少ない人数で仕事が出来るよう業務を効率化したいのですが

質問

おはようございます。
私の会社は人材派遣から多くの人に来てもらっておりますが、派遣の勤務態度が悪く無断欠勤等が多くて困っています。
下記のＵＲＬで相談をしましたが、ますます派遣というものに不信感を持つようになりました。
http://oshiete1.goo.ne.jp/kotaeru.php3?q=122667

派遣経験者の話より、人材派遣から来る派遣は勤務態度が悪いだけでなく、派遣先に多大な迷惑をかけ、その上で、派遣先に無理難題を言うことが明らかになってきましたので、今後は派遣に頼らない業務の構築を考えたいと思います。

業務のスリム化、およびアウトソーシング等、アドバイスをお願いいたします。

回答No.5

wa_jiro · ベストアンサー

Ｇｏｒｉｒａｉｍｏさん、お疲れ様です。
本当に、やきもきしておりました。（笑）
まだ作業を続けられているのか、それとも何か壁にぶつかっているのか
心配して、貴方のご回答がないかどうか毎日チェックしておりました。（笑）

歳を取ると、気が長くなると言いますが、「あれは、嘘だ。」、とこの頃
感じています。　（笑）

ご回答の文面拝読させて頂き、私も非常に喜んでおります。
先程の笑いが出てくるように、恐らく、貴方もちょっとは、笑みが出ている
のではないかナと想像し、（恐らく、自信と幾分かの達成感が…）
私まで嬉しくなってしまいました。

さて、もうお求めになりたい内容の１／２の実態を把握し、それに対する
こうあるべきだというイメージが完全にその姿を把握されている様ですね。
ここまで、くるともう心配ありません。　後は、その仕上げを行うだけです。
（貴方が今回おやりになった手法は、古くから定評のある手法なんですヨ。
　今回の事が無事完了し、すこし時間がとれるようになって、まだ、興味が
　あるようでしたら、コンサルティング関連や分析の手法の本を読んで
　みて下さい。　但し、今はお読みにならない事<前々回、お話ししたと思い
　ますが、今、それらを読むと振り回されてしまいます>をお勧めします。
　そして、その時にこの手法が何と呼ばれ、何を目的としているかの
　確認を行って下さい。　実践内容と理論の裏打ちです。）

次に、先程１／２の実態とそれに対する解決策を把握されたとお話し
しました。
実は、この流れには、大きな山場が２つあります。
１つは、最初の山場、貴方は、もうこれを乗り越えられましたが、最後の１つ
が存在します。
それが、残りの１／２なのです。
よく、選挙で当選の喜びを示す時に、「ダルマの目」を書き入れますが、
それが残りの１／２なのです。　　いわゆる最後の締めくくりであり、最後の
仕上げと呼ぶものです。
これも何も難しい事では、ありません。　しかしながら、モノの本には、
色々な理論とワザと難しくしているのではないかと思えるような記載が
存在しています。
それ程難しい事ではありません。　　自分の中に、もう一人の自分を存在
させて、もう一人が行った作業と考え方を他のもう一人の自分が客観的に
チェックしていく事です。

ご回答の中で、＞派遣に振り回されることもありません。　との記載が
ありましたが、その一人の自分の考え方は、過去の経緯より、私にも
充分理解できます。
否定するつもりもありませんし、それは、それで非常に良かったと思います。
それがトリガーになって、貴方の行動を覚醒させたのですから…。
（そう、まるで…、眠れる獅子を起こすかのように）
その考え方は、一人の自分なのです。　現業に苦しむ一人の自分です。
さて、ここでもう一人の自分（客観的で、冷静な自分）の登場です。
貴方の中に業務のあるべきモデルが出来上がったのです、そこからは
現業の一人の自分ではなく、冷静・緻密・洞察力のあるもう一人の自分が
総合的な仕事をすべきなのです。
その仕事は、職員がやるべきか、パート、アルバイト、派遣にまかせて
その職員は、もっと判断を要求される仕事を行うべきではないか、
あるいは、すこしでも業務がかわる可能性がある場合に変更を行う
べくする判断の目。
また、パート、アルバイト、派遣の方の仕事は、そのモデル化されて
工数化を行った内容を適切にこなしうるかの評価の目。
そして、自分の作成した業務の標準モデルは、平準化されているのかの
平準化・標準化の目。

そうです。　貴方の中のもう一人の自分は、冷静に[最適化を行う目]を
もっています。　それは、自身が作り出したモデルに対しても。
そこには、感情を排し、冷静・緻密さが必要です。
必要な物は、過去の経緯も捨て、その時、何が必要か、何をすべきかを
冷静に判断して行動する事なのです。　戦国武将のように…。
それが確立していかなければ、戦国時代のように、自然淘汰されるか、
滅ぼされてしまいます。　（非常に悲しい例えかもしれませんが、私は
そう思っています。　そして、敢えて、ここで言うなら、これらを引き継ぐ
べき後継者の育成も必要となってきます。　一代の繁栄は、繁栄では
あらず、継続こそ、その繁栄の礎なのです。）

また、非常に長文になってしまいましたが、もう心配はないようです。
かえって、私は恐ろしい気がしています。（私達の仕事がとられそうで…（笑）

人間ですから、時には壁に当たったり、落ち込まれたりするかも知れません。
その時には、その壁や、落ち込む要素をまた、しかるべき、コーナーへ
あげて下さい。　
私が気づけば、必ず、ご返事申し上げます。
しかし、どのコーナーも、かなりすごい方がいらっしゃいますから（笑）、
私よりその方がすぐれたご返事をお書きになるかもしれません。
私は、この「コンサルティング」や「法律」のカテゴリーだけは、必ず見るように
しています。

最後に、
もし、この業務が落ち着き、多少、心と時間に余裕が出来たら、貴方と同じ
悩みを持つ方々（このコーナーや別のコーナーでも）に、やさしいご助言を
と思います。
私は、それらを拝見させて頂いた時には、今回のやりとりで得られた嬉しさ・喜びも倍加し、たとえようもない感激に包まれると思います。
くれぐれも、仕事ばかりに傾注せず（私もよく言われます）、息抜きも
必要です。　健康に注意して、明るい未来を確保されん事を節に
お祈り申し下ます。

お礼

どうもいろいろとありがとうございました(T_T)
派遣のトラブルから始まった今回の件ですが、災い転じて福となすではありませんが、wa_jiroさんをはじめ、本コーナーでアドバイスをいただいたこと、そして業務を見直すきっかけになり前向きな改善の糸口が掴めたことに改めて感謝いたします。

前の質問で派遣を擁護する攻撃に、私自身人間不信になっていたものですから、みなさんの暖かさ、親身なコメントは、とても私の心をいやしてくださいました。
本当にありがとうございます。(;_;)

いまも試行錯誤中ですが、いかにシンプル化するか・・・光が見えたことにより、以前よりも作業に迷いがなくなってきたように思います。

また、何かご相談させていただくことがありましたら、改めましてよろしくお願いいたします。

最後に、本コーナーにご執筆いただきました皆さんのご多幸を心よりお祈り申し上げます。

回答No.4

wa_jiro

お疲れ様です。
ご返事がないようでしたので、「なんだ、こんな事。」と思われたのではないかと
心配しておりました。　しかし、そのご返事を見て驚きました。
ご返事が、今、それらを実行されているとの事で。
恐らく、ご返事の無い間、「ん！どうなっているんだろう？」「あれ！」と考え、よし
やってみようと思い、直ぐに行動を起こされたのでしょうネ。
驚きと共に貴方の行動力に敬服しました。（決してお世辞ではありません。
殆どの方がこの行為をおやりになる事を拒絶されるのですから。）

さて、ご返事では、貴方の中に不安がかなり湧きあがっているようですが、
お気づきななりませんか？。
もう、既に貴方は貴方が求める答えの輪郭の１／２を手中にしているんですヨ。
＞業務はシンプルにしなくてはと改めて思います。
＞ＩＴシステムの導入により、業務も大幅に変わってきています。
＞このマニュアルで判るかなぁ
＞第三者に引き継いで、すぐ使ってもらえるような代物になるかなぁ
＞業務の内容をまとめることを優先‥
始めてまだ１日しか立っていませんと思われるかもしれませんが、この時点で
既に貴方が求める回答は、その山の概要が見えているのです。
頭の中に漠然とした内容で。　ただ、整理されて、消化されていないだけです。

もう輪郭が描けているのですから、あとは、それらを具体的に紙に書いていく
だけなんです。
「ん！？」と思われますか。

名だたるコンサルティング会社やものの本には、難しい理論で、次にやる事を
なぜか？分かりにくく記載されています。　そんな物は、貴方が今、求めている
物を得てから後、ゆっくりと読み返せばいいのです。　ただの理論武装の
裏打ちとして‥。
（こんな事を書くと、本当に仕事がなくなってしまうかもしれませんネ。）

貴方は、５Ｗ１Ｈをご存知だと思います。　
単純にそれらを、貴方の漠然と把握されている内容に当てはめて、紙に書いて
みましょう。
○業務をシンプルにしなくてはと思われましたネ。
どこがシンプルではないのですか？。
（さ！、間違えてもいいので紙に書きましょう。）
なんと比較してシンプルではないのですか？。
（貴方がこれがシンプルだと思うイメージを紙に書きましょう。）
この続きは、貴方が考えて下さい。　きっと分かる筈です。
○ＩＴシステムの導入により、業務も大幅に変わってきています
さて、同じようにいきますヨ。
（どこが大幅に変わってきてますか？紙に書いてください）
次に
○このマニュアルで分かるかな
これも、同じようにいきますネ。
（誰が分からないのですか？紙に書いて下さい。勿論具体的に）
○第三者に引き継いで、すぐ使ってもらえるような代物
もう、ご自分で出せるのではないでしょうか。
○業務の内容をまとめることを優先
そう優先です。　では、業務の中で優先する順位は？。
貴方がご記入になった言葉「優先」。これは、重要な要素です。
組織は人が作るものです。　その人がどう判断し、行動するかでその全てが
変わってきます。
業務も昔のマニュアルの時代とは、異なってきていると実感されたと思います。
そこがポイントなのです。　では、もっと、細かな業務も変わってきている筈です。
そうであれば、やり方も変わるし、状況が変化すれば、行う優先順位も変化して
いるのです。

Goriraimoさん、頑張って下さい。　貴方が貴方自身が求める答えを書式に
できる事をお祈り申し上げます。
最後に、非常に長くなって申し訳ありませんでした。　私もつい熱くなって
しまったようです。（もう、そんな歳でもないと思うのですが‥）

お礼

ありがとうございます(;_;)
お礼が遅くなりまして、申し訳ありません。
ただいま紙に仕事をまとめています。紙に書いたり、実際に物事が発生してから終了するまでの一連の全ての作業（派遣さんの仕事や自分の仕事、よその部署の仕事を含めて）をやってみました。

そして私が求めるシンプルとは、一つの単純作業で求める結論を得ることだと思いました。たとえば、仕事で使う文献を探し、手続きを行って入手するとします。一度文献のデータを入力して、複写なり購入なりの手続きをすればよいものを、わたしの会社では文献を必要とする人がデータを入力し、それから手続きを行う人が入力し、経理を行う人が入力します。また、統計を取る人も同じデータを入力するのです。なんたる無駄でしょうか。ニーズのある人以外に３人もの人間がデータを入力するために必要とされるのです。しかも、それは派遣です。
わたしは、ニーズのある人間が初回で入力することにより、全てのデータ入力がまかなえるようにしたいです。そうすれば、人員を減らし、派遣に振り回されることもありません。

紙で書いていくにつれて、仕事を理解していくにつれて、ますますその思いは強くなっていきます。そのように途中経過をなくすことによって、どんどんシンプルになり、楽になっていくと思います。（まるで流通のようですね。ふと思いました。中間マージンを削除することで、無駄な経費を削減し、すばやく消費者の手元に商品が届くような・・・）

wa_jiroさんのおかげで、私は業務というものの本質を理解したように思います。深く感謝いたします。ありがとうございました。<m(__)m>

まだまだ未熟者ゆえ、この質問を閉じることに抵抗がありますし、wa-jiroさんのおっしゃっていることの半分も理解、実践できていないのではと思います。
ですが、光も見えてきましたことですし、一区切りとしてもうそろそろ閉じようかと考えております。

最後に、本コメントでwa-jiroさんのお言葉がいただければ幸いです。

回答No.3

wa_jiro

はじめまして。
ご投稿されている内容と過去の履歴を拝見させて頂き、驚きました。
ご回答されている皆様もよほど厚き思いがあり、過去のご発言に
なったのでしょう。

しかしながら、私も企業等にコンサル関連業務を行っており、
その経験から、判断させて頂くと、結構モラルの低い方は
いらっしゃいます。
それが、派遣社員・契約社員であろうと、しいては、正社員であろうともです。

さて、
＞業務のスリム化、およびアウトソーシング等、アドバイスをお願いいたします。
との事ですので、下記に私がお勧めしたい内容を記入させて頂きました。
Goriraimoさん、まず、業務マニュアル（業務記述書）を作成して
みませんか？。

私が生業の一部としているこの仕事では、まず、私のチームと
お客様には、必ず、現在業務につき、業務マニュアル等を
（業務職掌・社員／管理職での業務記述書等）
協力して作成して貰います。
クライアントの中では、これに、強く難色を示される方が多いですが、
全作業が終了すると、その方も満面の笑顔になります。

何故と思われますか？。
これを行う事により、現在の本当の問題点や改善点が見えて
くるからです。
私は、本当の問題点解決や業務改善点等は、本来、現業の
方が本当は理解していると思っています。
ただ、気づいていないだけなのです。
そこで、これらを記述して貰う訳です。
こうする事により、それらの解決手法が、増員なのか、それとも
業務改善なのか、あるいは、システム化なのかが見えてきます。
そして、それらが増員だった場合には、どういう要件能力を必要
とし、また、どれだけの権限が必要なのか、更に
どれ程の工数が必要なのかなどが明確に理解できます。
勿論、Goriraimoさんの所にも、これら業務関連資料は、存在
すると思いますが、企業は（公・私企業含む）得てして、
これら資料の維持は、通常定型業務でない為、かなり古いままに
なっているのが現状です。
作成された時と現在の業務の違いは、必ず発生しています。
また、良く「そんな事は、全てこの頭の中に入っているので
書く必要がない」とかなりの確立で仰います。
しかし、頭の中で考えている事とそれらを整理して紙に書いた
ものと比較すると、その差は歴然としてしまいます。
これは、連鎖的業務を行っているセクションには、驚くべき
効果があります。
何と、実際記入していくと、そのセクションが個人個人で
それぞれが「なんで、そういう事をしているの。貴方は？」との
会話が出てきます。　面白いですヨ。
（こんな話しを、ここに書いていいのでしょうか？私は。
ひょっとして、仕事が減るかな？どうかご内密に）
世間一般には、この仕事を専門的なすごい集団がやって
いる様に記載されていますが、それは、ごくごくその中の
一部でしかありません。
時には、専門用語をやたら並べていらっしゃる方も
いらっしゃいますが、上記作成において、その問題点の
１／２は、洗い出されてしまいます。
そして、それらの大半の問題解決は、現場が良く理解されて
います。
これらは、組織で共通のモチベーションを持って行う事が
その力を最大限に発揮する内容ですが、その課内、その
セクション内でも、全員を集めてその動機づけをはっきり
していれば、効果はあがります。
（実際、派遣・正社員を問わず、これらをやる事により
それぞれ自分達の仕事が楽になります。また、
周りにいるモラルの低い方たちも、ある程度の
モラルは向上します。　ご注意します。　ある程度ですヨ）
内実が本当に見えて、その要件が見えてくれば、あとは
それに基づく見積依頼を発行すればよいでしょう。

もし、これ以上の内容をお望みでしたら、別のご回答者
がご記入になっているように、その業務の詳細を
必要とします。
しかしながら、ここでそれら全部をＵＰする事は、得策とは
思えません。（守秘義務も含めて）
でも、前述の内容を行った後、その要件が見えてくれば
それらを個別に相談すれば、きっと良き助言が得られる
と思います。
このコーナーのご回答を寄せられる支援者の方には、
かなりご専門の方がいらっしゃいますので。

お礼

どうもありがとうございます。
ご返事が遅くなりまして申し訳ありません。

いま業務マニュアルを作成していますが、かなり大変な難事業ですね。
業務はシンプルにしなくてはと改めて思います。

過去のマニュアルを見ても、かなり古く、またＩＴシステムの導入により、業務も大幅に変わってきています。本当にマニュアルは更新が必要だなと痛感しました。

いま、ＷＯＲＤを駆使して業務マニュアルを書いていますが、書いているうちに「このマニュアルで判るかなぁ」「第三者に引き継いで、すぐ使ってもらえるような代物になるかなぁ」と不安になってきます。
まずは業務の内容をまとめることを優先にしていますが、これでよろしいのでしょうか？

回答No.2

kobutatyan

こんにちわ。とてもお困りのご様子ですね。
私は、派遣の立場から感じる事を。
勤務態度の悪い派遣に当たると、当然腹が立ちますよね。私も派遣社員をしていますが、他の派遣社員の態度に、恥ずかしくなることがあります。
派遣社員という定義をふまえず、バイト感覚でいる派遣社員の多い職場ではまさに無法地帯でしょう。これはかなり常識外れの行為ですね。
時々、そういう会社で仕事をしている時にふと思うのですが、派遣会社にそれなりの人件費を払っているのですから、人事がきちんと派遣会社側に申し入れをしなければ改善はしないのに。。。ですが、Goriramoさんにはその辺の過程は踏まれてらっしゃると思うので、次の方法として、派遣ではなく、学生アルバイトに代えてしまうというのは如何でしょうか。大学のアルバイト斡旋の方がその辺の派遣社員よりはしっかりとしていますし、仕事に対する姿勢も好感が持てるかと思います。（これは私の主観ですが、学生のバイトの方が、金銭的にシビアなせいもあるのでしょうか、仕事に評価が与えられて時給がアップする事を念頭に仕事をする傾向があるので、勤務態度はまじめです。）
業務のスリム化等は直ぐには出来ないと思われますし、何より人の手を減らすことが出来ない状況のようにも感じられます。今後の業務態勢を検討しつつ、現在の状況を少しでも改善出来るよう良い人材の確保に頑張ってください。

お礼

どうもありがとうございます(;_;)
温かい言葉をいただけて幸せです。kobutatyanさんのような方に派遣に来ていただきたいです。

学生アルバイトはいいですね。大学の二部学生さんに来ていただければ、卒業間近の時に正式に採用試験を受けてもらい、その後は職員として一緒に働いてもらうことも出来ますし。人事に相談してみます。派遣と異なり、時給も派遣で安い部類になったとしても派遣会社にマージンをとられることもありませんから、丸々本人に入りますしね。

コンペと学生バイトの両方で経理にかけあってみます。
ありがとうございました。

回答No.1

tweetie

履歴、拝見しました。当時は私が質問を拝見していなかったので発言していませんが、ちょっと驚きです。なぜなら、私が利用している派遣会社の人間はとても有能だから。事務系の人にしても、イベント系の人にしても、専門の経験と知識を積んでいる人たちなので、職員が気づかないところにまで気を配り、自ら進んで動く高い機動力もあり、派遣会社の人材を使うというのは、有効なことだなあと常々思っていたので・・・・。正直、あの働きであの給料では割に合わないんじゃないかと思うくらい。人当たりも良いですしね、和気合い合いとしてますよ。

ともあれ、ご自身の経験で、もう派遣はこりごり・・・・と思われているようですので、そこは説得しても仕方ないようですね。ただ質問にお答えしたくても、業務内容によってその方法や思考法、責める角度が違いますので、単に、
＞業務のスリム化、およびアウトソーシング等、アドバイスをお願いいたします。
では一般論しか返ってこないと思いますよ。無駄と思われる箇所をピックアップし、その改善に努める、なんて既にお分かりになっていると思いますし・・・・。アウトソーシングに関しても、コンペをするのであれば、仕様書をどこまで詰めるかにそれがかかっていることは言うまでもありませんね。それ以上の回答と言うことになると、もう少し補足をしていただいた方が、皆さんも応えやすいと思います。もちろん私も・・・・（＾＾；

よろしくお願いします。

お礼

どうもありがとうございます。
地獄に仏ではありませんが、ようやく私の悩みや苦しみについて親切に解答してくださる方に出会えました。（感動）

書き込みを拝見して、以下の点に気づきました。
●無駄をピックアップするのですが、実際の業務を行う者がピックアップして良いのか？
　実際に業務をしている者がピックアップするのでは、頭の中で現状フローが出来ているために、大幅な改善を行うための思い切りが出来ないのではないかという不安があります。たとえば、野村総研とかそういうシンクタンクに相談したほうがいいのでしょうか？
●多くの企業に参加してもらいコンペで競ってもらうのは本当によいことだと感動しました。企業にコンペで競ってもらうために仕様書を作りたいと思います。
仕様書つくりの参考書等、何かアドバイスをいただければ幸いです。
●コンペの評価と、コンペで落札した企業の業務評価についても、委託元である当方できちんと決めなくてはと自覚しました。

　おかげさまでその３点について素直に考えられるようになりました。twentieさんに書き込みをいただいたことに感謝いたします。