初めての事務職。備えておくべきことがあれば教えてください。

質問

２週間後に転職先に入社することになっている、４０歳女性です。
現在前職の有休消化中です。

仕事は事務職です。とくに事務の経験は必要ないとのことですが、事務職は初めてなので、有休消化中の今、何か準備ができることがあれば・・と思っています。

パソコンはそこそこ触れますが、仕事で使うのは初めてです。仕事が始まれば、1人１台のノートパソコンが与えられるようです。

電話応対も前職ではなかったため、少々不安です。
何せ言葉を話さなくても済む職だったので、きちんとした言葉遣いや舌の回りの鈍さが気になります。

あと事務職で必要なマナー。仕事でお茶だしをしたこともありません。。

自分としては、舌の回りをよくするためにも日本語音読の本でも読む、タッチタイピングを上達させる練習、事務職のマナーなどを勉強したいと考えています。

事務職に備えるための方法について、何がよいか教えてください。

回答No.4

chitta1 · ベストアンサー

アドバイスですが、
私の場合は「秘書検定」のテキストがとてもためになりました。

電話応対の方法やメモの取り方、接遇のマナーなど基本的な事をわかりやすくまとめてあったからです。

あらゆるケースの席順、上司やお客への配慮、お茶の出し入れ・・・日常の疑問解決にも一役かってくれました。

「秘書検定」テキストを読んだあと、自宅に来た電話でメモの練習をしたり、家族とお茶の出し方、車の乗り降りを練習したり（笑）。

もっと知りたい分野に関しては「ビジネス文書検定」「ワープロ検定」電話応対などのテキストや小笠原流作法書などに目を通して練習していました。

違う分野への転職は苦労もしますが、色々身につけるのにも良い時期ですよね。

どうか楽しい転職準備生活をお過ごしください♪

お礼

回答をありがとうございます。
昨日、回答を拝見してから、出かけた帰りに書店へ寄りました。
ビジネス検定のテキストはなかったのですが、秘書検定のテキストはあったので、３級を購入しました。
確かにちょうど私のような事務職初めての人間にとっては知りたいことばかり満載というくらい、面白い内容の本でした。

＞色々身につけるのにも良い時期・・

そうなんですよ。私はそういうことに疎いことがコンプレックスだったので、この機会に色々明るくなれるようでうれしいです。

楽しんで勉強します。
ありがとうございました。

回答No.5

kobalt

お茶だしや電話のマナーは、一通り本やネットで勉強しておけば
良いと思います。
私は新卒の時にマナー研修で教わりましたが、いまだにルールみたいなのを
違ってやっていると思います（＾＾；
例えばお茶を出す時、お盆（トレー）をテーブル（それも打ち合わせで
使っているものとは別のだったかな）に置いてから、お茶を分けるそうですが
ほとんどの人がお盆からお茶を渡しています。
それでもいいそうです。
あと、お客様の中で役職の高い方から出すんですが、わからない時があり、
人数も多い時などは手前の人に「いいですか？」とか言ってまわして
もらったり・・・

個人的にはお客様が来て、割と気付かない振りする人多いのですが
スッと立ってお茶を入れたり「いくつ入れましょうか？」と上司に
聞いてあげる前向きな姿勢がある人が評価されるかな、と思います。
経験で慣れますしね。

あと電話の時ですが、かむことは私もあります。
販売の仕事をしている時も何度言いなおしても「ありがとうございました」が
かみかみになって、とうとう言えないまま送り返してしまったり・・・
みんなそういう経験しながら頑張っていると思います。

採用された時点で、スキルはわかっているはずなので、無理に
完璧にならずに、慣れるように頑張ってください（＾＾）

お礼

回答をありがとうございます。
なるほど、実践ではまた臨機応変に・・ということですね。
承知いたしました。
電話に関してはちょっと心配だったのですが、
ベテランさんでもかんだりするとのことでちょっと不安が取り除かれています。
いろいろな経験をお話くださり、ありがとうございます。
とても参考になりました。

回答No.3

DIGAMMA

内定おめでとうございます。（面接、うまくいったんですね）

残り日数も少ないことですし、ここは、「神様が与えてくれたと思って、休暇を楽しんだら？」といいたい気持ちです。それ以外の回答としては

東急ハンズに代表される、「便利なものグッズ」を置いてある店を回って便利そうな文房具を集めたり、「初心」に戻って本屋さんで「新入社員マナー集」など読んで見たらいかがでしょうか。
時間があるなら、ワードとかエクセルとかによく見ると「このメニューは、どんなとき使うのだろう」というのが、結構ありますよね。それらを勉強していくとか。

　あと、用意しておくと会社の人に喜ばれる小物（針と糸とか二日酔いの薬）を考えてみるとか、自分自身へのプレゼントとして、自分の机で使う「かわいい鉛筆立て」を買うとか。

がんばってくださいね

お礼

回答をありがとうございます。
以前採用試験のときの投稿でお世話になりました。
その節はありがとうございました。

採用試験は、事前の準備があったお陰で落ち着いて受けることができたと思います。
もう何年も解いていないような問題ばかりでしたから、事前に心構えがなかったらおろおろしていたと思います。
本当にこのサイトで皆さんに回答いただいたお陰です。

＞神様が与えてくれたと思って、休暇を楽しんだら？

それも一つの有意義な方法ですよね。
こんなに長い休暇を取るのは久しぶりですから。
（以前専業主婦だったときは毎日こんなんだったけれど・・・）

＞新入社員マナー集

私は高校卒業してから結婚するまでずっとフリーターだったので、こういう本すら読んだことがないのです。今回この投稿の回答にてビジネスのテキストや、秘書検定のテキストの情報をいただき、自分には今まで縁がないであろうと思っていた本を手にして、けっこうワクワクしています。職種を変えて自分が新しい技術を習得するというのは、とても面白いことですね。

＞会社の人に喜ばれる小物・・

そういうものも考えてみると面白いですね。
まだ仕事は始まっていませんが、仕事場の雰囲気を、そういう観点から観察するのも楽しそうです。

興味深いアイディアをいろいろとありがとうございます。
参考にさせていただきます。

回答No.2

goo_papa

ここで紹介するのは、「ビジネス能力検定試験」のテキストです。

この資格は「（財)専修学校教育振興会」が実施しているもので、ビジネスの基礎を学び資格として級を認定しているものです。

専門学校は職業訓練としての授業を昔から進めていますが、これらを客観的に測定するものがなかったため、１０年前に資格試験として確立しました。

ということで、この資格の３級テキストは、新入社員用なのですが、非常に良くできています。試験を受けるというわけではなく、ビジネスの基礎を学ぶという観点からご一読をすすめます。大手書店でも販売していますので一度ご覧ください。

新しい仕事に就くときは、色々な不安があるものですが、一番大切なのは「やる気」だと思います。頑張ってくださいね。

参考URL：

http://www.sgec.or.jp/bken/kentei/text/text.htm

お礼

回答をありがとうございます。
早速書店にてビジネス能力検定のテキストを探してみました。
結構地元の町では大きめの書店でしたが、同様のものが見つかりませんでした。
が、サイトを拝見して、３級が一番私の知りたいことが満載と思いました。
基礎を学ぶのには最適ですね。
もっと大きな書店で探してみますね。
前向きな「やる気」でがんばります。
ありがとうございます。

回答No.1

pezzy

はじめまして。派遣経験７年目のＯＡオペレーターです。初めての事務職、不安ですよね。相手も同じように扱いについては不安に思ってるので、できるだけ笑顔を忘れないようにしてください。あまりコチコチだと相手の方たちとも馴染みづらくなってしまうから。
会社によって対応が違うので、全般的なことしが言えないですが、私は、いつも新しい派遣先へは筆記用具・ノートは必ず持参します。会社でも支給されますが、自分の使い慣れたペンとかの方が落ち着くんですよね。それと必要な用具を持参することで、相手に仕事する気があるという行為が伝わるみたいです。
言われたことは、なるべくメモを取っておくといいです。同じこと何度も聞き返すのって嫌だし、書いておくと忘れないし。
ＰＣやお茶出しに関しては、人数の少ない企業さんでない限り、数日は教えてくれる方がついていてくれてると思います。逆に大規模の会社なら自分で入れる人が増えていたり、セルフになっていたりします。お仕事の状況がわからないので、この辺はなんとも言えないですけど、個人的に使っている湯呑みや、お茶の好みとか記憶しておくと、いいかと思います。
電話については、相手の声が聞き取れない時があって、何度も聞き返すと場が悪くなってしまうときがあるんですね(TwT)。こういった時は「恐れ入りますが、少々お電話が遠いようです」とか「○○さまでよろしいでしょうか？」とこちらから聞き返してもいいかと思います。
マナー講座は受けておくにこしたことはないのですが、私は個人的に、会社が持っている空気とかペースをとらえれば、早く流れに乗れると思うので、あまりマナーにだけ気をとられず、コミニューケーションを大事にしてください。
長くなってごめんなさい。いいお仕事ができますように(^-^)v

お礼

回答をありがとうございます。
お話とても参考になります。
何度も同じことを聞かなくて済むように、メモを取る習慣をつけようと思います。
コミュニケーションを大事にしていこうと思いました。
応援ありがとうございます。
がんばります★