- ベストアンサー
納品書のスキャナ保存について教えて下さい
- 納品書のスキャナ保存方法について質問です。納品書（控）は保存して問題ありませんか？
- 自社のPCに納品書をスキャン保存する際、混在する形で保存しても問題ありませんか？
- 納品書のスキャン保存に関する注意点を教えてください。スキャンした納品書は別フォルダに保存するべきですか？
- 1380649874335
- お礼率68% (71/104)
- 財務・会計・経理
- 回答数3
- ありがとう数3
- みんなの回答 （3）
- 専門家の回答
質問者が選んだベストアンサー
【質問1】 一般的に、納品書は取引記録として保管が必要です。しかしながら、スキャンしたデータが正確である限りにおいては、原本を破棄することができます。ただし、法令や契約書等によって保存期間が定められている場合は、保存期間中は原本を保管し、期間終了後に破棄することができます。また、納品書のスキャン保存を行う場合は、スキャンしたデータが改ざんされていないか、データの安全性を確保するための措置を講じる必要があります。 【質問2】 スキャンした納品書を自社PCで作成してPDFで保存する場合、同じフォルダに保存しても問題はありません。ただし、データを紛失した場合や、データに改ざんがあった場合に備え、定期的なバックアップを取得しておくことが望ましいです。また、スキャンした納品書を別フォルダに保存することもできますが、管理上の手間や取り違えのリスクがあるため、適切なファイル名やフォルダ構成を定め、正確な管理を行うことが重要です。
その他の回答 (2)
- iyonohanamuko
- ベストアンサー率54% (6740/12373)
【質問1】 今後の電子帳簿保存法への対応で問題が生じないかということでしょうか？ 「タイムスタンプやバージョン管理などスキャナ保存制度の要件」を満たせば原本は破棄しても問題ありません。 しかし、取引先（チェーンストア）との契約で保存方法とかも明記されているのであればそれに従う必要があるかもしれません。 また、紛争の際、原本が必要だったり、データ消失のバックアップとして原本は別保管しておいた方が無難かもしれませんね。 【質問2】 混在させると混乱の元になるのではないでしょうか？ 別フォルダに分けて保管されることをおすすめします。 スキャンした内容や日付などわかりやすいように分類されると良いですね。
お礼
ご回答ありがとうございました。
- Nebusoku3
- ベストアンサー率38% (1464/3823)
【質問1】 納品書にもよりますが、最低５年間の保存が必要です。 ７年間の場合も。 スキャン後の原本はすぐに廃棄せず、５年間は補完しましょう。 https://biz.moneyforward.com/invoice/basic/48350/ 【質問2】 スキャンした納品書は別フォルダにした方が確認時にわかりやすいため、そちらをお勧めします。 但し、絶対ではありません。（ファイル名が同じPDFでも異なるので区分けは容易ですので。。）
お礼
ご回答ありがとうございました。
お礼
ご回答ありがとうございました。 タイムスタンプはありませんが「事務処理規定を守る」事で満たしていますので原本破棄は可能です。 しかし、今回は無難に原本保存しつつ、スキャナ保存しておこうと思います。 保存フォルダに関しては、問題ないようなので混在にしようと思います。 ファイル名を「連番_納品日_取引先名_金額.pdf」のようにしているのと、 さらに念の為の索引簿も作成しており、その索引簿に「スキャン保存」と「電子保存」という ステータスを付けておく事で分かり易くしようと思います。