうやって、不突合の原因を見極めるのか、さっぱりわかりません。
どうしたら、いいでしょう。

アドバイス・良い手引書の推薦等・何でも結構です。
宜しくお願いいたします。

回答No.2

mana77 · ベストアンサー

うちの会社の場合なので
参考にならないかもしれませんが・・・・。

大きな商社さんなどは
全支店分一括とか、その何割が手形とか
慣れるまでは「なんだコレ？」の連続でした(苦笑)

さらに、うちの会社の場合
同じ会社に対して、各部署名でそれぞれ一件単位で
随時請求書が出ているような仕事なので
どの売り上げまでが、先方の今月分で締められているのかさえ
よくわからないという状況でした。
(仕事完了後、即納品請求書発送、一括請求書は発行なし)

なので、売り上げ計上時は必ず
相手先の注文番号を売上伝票にも記入し
エクセルのシートにも欄を作って入力しておきました。

相手先は相手先の番号でしか管理していないので
こちらの請求番号を中心に考えるより
請求月と注文番号でソートをかけると
結構単純にわかることも多かったです。

あと、注文番号を記入してもらうことにより
二重計上のミスは簡単に発見できるようになります。
(一つの注文番号で売上げが複数はおかしい)

でも、こんな事を言っておきながら
結局は慣れのような気がします。(苦笑)

一年もやれば「ああ、ここの会社は・・・」と
別に悩まなくても良くなりますし、
三年もすれば「またあの担当さんか？」と
合わない原因までわかるようになりました(笑)

がんばってくださいね。

お礼

貴重な体験談をありがとうございます。
経理の入門書を見ても、ここまで実践的なお話は
皆無でしたので、とても参考になります。

回答No.3

noname#17648

ははは、苦労していますねー。
真剣な質問者さんは、きっと真面目なのでしょう。

当社なんか、少しでも分からないと相手に
「今回振り込んだのはどの分ですか？」って聞くように指導しています。
そのほうが断然早いです。
相手だって、今振り込んだ明細なんだから数分で教えてくれますよ。

ただし、時間が勝負！
振込後２４時間以内に確認すること。

お礼

ご回答ありがとうございます。
明るい内容で、なんだか元気が出てきました。

回答No.1

dec02

私が以前やっていた時はアクセス管理ではなく、
データをエクセル、明細はワードに差込んでいましたが、
おっしゃる通り、推定力が必要ですね。

出来ることと言えば、請求書発送時に振込票を同封し、
こちらへ戻ってくる票にコードＮｏ．を明記しておくことぐらいだったと思います。
全部が全部、振込票を使用して下さるわけではありませんが、かなり絞り込めると思います。

2年目になると、ここは本社が一括するとか、
一括で請求した分を割ってくるとか、
記憶に留まってくるのと、勘が働くようになります。

お礼

ご回答ありがとうございます。

やはり、サクサク処理できる様になるまでには
１年はかかりそうですね・・
私は、余程、能力が低いのか・・と落ち込んでいたので、
元気づけられました。