見積書を取ったら捺印された原本をもらわなければならないか？

質問

会社の備品を各事業所・部門からの依頼に基づき、
本社にいる私が発注しています。購入するものは主
に10万～100万程度の、社員用のパソコンやシステム
用のサーバーなどです。

発注～購入の流れは以下のようなものです。
業者に見積書の発行を依頼、それを各購入部門へフ
ィードバック。各購入部門ではこれをもとに年間予
算枠を使用、社内稟議のために議案書を起案。当方
では稟議が決済されたことを確認したうえで発注。
これらの発注～購入にかかった資料・書類等はすべ
てファイリングして保存しています。

最近、ある業者は白黒のイメージファイル（メール
添付）やファックスで見積書を送ってきます。その
後、郵送で原本は送られてきません。当然ながら見
積書上の業者の社印の印影は白黒です。

これに対し、社内のある購入部門から「稟議のため
見積書の原本が必要。白黒のコピーの見積書は無効
だから送られてきても困る」と言われました。私は
今までそんなことを言われたことがなかったし、フ
ァイルやファックスのやり取りの方がはるかに効率
的なので特に気にもしていませんでした。業者曰く
「見積書に関しては１件ごとに原本を送付する対応
はムリ」と言われてしまいました。

なお、この業者から送られてくる請求書については
印刷とはいえ、社印の印影が「朱肉色」の原本が送
られてきます（印刷された印影が有効なのかどうか
自信ありません）。

社内的というより、外部監査等があった時のことを
想定すると、世間一般的に「見積書の原本を所持し
ていなければならない」という根拠はあるのでしょ
うか？原本であるにこしたことはないのでしょうが
…。領収書、請求書は原本が必要でしょうが、見積
書の位置付けとはなんぞや？

どなたか、わかりやすく説明していただけませんで
しょうか？よろしくお願い申し上げます。

回答No.1

marimo_cx

見積書って見積期限が書いてあって、その期間内に発注してくれれば価格などその明細の通りに納入できますよというのを約束したものですから、見積期限内に発注したにもかかわらず値上げしてきたというときにしか原本の必要のない書類なんじゃないでしょうか？
ですので、私は外部監査に見積書自体必要ないと思います、価格が適正であれば良いだけですから。不自然な金額の取引記録に対して誰かが横領でもしたんじゃないか？って場合には必要になるかもしれませんので、そのときに個別にお願いすれば良いように思うのですけれど。
相手の担当者が社内の不正処理の担当者とグルであるなら、どのタイミングでも偽の書類を出す可能性はあるので朱肉で押した社印がないというだけで“稟議に使えない”ってのはなんだかなーって気がします。（検討に必要なのは数字だけなんですからね。）

パソコンの類の見積期限って大体1週間とか2週間ですよね？そんなものに原本なんか送ってたら見積期限切れちゃって、業者からすればお客様に不便を強いるだけで何もメリットないですよね。業者としてもお客さんがどうしても原本が欲しいということなら納品書と一緒に後で届けるのが現実的ですよねぇ。

お礼

なるほど、そうですよね。どちらかといえば社内稟議をどのような決まりにしておくか、ということに関わってくることなのかも知れませんね。外部監査のことは気にしなくて良さそうですね。となると、発注書の方が重要になるのでしょうか。そして請求書～領収書。いずれにしても、少し気がラクになりました。ありがとうございました！