小規模運用で、フットワークを軽くしたい(ASP型)

質問

現在数名の会社です。

データや文書の電子管理・集中管理を目的に、
グループウェアを導入したいと思っています。
自社運用は費用面で難しく、外部からアクセスするため、
ASPサービスで考えていますが、いまひとつ確定できません。
やりたいことを箇条書きしてみました。
オススメや実績ありましたら、教えてください。
よろしくお願いします。

○利用ソフト
・DocuWorks
・XEROX複合機

○目的
・スケジュール管理
・アドレス帳、連絡先の管理
・文書ファイル管理 (セキュリティ高ければ)

○補足
・データのインポート・エクスポートができること (必須)
・最大利用人数10名程度
・リマインダー機能があれば。。。
・メールはグループウェアにするか、
　クライアントソフトにするか悩んでいます。
※OutlookExpressではセキュリティに問題がありそうで、
Becky!というのを使おうか悩んでいます。
※Microsoft以外のメールでは連携がとれにくいことも心配

回答No.1

mdks · ベストアンサー

いくつかご提案できると思います。

ASPで条件を満たすとなると、やはり『サイボウズ』か『desknet's』になるでしょう。それぞれの特徴としては…
サイボウズ…microsoft office outlookとの連携ソフトが提供されており、スケジュールの同期が楽。
desknet's…スケジュール、アドレス等はCSVファイルにてインポート・エクスポートが可能。コストはサイボウズより安い（？）

参考までにいくつかURLを。
『サイボウズ』
http://www.topica.ne.jp/cb/charge/index.html
http://www.fsv.jp/option/cb6/price/index.html?&h_price

『デスクネッツ』
http://www.plus-desknets.com/

・ASPサービスの場合、契約は最低３ヶ月からがよくあるパターンですのでご注意ください。
・メーラーに関してですが、グループウェアのメール機能でも問題は無いかと思われます。連絡先からのアドレス参照もできますし（サイボウズの場合）。

ここから下は余談…というか、他の可能性も考えてみます。
・料金的には若干上がりますが、microsoft officeシリーズとの親和性なら一番の『Xteam』もあります。文書ファイルの管理でもチェックイン・アウトの機能により、重複のファイル修正を回避できますし、outlookにスケジュールを取り込み参照も可能です。

・DocuWorks＋複合機をお使いですと、文書ファイルは書類をスキャンした物も多いでしょうか。そうした場合ASPサービスですと容量不足の心配もあります。費用面から自社運用を躊躇されている様ですが、グループウェアのライセンス料を抜かして考えると、意外と自社での運用も安くできますよ。
　自分の場合、空いているPC１台にサイボウズをインストールし、会社のADSL回線(12M)を使って運用したことがあります。この回線は専用ではなく、通常業務で共用している普通の回線です。IPも固定してません。外部からのアクセスには無料のDDNSを使い、独自ドメインで違和感なく使用できました。
通常のメンテナンスも非常に簡単ですので（インストール１０～２０分、バックアップメンテナンス３０分未満）、密かにお勧めします。

長くなりましたがこの辺で。ご参考になれば幸いです。

お礼

非常に細かなご回答ありがとうございました。
自力で調べたところ、やはり有力候補には、この2つがあがりました。
「デスクネッツ」「サイボウズ」

かなり有名で実績のあるグループウェアだと思いますのが、
そんな安直に決めてしまうのもどうかと思い、
ご質問させていただきました。
それに基本的にはパッケージ購入するタイプで、
ASPはメーカー提携先との契約ですよね。

■選定について
最悪の場合、運用後にソフトを変えてしまうことを考えています。
その際、インプットデータがすべてなくなってしまうと、
手間がかかって仕方ありませんので、
データのインポート・エクスポートを気にしています。
(でもたいていそういう機能がついているものほど優秀で、変更しないものですね)
そういった考えがあって、お試しで試せるもの(ASP)という発想が強いです。

WEBメールはまだまだ操作性が悪いので、
OutlookExpress(もしくはOutlook)を前提に考えています。
データの連携が全くとれないのであれば、Becky!やEudoraなども考えています。

■Xteam
調べたことはありますが、ディスク単価が高くて省いた気がします。
機能面からをもっと気にして探してみる必要ありですね。
「導入したけれど、使わない」は本当に無駄なコストですから。。。

■自社運営について
社内にサーバをたてるとやはりいろいろと手間がかかると思います。
現実的にそこに時間をかけていられないのと、
一括で支払う(パッケージ)のが難しいのと、
上記に書きましたお試しにしたいのと、などいろいろハードルがあります。
また、扱うデータが重要なため気を遣う必要もでてきます。

なので、グループウェア導入がうまくいけば、
自社運用も考えたいのですが、スタートはASPでしたいと思っています。
でも扱うデータ量が増えると価格面で考えないといけませんね。

回答No.2

bucchukun

サイボウズはASPサービスがあるので、お勧めです。
ASPは結局高くつくので、ウチでは購入しましたが。
あと、対応しているプロバイダが限られているのにも注意ですね。公式サイトに詳しく載っていたと思いますが。

Docuworksはファイルサイズが軽い上に、PDFのようにブラウザ内で閲覧できるプラグインもあるので、ファイル管理などにどんどんアップしていけば簡単に閲覧できるでしょう。もちろん要領不足には注意が必要ですが・・・。
データのIn/Outについてはサイボウズでは問題ないレベルで実装しています。

メールソフトについては、メールサーバーが別にあるならサイボウズとある程度切り離して運用が可能です。
ウチの会社では、代表アドレス宛のメールはThunderBirdで管理し、個人アドレスについてはサイボウズという運用にしています。