EXCELのリストのデーターを別の書類にリンク

質問

どこに質問していいのかわからなくてこのカテゴリにしました。
EXCELのリストのデータ（A列に番号、B列に部品名、C列に型式、D列に発注日、E列に発注先、F列にメーカー、G列は備考）を、別の書類（注文書）にリンクさせたいです。現状、Sheet1に上記データの部品リスト。sheet2に注文書（データ部は空欄）。注文書を作る時、Sheet1のE列に部品ごとに発注先を手入力→同じ発注先でソートをかける→発注日を入力→その部品データ（番号、部品名など）をコピーしてsheet2の注文書のデータ空欄部に貼り付け。注文書の列の並び（A列に番号…）はSheet1と同じ。注文書の宛名欄のセルには、E列の発注先と同じなので、=（E列の）セル番号 にしている。量が少なければこの方法で十分なのですが、1000点くらい注文したい時が大変です。元の部品リスト（Excel)がユニットごとに分かれてるので、Excelリストが60枚ある。
大企業ならこんな発注システムではないと思います。事務作業は極力簡単にしたいのです。アドバイスを是非是非お願い致します。

回答No.2

otsuba

質問の意図がズレていたらすみません。
効率的な作業を実現するためには、Excelの機能やVBA（Visual Basic for Applications）を活用することができます。以下に、データのリンクや自動化を実現する方法をいくつか提案します。

1. データのリンクを使用する方法:

データが60枚のExcelファイルに分かれている場合でも、まずはそれらのデータを1つのファイルに集約してみることをおすすめします。それにより、全体のデータ管理がしやすくなります。
部品リストと注文書を同じExcelファイル内で作成し、シートごとに分けて管理します。
注文書の部分に、部品リストのデータを関数を用いてリンクする方法が考えられます。例えば、=Sheet1!B2 のようにセルのアドレスを指定することで、別シートのデータをリンクすることができます。
2. VLOOKUP関数を使用する方法:

データを1つのExcelファイルにまとめ、シートごとにユニットを分けて管理します。
注文書の部分で、VLOOKUP関数を使用して部品リストのデータを取得する方法があります。VLOOKUP関数は指定した条件に合うデータを検索し、関連する情報を返す関数です。
3. VBAを活用する方法:

VBAを使うことで、より高度な自動化を実現することができます。例えば、特定の条件に基づいてデータを抽出して自動的に注文書を生成するスクリプトを作成することができます。
以下は、VBAを使ったサンプルコードの一例です。これは、特定の発注先を選択すると、対応する部品データを自動的に注文書に転記する例です。

vba
Copy code
Sub CreateOrder()
Dim sourceSheet As Worksheet
Dim orderSheet As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim i As Long
Dim orderRow As Long

' シートを指定
Set sourceSheet = ThisWorkbook.Sheets("部品リスト")
Set orderSheet = ThisWorkbook.Sheets("注文書")

' 注文先を選択（例：E2セルに発注先の名前が入力されているとする）
Dim orderTo As String
orderTo = orderSheet.Range("E2").Value

' 注文書の最終行を取得
lastRow = orderSheet.Cells(orderSheet.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row

' 部品リストからデータを転記
For i = 2 To sourceSheet.Cells(sourceSheet.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
If sourceSheet.Cells(i, 5).Value = orderTo Then
orderRow = orderRow + 1
orderSheet.Cells(lastRow + orderRow, "A").Value = sourceSheet.Cells(i, 1).Value
orderSheet.Cells(lastRow + orderRow, "B").Value = sourceSheet.Cells(i, 2).Value
' 他の列も同様に転記
End If
Next i
End Sub

こちらは一例ですが、このようなVBAコードを使うことで、特定の条件に合致するデータを自動的に注文書に転記することができます。VBAは一定のプログラミングスキルが必要ですが、一度作成すれば繰り返し使用することができます。

いずれの方法を選ぶにせよ、作業の自動化やデータの統合によって、効率的な業務処理を実現することができます。

お礼

otsuba様 詳しいご説明、ありがとうございました。まずは「データのリンクを活用」してみます。vbaは聞いたことはありましたが、この機会に挑戦したいと思います。ご丁寧にありがとうございました！

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回答No.1

iyonohanamuko

それこそRPA処理で済むようなことかと存じます。

ご自身で出来れば一番良いことですが、ご無理なようであれば、
システム屋さんに組み込んだ処理フローの依頼をしてみてはいかがでしょうか？
Power Automateでできる処理かと存じます。
https://fce-pat.co.jp/magazine/1503/

https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/learning/le-sp220412/

お礼

iyonohanamuko様 ご回答ありがとうございます。RPAは初耳です。単純な事務処理に時間をかけてる時代は終わってるとはわかっていても、なかなか効率化できなかったので、アドバイスを頂けて助かりました。ありがとうございます。

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